Sobiv tehnika toetab koosolekut

Elioni Ettevõtted ASil on ainuüksi Tallinnas neli suurt kontorit ja igas neist koosoleku- ja nõupidamisruume. Suurimasse mahub sadakond inimest, väiksematesse kuni kümme. Ruumide seinad on lagedad, et kohalolijate tähelepanu ei kalduks kõrvale. Väiksemate nõupidamiste ajal istutakse koos ovaalse laua taga.

Põhilise varustuse hulka kuuluvad ajurünnakutes pea asendamatud pabertahvlid ja markerid. Need on olemas kõikides ruumides. Vajadusel kasutavad nõupidamisele tulnud oma sülearvuteid materjali näitlikustamiseks. Pilt projitseeritakse projektori abiga seinale või siis vaadatakse seda otse arvutiekraanilt.

?Elionil on ka moodne koosolekuruumide broneerimissüsteem, mis toimib läbi interneti,? tutvustas suhtekorralduse spetsialist Riho Jürvetson. Tema hinnangul on selline süsteem suures ettevõttes vajalik. ?Teeninduskoolituste läbiviimiseks on demokeskus, kus saab teenindajatele demonstreerida värskemat tehnikat.

Arvutisüsteemide õpetamiseks on arvutiklass. Programmid täiustuvad ja uuenevad ju pidevalt,? selgitas Jürvetson. Koosolekusaale hoiavad oma kontrolli all sekretärid. Nemad hoolitsevad ka selle eest, et laual oleks kõik vajalik: paberid, markerid ning joodav ? vesi, tee ja kohvi.

Äripäev küsitles koosolekute korraldajaid ja osavõtjaid. Enamik tõdes, et tihtipeale kujunevad nõupidamised suurteks ajaröövliteks. Hea koosoleku sisu on eelnevalt teada ning materjalidega võimalusel eelnevalt tutvutud. Koosolekul on kindel juht ja teema ning ajakavast peetakse täpselt kinni. Ideaalis võiks teada, millist tulemust oodatakse. Koosoleku kokkukutsuja võiks ette valmistada kirjalikud materjalid, mis jagatakse osalejatele. Nii on võimalik hiljem olulist infot meenutada.

Väikefirmas peetakse nõu sageli vaid kolme-neljakesi ja siis suurt tehnilist varustust ei kasutata. Suuri koosolekuid saab aga tehnika abil tunduvalt huvitavamaks ja meeldejäävamaks muuta.

Euroopa konverentsilinnade hulka kuuluva Pärnu hotellide abivahendite valikus on kolm levinumat pabertahvel, grafoprojektor ning audio- ja videotehnika.

Näiteks Scandic Hotel Rannahotelli kõikides konverentsi- ja nõupidamisruumides on grafo- ja slaidiprojektor, ekraan, valged tahvlid, pabertahvlid, teler ja VHS-videomakk.

Strandi hotellis ja konverentsikeskuses, kus suurim saal mahutab kuni 500 osalejat ja väiksem kümme, on grafoprojektori, diaprojektori, pabertahvli, videopleieri, televiisori, kassettmagnetofoni kasutamise võimalus. Lisatasu eest saab tellida video/dataprojektori, sünkroontõlke aparatuuri, helivõimenduse, mikrofonid, telefoniteenused, arvuti ja printeri kasutamise.