Viis olulist küsimust majandustarkvara vahetusest

Majandustarkvara uuendamine või väljavahetamine on suhteliselt kulukas ettevõtmine ja tekitab seetõttu hulgaliselt kahtlusi, kas uus programm on parem ja efektiivsem kui vana. Alljärgnevalt proovime leida vastused viiele küsimusele, mis majandustarkvara vahetajat võivad tabada.

Kui ettevõte on asunud otsima uut tarkvara, siis järelikult on tal olemasoleva tarkavara kasutamisel tekkinud piirangud. Need on siis kas:

a) funktsionaalsuspiirangud ? programm ei vasta uuele või muutunud tootmis- või teenindusprotsessile;

b) mahupiirangud ? ei võimalda suure hulga info töötlemist või on piiratud töökohtade arv;

c) distantsilised piirangud ? on piiratud tarkvara kasutamine üle laivõrgu.

Analüüsides vana tarkvara plusse ja miinuseid selgub, millistele tingimustele peab uus vastama, et lähiaastail ei tekiks taas kord vajadust investeeringuks.

Vajalik on võimalus luua ettevõtte vajadustele kohandatud mooduleid lähtuvalt eespool nimetatud analüüsist. Aluseks võetakse valmismoodul, mis vastab näiteks 80% osas vajadustele. Ülejäänud 20% luuakse pärast ettevõtte äriprotsessiga tutvumist.

Omaette probleem on vanade andmete ülekandmine uude süsteemi või siis ligipääs vanadele andmetele. Selleks on mitmeid lahendusi, üks on näiteks spetsiaalne moodul majandustarkvaras.

Sageli on soetatav tarkvara vaid üks osa ettevõttes kasutusel olevast tarkvarast. Erinevad programmid peavad omavahel vähemalt mingil tasemel integreeruma. Parim lahendus on, et tarkvara looja on seda ette näinud ja loonud oma programmi nii, et see on integreeritav teist tüüpi tarkvaraga. Seda siis kas läbi spetsiaalse liidese või ekspordi ja impordi võimalustega erinevatest andmebaasistruktuuridest.

Kuidas on lahendatud müügijärgne toetus? Kui kiiresti ja kuidas likvideeritakse vigu? Programm ei saa kunagi päris valmis ? alati on võimalik mooduleid paremaks muuta. Näiteks Solteq Financialsil on süsteem, millega versiooniuuendusi saab klient endale automaatselt üle interneti ? kliendi server võtab ühendust Solteqi serveriga ning jagab saadava info laiali ka töökohtadele. Samamoodi toimuvad veaparandused ? peale veateate saamist viiakse programmi sisse parandused ja saadetakse kliendile.

Ettevõte peab ka ise motiveerima töötajaid tarkvara võimalusi ära kasutama, et tekiks kvalitatiivne hüpe analüüsis ja selle tulemuste arvestamises ettevõtte (tootmisprotsessi) juhtimises.

Tarkvara soetades tasub mõnikord küsida, ehk on mõttekam lasta luua spetsiaalne minu vajadustele vastav tarkvara, kuna valmisprogrammi muutmine vajalikule spetsiifilisuse tasemele on samuti kallis ja tulemus ei pruugi süsteemipiirangute tõttu mind rahuldada. Kui aga tarkvara looja on juba algusest peale lähtunud avatusest, ei ole selliste lisade loomine raske ega liiga keerukas.

Autor: Erki Pettai