Vaid iga neljas projekt õnnestub edukalt lõpule viia

Projektitöö järjest laialdasemale kasutamisele vaatamata on projektide ebaõnnestumise tase märkimisväärne. 75% kõikidest projektidest ebaõnnestuvad (PA Consulting, Borsen, Kopenhaagen).

Mida pidada projekti ebaõnnestumiseks?

Projekti edukuse hindamiseks kasutatakse peamiselt kolme kriteeriumi: aeg, eelarve ja kvaliteet.

Põhjused nimetatud kolme kriteeriumi kasutamiseks seonduvad projekti olemusega, mille kohaselt iga projekt on seotud kindlalt piiritletud ajaga, konkreetse eelarvega ja täpselt kirjeldatud kvaliteediga.

on ületatud konkreetse projekti läbiviimiseks eelnevalt kokku lepitud aeg;

on ületatud konkreetse projekti läbiviimiseks eelnevalt kokku lepitud eelarve;

projekti resultaat ei vasta eelnevalt kokkulepitud (kirjeldatud) kvaliteedile.

Üheks enamlevinud ebaõnnestumise põhjuseid on puudulik projekti planeerimine. Kui ei investeerita ressursse projekti planeerimisse, siis on raske oodata mõtestatud projekti juhtimist ning head resultaati.

Tõmmates paralleeli kolme ülaltoodud projekti hindamise kriteeriumiga, võib öelda, et ilma aega, eelarvet ja kvaliteeti detailselt planeerimata eksisteerib suur tõenäosus sattuda 75 protsendi ebaõnnestunud projektide hulka.

Miks esinevad sagedased puudujäägid projektide planeerimises? Kõik projektijuhid tegelevad suuremal või vähemal määral planeerimisega. Erinevused projektide planeerimises ilmnevad eelkõige töövahendites, mida projektijuhid planeerimisel kasutavad. Töövahendite all on silmas peetud konkreetseid formulare, mida kasutatakse projekti eesmärkide, erinevate tegevuste jne dokumenteerimiseks projekti kõikidel etappidel (nt formularid eelplaneerimisel riskianalüüsi teostamiseks jpm).

Ei piisa, kui projektijuht on asjad läbi mõelnud. Planeerimise etapil on kohustuslik kõik oluline dokumenteerida. Teatud juhtudel järgitakse omaenese vaistu, teatud juhtudel püütakse leida konkreetseid töövahendeid erialasest kirjandusest. Reaalsus on see, et valmis töövahendite leidmine pole kerge ülesanne.

Kuna töövahendite loomine on aga aeganõudev tegevus, siis tihti otsustatakse minna kergema vastupanu teed ja loobuda projekti detailsest planeerimisest, piirdudes projekti üldise kirjeldusega.

Loomulikult pole projekti pealiskaudne planeerimine kaugeltki ainus (kuigi peamine) projektide ebaõnnestumise põhjus. Teadaolevalt on eristatud üle viiekümne põhjuse (tabelis on toodud valik põhjustest).

Kuidas vähendada puudujääke projekti planeerimises ja juhtimises?

Tasub investeerida ressursse töövahendite hankimisse neid hiljem enda tarbeks kohandades või töötada välja oma organisatsioonile (valdkonnale) sobilikud.

ebapiisav planeerimine

kogenematu projektijuht

kogenematu projekti koordinaator (tellija)

projektrühma liikmed osalevad samaaegselt paljudes projektides

töövahendite puudumine

vilets projektisisene kommunikatsioon

ebaselge eesmärgipüstitus

puudub jooksev kontroll projekti käigu üle

projektijuhil puuduvad inimeste juhtimise kogemused

puudulik riskide maandamine

Allikas: Mercuri International Eesti

Autor: Arvi Heinloo