Projektijuhtimine internetis likvideerib korralageduse

Nagu paljudes teistes ärivaldkondades, on internet tekitanud revolutsiooni ka projektijuhtimises. Väikse raha eest saab firmale üles seada virtuaalse projektikommunikatsioonikeskuse, mis koosneb näiteks järgmistest moodulitest: projektikalender aja- ja kohtumiste planeerimiseks, task list (ülesannete nimekiri), discussion forum (vestlustahvel koostööks ja ideede vahetamiseks), dokumendihaldus, teadetetahvel tähtsate uudiste levitamiseks, meeskonna kontaktandmed jne.

Projektijuhtimisel on lihtne kaost tekitada. Ilmselt on meil kõigil kogemusi ummikusse jooksnud projektidega. Peamine põhjus, miks probleemid tekivad, on info kehv liikumine. Kui projektiga seotud meeskonnaliikmed ei saa igal ajahetkel olukorrast ülevaadet, hakkab ette tulema arusaamatusi. Paljudes firmades valitseb olukord, kus konkreetse projekti kohta valdab põhjalikku infot ainult projektijuht ja teised meeskonnaliikmed kuulevad uudiseid alles koosolekutel. Rahuldava ülevaate asjade käigust saaks siis, kui projektijuht kulutaks iga päev poole oma ajast aruannete kirjutamisele või koosolekutel esinemistele.

Projekti meeskonnaliikmed peavad saama omavahel pidevalt suhelda ja koostööd teha, sest vastasel juhul töö ei laabu. Kas teie töötajad kasutavad projekti informatsiooni haldamiseks ühtset süsteemi? Kuidas on võimalik teha koostööd niimoodi, et projekt laabuks edukalt ning meeskonnaliikmed ja kliendid oleksid rahul? Vastus: kasutage internetti.

Kogu info, mis avaldatakse virtuaalses projektikeskkonnas, on kõikidele liikmetele kohe kättesaadav, ära jääb pidev ülehelistamine ja selgitamine. Virtuaalset töökeskkonda võib võrrelda ka koosolekuga, sest töökeskkonna vestlustahvlil käib pidevalt avalik arutelu ja ideede vahetamine. Meeskonnaliikmed ei saa kellegi teise ideed lasta enda omana paista, sest iga dokumendi või teate autori kohta jääb märge. Kui mingit informatsiooni ei soovita kõigile nähtavaks teha, on võimalik valitud infole ligipääsu piirata. Veebipõhise projektijuhtimise korral on võimalik ka projekti tellija või klient töösse kaasata, sest veebilehitseja kaudu saab infole anda ligipääsu.

E-kindlustus.ee juhataja Risto Rossar on kasutanud projectplace.com?i teenuseid mitmes projektis. Internetipõhises projektijuhtimiskeskkonnas on tema sõnul positiivne, et info on kõigile kättesaadav ning ei liigu ainult projektijuhi kaudu. See vähendab informatsiooni asümmeetria esinemise tõenäosust ning hoiab kokku projektijuhi aega ja energiat.

Natuke nuriseb Rossar projectplace.com?i lehe liikumisloogika üle ? soovitud kohtadesse esilehelt naljalt ilma kahte klikki tegemata ei jõua, räägib ta oma kasutajakogemusest.

Autor: Priit Vaikmaa