Tööst tülpinud sekretäri probleemi lahendamine tõi elava vastukaja

Juhtimisülesande esitas Saint-Gobain Isover Eesti ASi juhataja Urve Palo. Ta küsis, mida teha 10 aastat ametis olnud sekretäriga, kes tunneb oma töö suhtes vastumeelsust ja see mõjutab ka tema kolleege. Firmast lahkuda sekretär Piret ei taha, kuid samas pole ta hakkama saanud ka iseseisvust nõudvate lisakohustustega, mida juht on talle aeg-ajalt andnud. Ülikooliõpingud annavad aga Piretile enesekindlust, et ta on enamaks võimeline.

Urve Palo pidas 14 laekunud vastuse seast parimaks Katrin Veirami pakutut.

Urve Palo: ?Antud lahendus sisaldab mõtet, kui oluline on, et töötaja mõistaks oma rolli tähtsust ettevõttes. Kriitilise tähtsusega igapäevatöö tegemisel on inimesel sisemine veendumus, et nii kaua, kui ta mingit rolli täidab, teeb ta seda nii hästi, kui oskab. Nagu Katrin Veirami lahenduses on öeldud, näitavad ka minu isiklikud kogemused, et kahjuks täiskasvanu oma isiksuse omadusi reeglina muuta ei suuda, kuid alati tasub töötajale enne lõpliku otsuse langetamist kokkulepitult nn lisakatseaeg või prooviülesandeid anda. Äkki õnnestub!?

Huvitav, et paljud lahendused pakuvad välja palgatõusu kui motivatsiooni suurendamise allika. Usun, et palgatõus ei suuda muuta inimese olemust. Palk peaks vastama ametikohale ja peegeldama töötaja töötulemusi ja miks mitte ka töösse suhtumist.?

Parim lahendus (firmale) oleks, kui Piret mõistaks oma rolli praegusel kohal ja leiaks n-ö uut motivatsiooni sekretäritöös. Selleks peaks keegi tal aitama lahti mõtestada:

- kuivõrd hinnatud on ta praegusel ametikohal- kuivõrd ta tegemised aitavad/takistavad kolleegidel oma ülesandeid täita ja kuidas see mõjutab kogu ettevõtte käekäiku.

Seni kuni ta näeb oma tegemisi kui tühja-tähja ja ei taju oma rolli, ilmselt muutust ei toimu. Võiks ju veel katsetada nii, et Piret ise pakub välja uue väljakutse ning seejärel analüüsite, kas ta tuli toime või mitte. Siin tuleb ilmselt selgelt kokku leppida raamides, sest lõpmatuseni ei saa seda teha, kuna juht ja kaastöötajad on juba praegu väsinud.

Samas on kogemusi, et kui inimesel puudub motivatsioon sekretärina töötada, siis nii see ongi ja ei muutu. Ning teised kolleegid käivad n-ö kikivarvul ? teevad ise kohvi, saadavad fakse jne.

Hea sekretäri jaoks ei ole n-ö väiksed asjad probleem, ta on ettenägelik ja hoolitsev oma kaastöötajate ning firma külaliste eest. Parim sekretär on see, kelle töö jääb n-ö märkamatuks. Ta saab ilma valugrimassita näol kohvi teha, fakse saata, telefoni suunata jne.

Kui need asjad on komistuskiviks, siis pole mõtet ennast ega teisi petta. 10 aastat on pikk aeg ja aeg saab ümber. Tuleb asjadest konkreetselt rääkida ja vajadusel töösuhe lõpetada ja uus sekretär palgata. Eestlaste hulgast teenindusvalmis inimesi leida on keeruline.

Kui Piret väidab, et sekretäritöö pole tema jaoks enam motiveeriv, siis on üheks lahendusvariandiks motivatsiooni tõstmine näiteks suurema palga näol.

