Veebilehe haldus domineerib sisu üle

Paljude internetilahenduste kasutatav võimalusterohke sisuhalduse süsteem on viinud rõhuasetuse sisult haldusele. Tehniliste võimaluste küllus on muutnud sisuhalduse ohtlikult lihtsaks. Pikka aega oli paljudel ettevõtetel probleemiks, et internetikülge ei olnud võimalik piisavalt lihtsalt ja kiirelt uuendada. Erinevate inimeste tehtavad osatööd muutsid protsessi vaevaliseks ja aeglaseks. Ka oli varem internetilahenduste külastatavus väiksem ning seega polnud info veebist puudumise tagajärjed eriti kahjulikud.

Täna oleme jõudnud teise probleemini ? üha enam on rohkete võimalustega sisuhalduse lahendusi, mida kasutatakse puudulikult. Tänu interneti levikule ja klientide teadlikkuse tõusule eeldab klient ise sisuhalduse lahenduste puhul paljude võimaluste olemasolu. Olukorrast, kus internetilahenduste pakkujad paar aastat tagasi valisid kliente kõrge hinnaga sisuhalduse toodetele suhtumisega show me the money ehk näita mulle raha oleme jõudnud olukorda, kus konkurentsi tingimustes ütleb klient rakenduste loojale show me what?s funny ehk näita mulle midagi lõbusat.

Konkurentsist tulenevalt on muutunud sisuhalduse lahendused järjest laialdasemate võimalustega tööriistadeks, mis lubavad kliendile oluliselt rohkem, kui igapäevaselt tarvis. Andmete jõudmine internetti võib tekitada kahju, kui see ei toimu süstematiseeritult ja läbimõeldult. Sisuhalduse süsteem tehnoloogilise lahendusena ei suuda lahendada kliendi kõiki veebi uuendamisega seotud probleeme. Kindlasti tasub seda silmas pidada ka süsteemi valimisel. Oluline ei ole niivõrd erinevate tehniliste võimaluste olemasolu, kuivõrd see, et süsteem võimaldaks toimetajatel lahendust lihtsasti hallata.

Suur osa ettevõtteist ei jälgi regulaarselt oma internetilahenduste külastatavust. Kuid praegu on paljudel internetilahendustel ühes kuus rohkem külastajaid kui kolm aastat tagasi aastas. Pole põhjendatud, et internetti jõudva infoga tehakse tööd kümneid kordi vähem kui firma muude trükiste sisu koostamise või ülevaatamisega.

Veebi sisu haldamise juures on oluline kirjastajalik mõtlemine: kuidas luua õige sisu õigetele inimestele õigel ajal õige hinnaga. Valida on kahe põhimõttelise lähenemise vahel: tsentraliseeritud haldus ühe toimetaja poolt või isiklik haldus, mida teostavad paljud töötajad eraldi. Kindlasti on mõttekas veebi haldamist planeerival ettevõttel esmalt teostada seda tsentraalselt ning alles siis, kui tekib kogemus ja kompetents, jaotada ülesandeid. Ahvatlus luua palju erinevaid toimetajaid muutub ohuks, kui puuduvad süsteem ja reeglid lahenduse toimetamise osas. Harva muutub Eesti ettevõtete internetilahenduste uuendamise juures tsentraliseeritud lähenemine pudelikaelaks, kuna veebilehele lisatava info maht pole kriitiliselt suur. Samas tuleb mõelda tulevikule, pikal perioodil edukas lähenemine kätkeb endas võimalikult täpsete standardite väljatöötamist. Et leida erinevatest ettevõtte osadest erinevaid toimetajaid, on vaja täpsete stiilijuhiste, info avaldamise põhimõtete ja õigekirjakontrolli süsteemi juurutamist. Toimetajate arvu suurendamine on võimalik vaid siis, kui kõigil neist on selge nägemus lahenduse üldisest infoarhitektuurist ja strateegilisest ülesehitusest. Samas on hea säilitada lahenduse vastutava peatoimetaja roll.

