Digitaalne dokumendihaldus muutub üha vajalikumaks

Suhtlemine klientidega, sisuline töö projektidega, ettevõtte juhtimine jne on tegevused, kus info kättesaadavusel ja selle õigeaegsusel on reaalselt (rahas) mõõdetav väärtus. Dokumendid on üks ettevõtte info haldamise vahenditest ja viisidest, mida nende tõestus- ja informeeriva väärtuse tõttu hoitakse alles pikema aja jooksul. Dokumendid on seega väärtuslik ettevõtte ressurss ja nii nagu kõiki teisi ressursse tuleb ka dokumente hallata, kontrollida nende kasutamist ning määrata vastutus nende korrektse säilitamise eest.

Ettevõtte töö efektiivsuse ja järjepidevuse tagamiseks on traditsiooniliselt dokumendiringlust ettevõttes reguleeritud asjaajamiskorra ning dokumentide loetelu kehtestamisega. Vähesed ettevõtted on aga suutnud asjaajamiskorra reguleerimisalasse haarata ka digitaalseid dokumente ja nende haldamist, tekitades sellega olukorra, kus üks, väga oluline osa ettevõtte inforessurssidest ei ole kontrollitult kasutatav. Seetõttu tuleb dokumendihaldust (ingl k records management) käsitleda ettevõtte tervikliku informatsiooni haldamise strateegia osana, mis hõlmab nii paber- kui digitaalseid dokumente. Digitaalsete dokumentide haldamise kunstlik isoleerimine paberdokumentidega asjaajamisest lisab tarbetut keerukust ning ajakulu, samal ajal kui dokumendihalduse põhiprintsiibid kehtivad mõlema asjaajamise vormi jaoks tegelikult ühtmoodi.

Põhjus, miks digitaalsete dokumentide loomist, registreerimist, kasutamist ja säilitamist ei ole korralikult reguleeritud, on tihti digitaaldokumentide omadustes. Digitaaldokumente eristab paberdokumentidest nende dünaamilisus (vt kõrval olevat tabelit).

Digitaalsete dokumentide ja kommunikatsioonivahendite kasutuselevõtt on laiendanud nende töötajate ringi, kes ettevõttes iga päev dokumendihaldust teostavad. Dokumendi loomiseks saab töötaja kasutada sama arvutit kui oma teistegi tööülesannete täitmiseks ning e-postiga võib ta enda loodud dokumendi läkitada teise ettevõttesse ilma, et tema ettevõte sellest dokumendist midagi teaks. Ettevõtte dokumendiregistrist möödalipsavaid digitaaldokumente on märgatavalt rohkem kui paberdokumente.

E-kirjade haldamine on iseloomulik näide kahest digitaalse dokumendihalduse probleemist ? digitaalse dokumendihalduse üldine reguleerimatus ning dokumendihalduses osalev suur ring töötajaid ? mille tõttu on e-posti haldamisest saanud digitaalse dokumendihalduse üks peamisi probleeme kogu maailmas. Tööalased e-kirjad on ettevõttele sama vajalikud dokumendid kui näiteks juhatuse koosolekute protokollid või tasutud arved ? töötajate e-kirjad on ettevõtte ressurss ja seetõttu peab ettevõte neid ka kontrollitult haldama. Alates ülesannete jaotusest töögrupi liikmete vahel, otsuse valmimise käigu taastamisest kuni tellimuste saatmise ja isegi kohtulahenditeni välja, täidavad e-kirjad tähtsat rolli ettevõtte tegevuse ja tööprotsesside dokumenteerimisel. Nende võtmine üksiku töötaja meelevalla alt tema e-posti kirjakastist ettevõtte tööpiirkonda ja kontrollitud haldamise alla on aga protsess, mida ei ole võimalik korraldada üksnes tehniliste vahenditega. See nõuab muudatust terve ettevõtte kultuuris ning asjaajamise organisatsioonilises korralduses ? e-kirjade haldamine peab olema osa ettevõtte asjaajamise korrast ja e-kirju tuleb hallata võrdselt teiste dokumentidega.

Tarkvaralist lahendust digitaalsete (ja paber)dokumentide paremaks kontrollimiseks ning haldamiseks nimetatakse elektrooniliseks dokumendihalduse süsteemiks (ingl k electronic document management system või electronic records management system). Dokumendihaldus täidab ettevõttes tugifunktsiooni ja selle tarkvara toimib paljude teiste süsteemide kõrval ning jaoks (nt raamatupidamise, personalihalduse, kliendisuhtluse süsteemid). Dokumendihalduse tarkvara kontrollib ja toetab:

dokumentide loomist, vormistamise ühtsust ja versioonikontrolli;dokumentide registreerimist ja kirjeldamist;dokumentide kasutamist, täitmist ja saatmist;dokumentide asukohta ja juurdepääsu neile.

Dokumendihalduse tarkvara võib samuti olla ühitatud dokumentide skaneerimise vahenditega, grupitöö ja projektijuhtimise vahenditega, kliendihalduse vahenditega.

Dokumendihalduse süsteemi juurutamisega firmas paraneb info haldamine, hoidmine ja juurdepääs sellele, mis muudab nt kliendihaldust, hoitakse ka kokku töötajate aega, kopeerimiskulusid, dokumentide hoidmiseks kasutatavat ruumi, nii ettevõttesiseste kui -väliste klientidega suhtlemise aega. Kindlasti on võimalik parandada ka tööprotsesside sujuvust, grupitööd ja infovahetust, aruandlust ja statistikat juhtkonna jaoks ning infoturvet.

Dokumendihalduse tarkvara pole aga imerohi, mille kasutusele võtmisega lahenevad kõik dokumendiprobleemid. Dokumendihalduse programm on eelkõige vahend või kest, mille abil ettevõte saab oma info ja dokumentide haldamise süsteemi alles välja kujundada. See aga eeldab ettevõtte asjaajamise ning dokumendiringluse ajakohastamist, kaardistamist ning läbimõeldult muutmist hõlmamaks ka digitaalseid dokumente. Digitaalne dokumendihaldus peab olema reguleeritud ettevõtte asjaajamiskorras ning kogu dokumendihaldus peab olema osa ettevõtte terviklikust info haldamise süsteemist. Dokumendihaldus puudutab pea iga töötajat ja just selles peitubki efektiivsuse suurendamise võimalus ettevõtte kui terviku jaoks: digitaalne dokumendihaldus aitab suurendada iga töötaja dokumenditöö efektiivsust ning seda ettevõtte huvides paremini ära kasutada. Digitaalse dokumendihalduse juurutamine peab seetõttu algama organisatsioonilistest muutustest ning alles seejärel jõudma infotehnoloogiliste lahendusteni.

Autor: Raivo Ruusalepp