Ametijuhend peab vastama ettevõtte eesmärkidele

Paljudes uuenevates firmades on teravalt päevakorda kerkinud tööjaotuse ja ametialaste koostööseoste täpsustamine. Organisatsiooni tegevuse korrastamisel kasutatakse tööjaotuse maatriksite, protseduurireeglite ja muude instrumentide kõrval traditsioonilise vahendina ametijuhendit.

Tavaliselt ei piisa vanade ametijuhendite «tolmust puhtaks kloppimisest», vaid neile tuleb anda organisatsiooni ja personali arendamise uutele eesmärkidele vastav sisu ja ülesehitus. Eelnevalt tuleb täpsustada, millist rakenduslikku tulemust ametijuhendite koostamiselt oodatakse.

Kui ametijuhendite oluline kasutusala on personali valik ja paigutamine, tasub ametijuhendis kirjeldada ametikohal nõutavaid teadmisi ja oskusi ning ametikohale kandideerijalt eeldatavat kvalifikatsiooni.

Paljudes Põhjamaade firmades võime kohata väga lihtsaid ametijuhendeid, kus piirdutakse ametikoha täitja alluvuse ja põhiliste ametikohustuste loendiga. Minimaalse arvu erisätete lahtikirjutamine muudab ametijuhendite parandamise ja täiendamise operatiivsemaks ja see ei jää elust maha.

Kui organisatsioonis rakendatakse tulemusjuhtimise põhimõtteid, peaks ametijuhend kindlasti sisaldama ametikoha põhieesmärgi (sihi, tegevusmõtte) formuleeringut. Ametikohustused tuleks formuleerida mitte tegevusena, vaid tulemustena, mille saavutamist ametikoha täitjalt oodatakse. Tulemustele vastavate kvartali või poolaasta eesmärkide formuleerimiseks võib võtmetulemuste kaardi asemel kasutada ka spetsiaalset ametijuhendi vahelehte. Õigused tuleks sellises ametijuhendis seostada iseseisvaks otsustamiseks antud «mänguruumiga».

Ametijuhendi koostamisel võib silmas pidada ka selle kasutamist tööandja ja töövõtja võimalikes kohtuvaidlustes. Sel juhul ei tohiks unustada ametijuhendi korrektset allkirjastamist. Ametijuhendit ei tohi koormata sätetega, mille õigem koht on töölepingus või töösisekorra eeskirjades.

Ühte ideaalset ametijuhendi vormi ei ole olemas. Tuleb lähtuda organisatsiooni spetsiifikast, kultuurist ja ametijuhendi seostest teiste organisatsiooni tegevuse korrastamise abinõudega.