Tõenäoliselt eelmainitud variant Pireti probleemi ei lahendaks. Kõik märgid viitavad sellele, et töökoht on end Pireti jaoks ammendanud. Tal on küll vajalikud tehnilised oskused ja isikuomadused, mis võimaldaksid tal oma tööd väga hästi teha, kuid ta ei taha enam sekretär olla. Pireti töötahte puudumine mõjutab tahes tahtmata tema kolleege ja halvendab firma sisekliimat. Pealegi ei täida ta oma tööülesandeid perfektselt ? hea sekretär ei lubaks endale oma vastutusvaldkonda kuuluvate ülesannete mittetäitmist.

Oletatavasti on Pireti negatiivne meelestatus raske kaduma, sest ta on sisemiselt rahulolematu. Pireti ja tööandja vastastikused ootused ei ole täidetud ja pikas perspektiivis ei pruugi olukord paraneda. Praegu tundub ta soovivat töökohal jätkata vaid inertsist, harjumusest. Tegelikult vajab ta väljakutseid, kuid ei julge neid vastu võtta ja nagu kogemus näitab, ei tule ta firma poolt pakutavate väljakutsetega toime. Ilmselt Piret mõistab, et tal ei ole praeguses töökohas arenguperspektiivi, kuid võib-olla ootab ta stardipauku edasiliikumiseks ülikooli lõpetamise näol.

Niisiis tuleb välja, et kuigi Piret ei taha firmast lahkuda, oleks see ainus mõlemaid pooli rahuldav variant. Selline lahendus võimaldaks säästa firma ülejäänud töötajaid edasistest pingetest ning pakuks ühtlasi Piretile eneseteostusvõimalust töökohal, mis vastab paremini tema võimetele ja soovidele.

Sellise situatsiooniga puutuvad aegajalt kokku kõik ettevõtted, et keegi töötajatest areneb ?üle?. Ettevõtte juht on Pireti õppimisest teadlik ja on talle aeg-ajalt ka uusi kohustusi andnud, millega Piret ei ole hakkama saanud. Kõrgkoolis õppimine iseenesest ei anna uusi oskusi, kindlasti peab olema ka pealehakkamist ja soovi õpitut rakendada. Ülesandes olevas situatsioonis tundub, et Piret ei oska õpitut rakendada ja tammub teadmiste osas paigal, kuigi enesehinnang on tänu kõrgkoolis käimisele tublisti tõusnud.

Sekretäri tõrksus ja tööde valimine annab ettevõtte teistes valdkondades tagasilööke. Kaastöötaja, kes peab kohtuma kliendiga ja on sunnitud ise sekretäri asemel kohvi serveerima või kirju koostama ja saatma, kaotab oma põhitegevuse tööaega. Ajapuudusel võib jäädagi mõni kiri kirjutamata ja koostööpartnerit ei kutsuta endale külla, sest peab ise kohvi keetma ja pakkuma.

Töökeskkond muutub sellest veelgi pingelisemaks ja tujuka sekretäri tõttu võib lahkuda mõni ettevõtte võtmeisik, kes ei jaksa või ei soovi sekretäriga diskuteerida, mis on kellegi ülesanne. Igal juhul tuleb ettevõtte juhil olukorrale lahendus leida ja mitte lasta sel jätkuda. Täiskasvanud inimest ümber ei kasvata ja tema maailmavaadet ei muuda. Kapriisne sekretär saab ?tekkida? ettevõttesse, kus juht ei suuda näha ettevõtet kui tervikut ja annab järele seal, kus seda tegema ei peaks.

Uue sekretäri palkamine on kiireim lahendus, kuid samas peab ettevõtte juht ka oma väärtushinnangud üle vaatama ja välistama tulevikus analoogse situatsiooni kordumise.

Piret on sisemiselt alustanud karjäärivõimaluste otsimist ning kindlasti annab uute väljakutsete vastuvõtmiseks julgust 5 aastat kestnud majandushariduse omandamine. Juhul kui lõpetamiseni on jäänud veel paar aastat, on tegu kas usina MBA või laisa dBA/BBA omandajaga. Kindlasti peaks tööandja teadma oma alluvate haridustaset, hetkel omandatava hariduse sisu ja õppimisvõimet.

