Eraarhiivid ettevõtjale appi

Ühena esimestest arhivaaridest vahetas riigitöö eraettevõtluse vastu tartlane Jaak Rand, kes on alates möödunud aasta suvest osanik Eesti Äriarhiivi OÜs. Kolmekesi rajatud firma pakub ettevõtetele dokumentide arhiveerimist ja säilitamist, lisaks riigiasutustele dokumentide asjaajamist.

Tartus asuva Äriarhiivi kõrval tegutseb Eestis praegu veel kaks tegevusloaga arhiivi-ettevõtet: Arhiivikeskuse OÜ Tallinnas ja Ellas Audit OÜ Hiiumaal. Ellen Asumetsa alustas Ellas Auditi omaniku ja juhina üksi, on palganud aasta jooksul juurde kuus inimest ning vajab veel tööjõudu. Ellas Audit hoiab oma riiulitel 12 ettevõtte dokumente ja on korrastanud üle 50 ettevõtte paberimajandust.

Asumetsa jaoks on probleemiks libaarhiveerijad, makse mittemaksvate ja tegevusloata tegutsevate raamatukogude ja arhiivide töötajad. Asumets on libaarhiveerijatega kokku puutunud nii Tartus kui ka Tallinnas. Seni on aga ettevõtjate- klientide tagasiside väga heatahtlik. ?Siiski pole Eestis veel seda teadlikkust, et dokumendimajandust on vaja korrastada ja säilitada,? kurtis Asumets.

?OÜsse Arhiivikeskus on mitmed kliendid tulnud just seetõttu, et on libaarhivaaridelt petta saanud ning palju dokumente on kas kadunud või hävinud,? ütles Arhiivikeskuse tegevjuht Martin Linnupõld. Linnupõllu sõnul on just Tallinnas tegutsev OÜ Arhiivikeskus praegu turul olijatest vanim ja ka suurim.

Arhiveerimise käigus tuleb arhiivi töötaja ise ettevõttesse ja seab seal vajalikud dokumendid korda. Dokumentide säilitamine tähendab nende hoidmist vastava temperatuuri ja niiskusega arhiivihoidlates. Selleks tarbeks on arhiivil metallist tulekindlad riiulid.

Rand ennustab arhiividele helget tulevikku, kuna juba praegu peavad asutused säilitama raamatupidamisdokumente 7 aastat, lepinguid 10 aastat ja uue töölepinguseaduse järgi personalidokumente koguni 50 aastat. Ühe meetri laoriiuli rent maksab ligikaudu 20 krooni kuus. Sisuliselt pakutakse laoteenust.

?Minu töö eeldab suurt usaldust,? tunnistab Rand. Tõsi, ilma usalduseta ei jätaks ükski ettevõtja oma tähtsaid dokumente teise firma hoolde. Arhiivi-ettevõtte pankroti korral lähevad dokumendid üle teisele firmale. Kuigi arhiivi-ettevõtte pankrot on vähetõenäoline, on näiteks Rootsis sellisteks puhkudeks loodud erifond, mis luhtunud ettevõtte hoidlad üle võtab. Eestis sellist veel ei ole.

Samuti võib ladu põlema süttida ja dokumendid hävida. Kui pärast raamatukogu põlengut on võimalik raamatuid uuesti trükkida, siis hävinud dokumente ei too miski tagasi. Ranna sõnul on selliste üllatuste vältimiseks arhiivil olemas ohuplaan ehk meetmed, mis tuleb õnnetuse vältimiseks tarvitusele võtta.

Samuti on Ranna sõnul välistatud, et arhiivitöötajate kaudu lekib ettevõtete või töötajate kohta konfidentsiaalset informatsiooni. Sellise juhtumi korral kaotab arhiiv kõik oma kliendid.

Praegu on eraarhiivide teenuste vastu huvi tundnud pangad, kindlustusseltsid ja advokaadibürood. Ka kaubandusettevõtted, kellel koguneb suurel hulgal kliendiinfot, tunnevad huvi arhiiviteenuse järele .

Tulevikku näeb Rand elektroonilisel, digitaalsel arhiivil. Kuigi digitaalallkirja seadus on riigikogus vastu võetud, ei anna see vastust küsimusele, kuidas dokumente digitaalselt arhiveerida. Rand teeb praegu koostööd riigikantseleiga, et osaleda valitsuse digitaalse asjaajamise juures.

?Loomisel on Eesti Eraarhiivide Koda, mille eesmärk on anda ettevõtjatele informatsiooni arhiveerimisteenuse kohta ning tagada ettevõtete teadlikkus ja kaitse libaarhiveerijate eest,? ütles loodava ühenduse hingeline juht Jaak Rand.