Selge sõnastus on pool lahendust

Tõejärgses ühiskonnas jääb mulje, et asjade täpsel ja faktipõhisel sõnastamisel pole enam mingit tähtsust. Justkui peaksime leppima märksõnade tasemel probleemide nimekirjaga: töötajaid on raske leida, pagulased on laisad, ettevõtjad on mugavustsoonis, poliitikud on elukauged jne. Märksõnade tasemel probleeme sõnastades on meil raske saada teada, mis on probleemide põhjused.

Kui riigi tasemel tegeleme probleemidega, mitte probleemide põhjuste likvideerimisega, siis oleme leiutanud rahapõletamise masina. Probleem ei kao kuhugi ning vajab järjest rohkem on raha, et olukorda leevendada.

Pärast masu on üheks oluliseks ettevõtete kasvu pidurdavaks probleemiks tõstatunud “ettevõtjatel on töötajaid raske leida”. Ettevõtted ütlesid, et “töötajaid on raske leida”, ja erinevad ministeeriumid tulidki appi. Selle probleemi lahendamisse on suunatud töötukassa ja haridusministeeriumi kaudu sadu miljoneid koolitusraha: ettevõtetelele pakutakse töötajate väljakoolitamiseks tasuta õpipoisiõppe ja töökohapõhise õppe võimalusi, avatud on kümnete tuhandete tundide ulatuses ümberõppe koolitusi. Lisaks on juba lihtsustatud ning plaanitakse veelgi lihtsustada kolmandatest riikidest töötajate Eestisse toomist.

Tõenäoliselt lahendame tegelikult hoopis vale probleemi.

“Töötajaid on raske leida” ei ole probleemi sõnastus. Näiteks USA edukad ettevõtted nagu Google ja AirBnB on teatanud, et neil on väga tõsiseid raskusi tarkvarainseneride palkamisega. Aga see ei takista neil kasvamast ja oma eesmärke saavutamast.

“Töötajaid on raske leida” on halvasti sõnastatud lahendus. Selgitame seda näite abil. Ettevõtte juhil on tekkinud oluline arengutakistus käibe eesmärkide saavutamisel. Kui seda takistust ei kõrvaldata, siis peab ettevõte ära ütlema 20% klientidest ja see tähendaks kõva käibe langust. Ettevõtte juhile tundub, et selle takistuse lahendamiseks oleks abi, kui ta palkaks juurde teatud oskustega ja teatud palgatasemega töötajaid. Selliste oskuste ja palgatasemega töötajaid kiiresti leida ei õnnestu ja ettevõtte juht ütleb, et “töötajaid on raske leida” on probleem. See sõnastus kirjeldab meile, et ettevõtte juhi lahendus takistuse kõrvaldamiseks ei töötanud. Aga see sõnastus ei ütle meile midagi selle kohta, mis oli takistus, mis on takistuse põhjused ja kui suur on jama kui ettevõte seda takistust ei kõrvalda.

Praeguse tootmisvõimsuse juures peab ettevõte ära ütlema 20% uutest klientidest.2000€ investeering uute töötajate värbamisse (reklaam, tudengite stipendiumid, üritused) ei tasu ära, sest ühtki kandidaati ei tule.Pidevalt ületunde tegevad töötajad teevad 20% enam vigu, mistõttu praagi protsent on kasvanud 5%, mis tähendab aastas 100 000€ täiendavat kulu.Uued töötajad lahkuvad enne, kui nad on tasa teeninud 5000€ investeeringu nende koolitamisse.Ettevõtte tegevjuht täidab ka igapäevase tootmiskorralduse ja varude juhtimisega seotud kohustusi, mistõttu tal ei ole aega külastada ja pidada läbirääkimisi uute potentsiaalsete klientidega Saksamaal.

Kui Toftan otsis 20 töötajat oma Tallinnast vaadates pärapõrgus asuvasse tehasesse Sõmerpalus, siis kandideeris üle 200 inimese. Seega “töötajaid on raske leida” on liiga ebamäärane sõnastus, et riiklikult asjalikke lahendusi pakkuda. Kui riigi tasemel probleemide põhjustega ei tegele, siis piltlikult katame probleemi lihtsalt rahaga ja loodame, et probleem kaob ära.

Ettevõtjal on tõenäoliselt raske leppida väitega, et “töötajaid on raske leida” pole probleemi sõnastus. Võtame seetõttu probleemide põhjuste otsimise näiteks probleemi sõnastuse “2000€ investeering uute töötajate värbamisse ei tasu ära, sest ühtki kandidaati ei tule”. Selle sõnastuse puhul ei tea me samuti täpselt, mis takistust üritatakse töötajate värbamisega lahendada, aga jama suurus on selgelt välja toodud. Lahendusteni jõudmiseks tuleb küsida, et kui see on probleem, siis mis on probleemi põhjused.

Kui uurida, siis võib selguda, et probleemi põhjuseks võib olla üks või mitu järgmistest:

(1)   toodete kasumimarginaal ei võimalda pakkuda atraktiivset "Toftani palgataset”; 

(2)   ükski ettevõtte töötaja ei soovita firmat oma lastele või tuttavatele hea töökohana;

(3)   pakutavatel alustaja töökohtadel puudub horisontaalse karjääri võimalus, s.o karjäär ilma ülemuseks hakkamata;

(4)   töötajate otsimise periood ei lange kokku kutsekoolide või ülikoolide lõpetamise perioodiga;

(5)   ettevõtte asukohta ei saa terve perega kolida: puudub töökoht abikaasale, kaasaegsed elamispinnad, head haridust pakkuvad koolid;

(6)   ettevõte ei paku kõrgema kvalifikatsiooniga töökohti välja oma enda töötajatele arenguvõimalustena koos koolituspaketiga;

(7)   ettevõtte kohta on teada, et neil on “uju või upu” tööle võtmise protsess;

(8)   ettevõtte juhil on maine, et ta lahendab kõiki probleeme ainult karjumise teel.

Kui kohalikud omavalitsused või ministeeriumid ei tea probleemide põhjuseid, siis kuidas saavad nad neid lahendada?

Probleemide sõnastamise reegleid ei saa teha seaduseks, küll aga võiks muutuda normiks, et Eestis küsitakse enne probleemide lahendama asumist:

Mis on eesmärk?Kuidas probleem takistab eesmärgi saavutamist?Mis on selle probleemi põhjused?Kas välja pakutud lahendus lahendab kõik probleemi põhjused ja kaotab probleemi lõplikult?Kuidas kaotatakse välja pakutud lahenduse võimalikud negatiivsed kõrvalmõjud?

Arenguriigis Malaisias on alates 2001. aastast probleemide sõnastamine, probleemide põhjuste analüüsimine, eesmärkide püstitamine ja konfliktide lahendamine esimese klassi õppekava kohustuslik osa. Tasuks õppida neilt, kes üritavad arenenud lääneriikidele kiirelt järele jõuda.

Autor: Kalev Kaarna