Kümme aastat rutiinseid tööülesandeid teha on omaette saavutus ja väga vähesed on selleks võimelised. Rutiinsete tööülesannete vahele vajab aga iga inimene ka natukene loovamaid ja vastutusrikkama sisuga tegevusi. Piret on kümne aastaga jäänud järelikult kõrvale paljudest huvitavatest projektidest. Need üksikud hilised iseseisvust, loomingulisust ja säravat suhtlemisoskust nõudvad tegevused on jäänud kvaliteetselt sooritamata seetõttu, et nende täitmiseks vajaminevat kogemustebaasi ei ole Piret saanud vastutusrikkamate tööülesannetega arendada.

Ettevõtte juhil tuleb tekkinud olukorra lahendamiseks luua Piretiga dialoog. Kindlasti ei tohiks mürgist õhkkonda lasta veelgi mürgisemaks muutuda.

Juht peab dialoogi käigus saadud informatsiooi alusel välja pakkuma sobivaima variandi:

1. Piret jääb ettevõttesse sekretärina tööle juhul, kui ta muudab oma suhtumist töösse ja kolleegidesse. Juht peab välja selgitama Piretit motiveeriva valdkonna ning ideaalsete tööülesannete sisu. Võibolla on Piret pädev kvaliteedijuhtimises, turunduses, müügitegevuses või finantsjuhtimises. Teades eelistatud valdkonda, on võimalik pakkuda Piretile võimalust sekretäritöö kõrvalt osaleda projektides, valdkonna koosolekutel, töövarjuna või asendada kedagi puhkuse ajal. Ettevõtte arenedes võib Pireti pikaajaline töökogemus olla aga hindamatu väärtusega.

2. Ettevõtte juht pakub Piretile võimalust alustada intraprenerushipi´ga, ehk ettevõtte poolt finantseeritava projektiga, mis alustab allhanke või toote/teenuse pakkumist praegusele tööandjale, võimalusel ka teistele ettevõtetele. Edu korral võib sellest välja kasvada uus edukas ettevõte.

Sellise võimaluse vastuvõtmisel saaks Piret näidata oma laiapõhjalisi teadmisi ja organiseerimisvõimet. Võibolla ei ole Pireti unistus saada ettevõtjaks, aga pakkumise võib sellegipoolest teha.

3. Piret lahkub ettevõttest ja jätkab karjääri mõnes sobivamas ametis.

Pireti rahulolematu käitumine võib olla põhjustatud tulutust tööotsimisprotsessist ja lootuse kustumisest. Sel juhul tuleks Piretit toetada ja võimaldada tal uue ameti leidmiseni oma seniseid tööülesandeid jätkata. Töötajaid tuleb kriisisituatsioonides ja eneseleidmisel toetada - see annaks Piretile võimaluse kainemalt oma väljavaateid hinnata.

Tundub, et tegu on olukorraga, kus Pireti kvalifikatsioon hakkab ületama taset, mida on vaja edukaks sekretäritööks. Samas on tal aga vajakajäämisi suhtlemisoskuses ja loomingulises mõtlemises. See on mõistetav, kuna kümme aastat sekretäritööd ei arenda neid oskusi piisavalt. Sekretäritöö eeldab üsna palju kirjalikku suhtlemist (e-post, kirjavahetus), aktiivne suhtlemine piirdub vaid rutiinsete telefonikõnedega.

On mainitud, et talle antud loomingulisemate ülesannetega ei ole Piret toime tulnud. Arvan, et puudu on kogemustest ning tõenäoliselt võisid ülesanded olla alguseks liiga keerukad.

Mida ette võtta? Arvan, et oleks rumalus ta vallandada, kuna tegemist on inimesega, keda tuntakse hulk aastaid ja kes on end ka ametialaselt tõestanud. Hoopis kasulikum oleks teda arendada ja koolitada.