Üheks toimivaks ja läbimõeldud süsteemiks info lisamisel veebi on lähenemine ?loo-toimeta-avalda?. Tegemist on iga ettevõtte siseselt standardiseeritud protsessidega. Esiteks luuakse sisu, mis soovitakse veebi lisada. Valdaval enamikul juhtudest on esialgset infot liiga palju ning seda tuleb lühendada. Vale või liigse info lisamine veebi pole ainult enda, vaid ka külastaja aja raiskamine. Huvitavaks näiteks on Microsofti ülimahukas interne-tilahendus, millel leidus mõni aeg tagasi üle 800 000 lehekülje infot, mida ei ole ükski külastaja iialgi vaadanud. Seega on oluline sisu, mitte maht, ja märksõnaks vaieldamatult lihtsus. Ei tohi eeldada, et kliendid saavad aru kõikidest ettevõtte tegevusala spetsiifikaga haakuvatest terminitest, parem on kasutada võimalikult arusaadavat mõtete esitluse viisi.

Teise faasina on oluline teksti toimetamine. Veebi sisuosade toimetamisel tuleb esmalt vaadata teksti sobivust konteksti, muuta see loetavaks ning lisada üldise stiiliga haakuvad osad (sissejuhatus, kokkuvõte jms). Toimetamisel on oluline näha sisu külastaja silmade läbi. Tänapäeva sisuhaldus võimaldab uue internetilahenduse osa valdavalt ka avalikkusele avaldamata lehele lisada. Väga oluline on, et toimetamise juures jälgitaks ka õigekirja, mahulist ja visuaalset ülesehitust. Nii nagu trükimeedia väljaannete sisu toimetamisel, tuleb ka internetilahenduse osade lisamisel need lõpuks küljendada ning muuta ühtses vormis avaldamiskõlbulikuks.

Alles seejärel saab rääkida informatsiooni reaalsest avaldamisprotsessist. Kindlasti on hea, kui loodud allosa vaatab täiendavalt üle peatoimetaja. Informatsioon peab olema üheselt mõistetav ning lõplikult korrektne. Tekstis sisalduvad viited peavad toimima, olemas peavad olema kõik vajalikud pildid jne. Kui tegemist on eripakkumiste või muu müügiga seotud informatsiooniga, on kõikvõimalike juriidiliste vaidluste ja teiste segaduste vältimiseks vajalik ka vastava ettevõtte osa vastutava isiku kinnitus. Kui see on olemas, saabki muuta lisatud informatsiooni avalikuks. Kindlasti on selles faasis hea ka näiteks uudiskirjaga liitunud isikute teavitamine lisatud allosadest või uudistest, samuti on äärmiselt oluline külastajatelt tagasiside saamine lehekülje täiendamisel.

Enamasti on igas Eesti ettevõttes inimesi, kes oleksid võimelised ja valmis professionaalsel tasemel sisu genereerima ning veebilehekülgi uuendama. Probleemiks on valdavalt motivatsiooni puudumine. Kuna veebilehest saadavat kasu on võrdlemisi raske mõõta, ei ole juhtkond sageli aldis toetama kellelegi n-ö internetilahenduse peatoimetaja rolli andmist ning inimese täiendavat tasustamist vastava töö eest. See on tulevikuarengut silmas pidades suur viga ning võidavad need ettevõtted, mis suudavad vastava rolli luua ning ellu viia eespool kirjeldatud süstematiseeritud info veebilehele jõudmise protsessi. Loomulikult ei pea iga ettevõte koheselt tekitama eraldi veebitoimetust ning värbama ajakirjandusliku taustaga inimesi, esmalt piisab tööülesannete jagamisest olemasolevate inimeste vahel ning sellega seotud motivatsiooniküsimuste lahendamisest.

Aktiivselt räägitakse interneti muutumisest arvestatavaks suhtluskanaliks, ometi alahindavad selle mõju paljud kohalikud ettevõtted. Toimiva lahenduseni jõudmiseks ei ole vaja keerukat ja ülimalt võimalusterohket tehnoloogilist rakendust, oluline on läbimõeldud ja ettevõttesiseselt standardiseeritud protsesside fikseerimine. Sisuhalduse süsteem peab eelkõige rahuldama toimetajate vajadused ning alles seejärel IT-osakonna nõudmised. Kaootilise sisuga ja läbimõtlemata infoarhitektuuriga ebamugavad lahendused ei ole palju parem variant kui mis tahes lahenduse puudumine. Selle peale tasub mõelda juba täna, sest konkurentsieeliseid saavutavad need firmad, mis suudavad oma internetilahendust õigesti hallata.

Autor: Villu Parvet