Firma juhtimissüsteemide liitmist tasub kaaluda

Üha enam ettevõtteid Eestis juurutab kvaliteedijuhtimissüsteeme ja mitmed ka keskkonnajuhtimissüsteeme (vastavalt ISO 9000 ja 14000 seeria standarditele). Seni on veel suhteliselt vähe levinud töökeskkonna juhtimissüsteemide kasutamine. Tavaliselt keskendutakse korraga ühele juhtimissüsteemile, kuigi on ka ettevõtteid, kus luuakse integreeritud juhtimissüsteem, mis hõlmab mitut või koguni kõiki eelnimetatuid.

Miks siis ettevõte võiks või peaks juhtimissüsteeme rakendama? Kõige üldisem vastus oleks, et see peaks kaasa tooma ettevõtte efektiivsuse kasvu, uued turustamisvõimalused ja parema riskide haldamise. Keskkonnajuhtimissüsteemi rakendamine aga on kõrgendatud keskkonnariskiga tegevusaladel selle aasta algusest Eestis lausa kohustuslik, sest kehtima hakkas keskkonnamõju hindamise ja keskkonnaauditeerimise seadus. Samas nõuavad ka Eestis tegutsevad ja sertifitseeritud keskkonnajuhtimissüsteemi omavad rahvusvahelised ettevõtted oma tütarettevõtetelt analoogilist süsteemi.

Eksportijad näiteks hangivad sertifitseeritud kvaliteedijuhtimissüsteemi ja sageli ka keskkonnajuhtimissüsteemi klientide survel. Töökeskkonna juhtimissüsteemi taotlejad on aga üldjuhul ettevõtte enda töötajad ja ametiühingud.

Kõigil neil juhtimissüsteemidel on põhimõtteliselt ühesugused alused: poliitika, planeerimine, kommunikatsioon, hindamine, organisatsioon ja ressursid. Kuigi süsteemidel on erinevad eesmärgid, on iga süsteemi olemus protsessipõhine lähenemine ja protsesside juhtimine. Süsteemi konkreetne sisu sõltub ettevõtte tegutsemisvaldkonnast.

Mida terviklikum ettevõtte juhtimissüsteem on, seda ladusamalt see töötab. Mida ladusamalt see töötab, seda paremad on eeldused ettevõtte terviklikuks arenguks. Kuna Eestis on integreeritud juhtimissüsteeme seni juurutatud veel üsna vähe, siis käsitlen seda teemat veidi põhjalikumalt.

Ettevõte võiks kaaluda, kas on otstarbekam kohe välja töötada integreeritud juhtimissüsteem, mis võtaks arvesse nii kvaliteeti, töökaitset kui ka keskkonda, või keskenduda algul ühele neist. Hiljem võib juba väljatöötatud juhtimissüsteemile lisada teised valdkonnad. Suuresti sõltub otsuse langetamine eesmärkidest ja põhjustest, miks juhtimissüsteemi vajalikuks peetakse.

Olulisemaid tegureid võib vaadata grupiti.

Eesmärgid peaksid olema ühildatavad, näiteks ei tohiks loodussõbralikumate tehnoloogiate ja materjalide kasutuselevõtmine halvendada toodete kvaliteeti.

Efektiivsus ? meetmed, mis arvestavad protsessi kõiki aspekte, on efektiivsemad. Süsteemi hooldamine ja dokumenteerimine ühtlustatakse integratsiooniga, ehk siis ei kirjeldata samu protsesse mitte iga süsteemi tarvis eraldi, vaid protsessi erinevaid aspekte tervikuna.

Olemasolevad juhtimissüsteemid ? nende elemendid peaksid olema suuremas osas sarnased ja ühetaolise ülesehitusega ning ka ühesuguses arengufaasis.

Prioriteetsus ? mitme süsteemi üheaegne väljatöötamine ja/või integratsioon on ettevõtte juhtkonna teadvustatud selge vajadus.

Mis takistab integratsiooni?

Eesmärgid pole ettevõtte selles arengufaasis ja võimaluste juures ühildatavad. Keskenduda tuleks ühele, ettevõttele kõige enam kasu (seejuures mitte ainult kasumit) toovale süsteemile.

Efektiivsusele võivad mõju avaldada integratsiooniga seotud kulutused ja (inim)ressursside piiratus.

Olemasolevad juhtimissüsteemid ? need on erinevates arengufaasides või on põhimõtteliselt erineva ülesehitusega.

Prioriteetsus ? üks süsteemidest on kas ettevõtte enda või ka huvigruppide jaoks tunduvalt olulisem kui teised, mistõttu on esialgu otstarbekam keskenduda sellele ja lükata teiste väljatöötamine ja integratsioon tulevikku.

Juhtimissüsteemi rakendamise otsust langetades tuleks ettevõtte juhtkonnal kindlasti arvestada ka ettevõtteväliseid tegureid: õigusakte, ühiskonna, omavalitsuse ja huvigruppide survet.

Integratsiooni toimumiseks on kolm peamist võimalust.

Hakatakse looma kohe integreeritud süsteemi. Seda tehakse tavaliselt siis, kui juhtimissüsteemid on seni puudunud.

Iga valdkonna juhtimissüsteem luuakse alguses eraldi, juurutatakse ja testitakse selle toimivust praktikas. Seejärel integreeritakse juba toimivad süsteemid.

Kõigepealt töötatakse välja üks juhtimissüsteemidest ja rakendatakse praktikas. Saadud kogemustele tuginedes hakatakse sellesse integreerima teiste süsteemide elemente.

Kas juhtimissüsteemi rakendamine mingis ettevõtte valdkonnas annab garantii, et selles vallas ettevõttes midagi halba ei saa juhtuda? Iseenesest ei anna. Mis sellest siis kasu on? Juhtimissüsteemi väljatöötamisega kaardistab ettevõte oma protsessid ja neist tulenevad riskid.

Kujundatakse riskide haldamise mehhanismid ja protseduurid. Kavandatakse ja teadvustatakse kõigile töötajatele nii riskijuhtumit ennetav käitumine kui ka tegutsemine erakorralistel juhtudel. Parafraseerides vanarahva tarkust ? parem karta kui kahetseda, võiks öelda ? tea, mida karta, siis ei pea kahetsema.

Autor: Veiko Kullaste