Pireti võiks suunata kellegi assistendiks: see tooks ta rutiinist välja, seaks uued sihid, taastaks väga olulise asja - motivatsiooni. Assistendina töötamine ei tekitaks suurt hirmu ja krampi uute ülesannete ees, ta ei oleks oma ülesannetega üksi. Uus amet arendaks uusi ja lihviks vanu oskusi samm-sammult. Kasuks tuleksid erinevad koolitused-kursused, nagu suhtlustreening. Need abinõud aitaksid tal tõsta kvalifikatsiooni ning kes teab, äkki tuleb temast veel hea spetsialist.

Kuid kui tõesti pole tööd pakkuda, siis võiks sellegi poolest lasta lugupidamisest kümneaastase koostöö eest tal mingi aeg assistendina töötada (kogemuse omandamiseks) ning siis aidata tal leida töö mõnes uues ettevõttes.

Ülesandes 14 toodud situatsioon toob välja kahe isiku probleemid - Pireti ja asutuse oma, kus ta töötab.

Pireti probleemiks on see, et ta on hetkesituatsiooniga rahulolematu ja ei suuda oma jõudu reaalselt hinnata. Asutuse probleemiks on see, et on tekkinud rahulolematu töötaja, kes jätab oma otsesed tööülesanded täitmata. Asutuse töökvaliteet kannatab läbi kahe põhilise aspekti : 1) firma töötajate pöördumine Pireti poole kujuneb pea alati problemaatiliseks, takistab neid omakorda oma töö tegemisel, traumeerib neid ja juhib tähelepanu töö tegemiselt kõrvale;

2) konkreetseid tööülesandeid täitma pandud isik eirab neid ja töö on tegemata, mis takistab firma üleüldist töökorraldust.

Pakun, et Piretiga peaks vestlema personalijuht või psühholoog, kuna Piretil endal on ilmseid raskusi oma hetkesituatsiooni määratlemisega. Mis lisaks kõigele ülesandes toodule näitab, et ta ei ole küps juhitasandil tegutsemiseks. Piretiga peaks läbi rääkima tema hetkeperspektiivid ja selgitama, et antud firma temast kui juhist huvitatud ei ole. Küll aga on ta hinnatud sekretärina. Ehk huvitab Piretit suurem palganumber ja arvestades tema staazi, panust ja professionaalsust on firmal võimalik sel moel teda motiveerida ja veenda sekretäri ametisse jääma. Arvestades kulusid uue töötaja palkamiseks ja tema koolitamiseks ja sisseelamiseks, ehk ei olegi see variant ebareaalne. Piret peaks teadvustama, et on võimalik valida - kas jääda firmasse endisesse ametisse ja täita oma tööülesandeid korrektselt või loobuda uue töökoha kasuks.

Sekretär Piret on kauaaegse kogemusega hea spetsialist. Õpingud viivad mõttele, et ka keerulisemad ettevõtmised on jõukohased. Ülemus on andnud võimaluse õpitut rakendada. Paraku teatud isikuomaduste tõttu on jäänud ülesanded lahendamata.

Pinge on üleval ning täiesti mõistetav, et kolleegid üritavad tegeleda tule kustutamisega ning püüavad rahu majas hoida. Samas on vale võtta enda kanda toimetusi, mille jaoks on palgatud eraldi inimene ning kelle kohustus see on. Kolleegide enda töö kannatab sellise manööverdamise all.

Ilmselt peaks ettevõtte juht võtma ette vestluse Piretiga ning ühiselt läbi analüüsima põhjused, mille tõttu jäid täitmata viimastel aastatel antud iseseisvat lähenemist nõudvad ülesanded. Piret tuleb viia selleni, et ta mõistaks, miks ta uute kohustustega toime ei tulnud. Paraku peab ta aru saama, et sõltumata ettevõttest, kus ta töötab, ei tule ta teatud ülesannetega toime ning pigem mõtlema sellele, millised on võimalused karjääri osas lähtuvalt isikuomadustest.

