Kogemused tagavad õnnestumise

Kui kasutada kogenud teenindajate abi, võib tellija loota nende professionaalsusele ning omalt poolt piirduda vaid lähteandmete esitamisega. Samuti tuleb töö käigus tagada operatiivne ja häireteta infovahetus, sealhulgas edastada muudatused ajakavas ja osalejate arvus.

Mõned olulisemad pidepunktid:

Alustada tuleks sellest, kui pikad tööpäevad osavõtjatele ette on nähtud. Reeglina korraldatakse päeva jooksul kaks kohvipausi, üks enne ja teine pärast lõunat. Kena tava on pakkuda osalejatele saabumisel hommikukohvi. Lõunasöögi korraldamise vajadus sõltub samuti tööpäeva pikkusest. Kohvi- ja lõunapauside kestus oleneb sellest, milline tegevus pausi ajaks planeeritud on. Kui konverentsi raames toimub mess või näitus, tuleb osalejatele selle külastamiseks võimalus anda. Samas ei tohiks pausid olla nii pikad, et osa kuulajaskonnast vahepeal muud tegemist leiab ning hiljem enam saali ei jõua.

Kohvipause ja lõunat tellides tuleb lisaks osalejate kokkulugemisele meeles pidada ka esinejaid, aukülalisi ja korraldajaid, kes paraku nii mõnigi kord söömata jäävad. Tasub mõelda ka sellele, kas osalejate hulgas on rohkem mehi või naisi ning millisesse vanusegruppi nad kuuluvad. Eelnevalt on soovitav uurida, kas ja kui palju on seltskonnas taimetoitlasi. Kui on tegemist väliskülalistega, tuleks nende eelistusi veelgi täpsemalt uurida.

Kohvipaus võib piirduda tassi kohviga või olla väikese lõunasöögi mõõtu; lõunaks pakutakse mõnikord einevõileibu, teisel juhul rikkalikku külma ja sooja toidu valikut. Alati tuleb lähtuda sellest, kellele ja millal süüa pakutakse. Juhul, kui on palju kaugemalt tulijaid, on soovitav serveerida hommikukohvi juurde küpsiseid, suupisteid või saiakesi. Pärastlõunasel kohvipausil võivad küpsetisi asendada aga hoopis energiat andvad puuviljad. Kui konverentsipäeva lõpetav vastuvõtt toimub vaid paar tundi pärast lõunat, piisab enamasti kergest suupistevalikust; kui vastuvõtule eelneb mitmetunnine linnaekskursioon, tuleks süüa ja juua pakkuda rohkem. Mitmepäevase konverentsi puhul tuleks kindlasti silmas pidada menüüde vaheldusrikkust ? et kolmel kohvipausil järjest ei pakutaks ainult ühte sorti küpsiseid ning õhtusöögi menüü ei kattuks lõunaks serveerituga. Menüü koostamine sõltub suuresti toitlustaja professionaalsetest oskustest; tellija roll on suurem juhul, kui ühe ürituse raames tehakse koostööd mitme erineva restorani või catering teenuse pakkujaga.

Kohvipausid toimuvad enamasti konverentsisaali vahetuses läheduses ning valdavalt püstijalu. Paljudele konverentsi korraldajatele üllatusena on ka lõunasööki võimalik serveerida väljaspool spetsiaalselt selleks mõeldud restoraniruume. See võimalus on eriti tänuväärne suure osalejate arvu puhul, kuna enamikes Eesti konverentsikeskustes ei oleks sadade osalejate üheaegne toitlustamine lihtsalt mõeldav. Püstijala lõunasöök ei tähenda aga sugugi kuiva võileiba; küll aga peab toitlustaja arvestama sellega, et ka sooja toidu söömiseks piisaks kahvlist.

Autor: Külli Eller