Kahjuks peab kohati silmitsi seisma unistustest ja reaalsetest võimalustest tuleneva vastuoluga. Sellest ei tohiks kibestuda, pigem leidma võimaluse oma energiat ning arengusoovi ümber kanaliseerida. Piretil on olemas keeleanne ja teadmised majandusest. Miks mitte sellele toetudes harida end edasi täiendavalt võõrkeeltes ning süveneda majandustegevuse jälgimisele. Olla kursis toimuvaga, omandada vastav sõnavara ja näiteks mõelda tõlketöödega seonduvale? Selles sfääris saaks Piret ära kasutada nii senist töökogemust, majandusõpingutel omandatut, loomupärast keeleoskust. Samuti oleks siin tegevusväli kindlapiirilisem ning ei nõuaks Piretilt eneseületamist.

Pireti õpingud on kestnud pikalt. Ilmselt on ta juba magistratuuri jõudnud! Seega on ilmne, et oma kõrgkoolis omandatud teadmistele ta sekretärina rakendust ei leia. Piretil võib olla oma nägemus, millisel ametikohal ta end firmas näha sooviks, kuid paistab, et seda ei ole arutatud juhi ega Pireti algatusel.

Pireti probleem tuleks selgeks rääkida. Eeltööna võiks juht siiski kriitilise pilguga üle vaadata ettevõtte senise struktuuri - võibolla on see veidi "ajale jalgu jäänud" ja tuleksid kasuks mõned muudatused. Teadmine, et poole aasta pärast ootab Piretit uus ametikoht, muudaks Pireti ilmselt rõõmsameelsemaks ja motiveeritumaks ka sekretärina. Samuti hakkaks ta oma eesootava vastutusvaldkonna kohta juba praegu nii praktilist huvi tundma kui täiendavaid teoreetilisi teadmisi koguma ning on meelsasti nõus ka uut sekretäri oma seniste töökohustusetga kurssi viima. Kui aga struktuur vastab täpselt hetkevajadustele või puudutavad otstarbekad muudatused pigem struktuuriüksuste liitmisi või koondamist, tuleks sellelt pinnalt ka probleemile läheneda ning teavitada Piretit, et senine tööandja kindlasti ei näe lähiaastatel võimalust talle haridustasemelt sobiva töö pakkumiseks, kuigi Pireti selline soov on mõisetav.

Tööandja võiks soovitada Piretit tööle mõne äripartneri ettevõttesse, kellega on Piretki sekretärina tõenäoliselt mõnevõrra kokku puutunud. Kümneaastane koostöö on juhile kindlasti andnud Pireti võimetest ja oskustest adekvaatse pildi, mis säästab tulevast tööandjat üleliigsetest testimistest ja kahtlustest. Pireti plussiks on kahtlemata kaasaegsed teadmised majandusalal ning sihikindlus, tänu millele on ta nii kaua töö kõrvalt õppida suutnud. Samuti saaks uue tööandjaga koos leida magistritöö teema, mis võiks mõlemapoolset huvi pakkuda.

Kui aga juht eelistab probleemist mööda vaadata ning ignoreerida halvenevat tööõhkkonda kontoris, tuleks Piretil endal aktiivsust üles näidata ning pöörduda juhi poole küsimusega, kas tal on senises ettevõttes perspektiive. Samuti tuleb tal endale selgeks teha, et eitava vastuse korral on ametialaseks edasiliikumiseks vaja muuta keskkonda. Ametialane edasiliikumine oli ju arvatavasti õppimaasumise eesmärk!

Sellise töölisega, kes on juba teiste töölistega suhted rikkunud ja arvab et ta on kindlasti midagi paremat väärt, on minu arvates vähe lahendusi. Vahel aitab sellise inimese suunamine teisele samaväärsele ametikohale, kuid tihti ettevõttes ei ole rohkem töökohti. Sel juhul soovitaks, et parem õudne lõpp kui lõputu õudus. Ühe inimese vallandamisega või siis tema omal soovi lahkumisega, saab ettevõtte siseselt palju lihtsaid asju paika ajada. Olen tähele pannud , et töösse suhtumine muutub peale karmide, kuid õiglaste otsuste langetamist. Loomulikult läheb see ettevõttele natuke maksma, kuid minu arvates ei ole sekretär selline inimene, kelle pilli järgi peaks tantsima.

Kui mina oleks juht, siis peaksin Piretiga maha vestluse. Sekretäri töö ammendab mingil hetkel ära, eriti, kui tegemist on vähegi ambitsiooniga inimesega, nagu on seda Piret. Sekretäri töö üldjuhul ei paku suurt vaheldust, vaid on rutiinne igapäeva asjade toimetamine, mis kordub päevast päeva. Samas on aru saada, et Piret ei sobi iseseisvat ja loomingulist tööd tegema. Asi hakkab väljuma kontrolli alt.

Vestluses teeksin Piretile rahumeelselt ja kindlalt selgeks, et eluga tuleb edasi liikuda. Kuna Pireti sekretäriks olemine mõjub firma üleüldisele aurale halvasti, muud sobivat ametit talle ka pakkuda ei ole, siis kas äkki poleks targem otsida uusi väljakutseid. Soovitaksin ja julgustaksin teda kandideerima erinevatesse firmadesse talle meelepärastele ametikohtadele, garanteerides talle hea soovituskirja. Piret ei ole rumal ega pahatahtlik, samas kui talle asja serveerida nii, et ta saaks aru, et see on parim lahendus talle, mitte eelkõige firmale, siis usun, et ta suhtub sellesse rahulikult, ega saa tigedaks (mida võib ju ette tulla). Tal on omandamisel kõrgharidus, seega ei peaks tal töö leidmisega raskusi olema. Iga uus ja huvitav väljakutse on motiveeriv. Paigal seisev vesi läheb alati roiskuma, seepärast tulebki elada voolava vee põhimõttel. Kümme aastat on noore inimese jaoks liigagi pikk paigalseis. Asja tuum ongi selles, et teda veenda kogu oma positiivse suhtumisega ametit ja firmat vahetama, riivamata tema tundeid.

Firmasse ta jääda ei saa, see on selgemast selgem, kuna jäädes sekretäriks ei ohusta ta ainult mitte firmat, vaid eelkõige iseennast. Tema enesehinnang, tema üleüldine ellusuhtumine, masendus mis igal hommikul tööle tulles peale tuleb, hävitab tema olemust. Tööle tuleb minna naudinguga, ainult nii saab olla kasulik endale ja teistele.

Piret võib muidugi muutuda kurvaks, kuna firmast ta lahkuda ei soovi. Kahjuks tuleb siinkohal silm kinni pigistada ja avaldada talle siiski kergelt survet. See esimene moment on kõige raskem. Talle ja juhile samuti. Tuleb süda kõvaks teha ja jääda oma arvamuse juurde. Olen täiesti veendunud, et Piret leiab uue ja meeldiva väljakutse ja ta tuleb hiljem tänama. Juhi ülesanne on väga delikaatselt avada Pireti silmad ja suunata ta uutele jahimaadele. Ja leida endale uus sekretär. :)

Kümme aastat ühte ja sama ametit pidades võib tõesti kaotada motivatsiooni teha sama tööd sellise andumusega nagu varem. Piretil puudub oma töös väljakutse, tema jaoks toimub kõik juba liigse rutiini tasemel.

Ülesandes kirjutatakse, et ülemus on Piretile andud sekretäri tavatööst ka veidi rohkem loomingulisust ja suhtlemisel konkreetsust eeldavaid ülesandeid, millega aga Piret pole eriti hästi toime tulnud. Kahjuks ei ole märgitud, kuidas ülesandeid antud on

Minu soovitus on teha Piretiga arenguvestlus. Vestluse käigus tuleks ergutada Piretit oma visiooni selgitama ? mida tema ise oma tööst ootab; mida arvab, et on võimeline korda saatma. Seejärel võiks pakkuda talle võimalust oma võimeid proovile panna. Näiteks võiks anda Piretile paarikuise katsetamise aja, mil ta saab lisaks sekretäri tavaülesannetele keerukamaid ja rohkem iseseisvat tegutsemist nõudvaid ülesandeid. Kuna ülemus on talle ka varem keerulisemaid ülesandeid andnud, siis on järelikult tegelikkuses sellise funktsiooni järgi vajadus olemas.

Siinkohal erineks ülesannete andmine varasemast selle poolest, et Piret on motiveeritud neid ülesandeid hästi täitma ? sellest sõltub tema edasine karjäär.

On üsna tõenäoline, et ta võtab end kokku ja teeb katseaja läbi väga hästi, sest tal on selleks motivatsioon. Katseaja eduka läbimise boonuseks võiks olla näiteks väike ametikõrgendus, mis väljenduks sekretäri ametinimetuse muutumisest kas assistendiks või juhi abiks. Samas tuleks ümber vaadata Pireti ametikirjeldus. Ametikirjeldus annab võimaluse panna paika lisanduvad kohustused ja samas selgitada Piretile, et ka sekretäritööst kaasa tulevad kohustused (nagu kohvi keetmine ja muu n-ö vähemtähtis toimetamine) on vaja korralikult täita. Oluline on selgitada ootusi tema tööle.

Tõenäoliselt teeb juht praegu suure osa võimalikust assistendile antavast tööst ise. Kui aga Pireti motiveerimine ja ametimuutus õnnestuvad on võitnud kõik pooled nii Piret, juht kui kolleegid:

- juht saab tegeleda rohkem juhtimistööga jm ettevõtte juhile vajalikuga;- Piret tunnetab, et ta on vajalik, et tal on väljakutse tegeleda huvitavamate-keerukamate teemadega- tänu Pireti uuele ametile, uutele võimalustele, uuele motivatsioonile, on Piret ise ka rõõmsamaeelsem ning ei viska kaastöötajatele enam tigedaid pilke. Seega võidavad ka kolleegid läbi sekretäri e. assistendi värskendatud olemuse ja rõõmsa meele.

Oma tööpraktikas olen kõrvalt näinud sarnast juhtumit. Juhil kujuneski sekretärist mulje, et ega ta millegi olulisemaga hakkama saagi, sest sekretäril ei olnud motivatsiooni lisakohustustega tõsisemalt tegeleda. Tal oli arvamus, et tegeleb ta nendega või mitte ? see tema positsiooni ja olukorda ettevõttes ei muuda, sest olulist karjäärivõimalust tal siin ju pole. Olukord muutus pärast tema ametikohustuste ümbermängimist ? sekretäril oli, mille poole püüelda ning ka tema kauaaegne juht imestas, et miks see inimene ometi varem oma võimeid täies mahus välja ei näidanud.

Kokkuvõtteks: Kui juht märkab, et töötaja ei ole oma tööpostil rahulolev, siis tuleks selles olukorras kindlasti midagi ette võtta. See näitab juhi hoolimist oma alluvate suhtes. Ta märkab, et on probleem ja püüab asja lahendada. Üks efektiivsemaid mooduseid ongi vast usalduslik (arengu)vestlus. Kust näiteks siinse probleemi puhul juht teab, et Piret tahab enamat? Kas ta on seda Pireti käest või kolleegide kuulujutuna kuulnud? Kas Piret aimab oma rutiinsena tunduva töö juures, et need vähesed teistsugused ülesanded on tegelikult ehk tee karjääriredelil tõusmiseks? Keegi pole selgeltnägija, ehk ? nii Pireti kui teiste sarnases olukorras töötajatega tuleb vastavalt olukorrale teemakohaselt suhelda ja neile selgitada, mida neilt oodatakse ning millised võimalused võivad töötajat ees oodata. Lisapanusena hakkavad töötajad selliselt käituvat juhti rohkem usaldama. Nad mõistavad, et juht ei luura nende järele ega püüa keerukate ülesannetega mitte kaikaid kodaraisse loopida, vaid tegeleb töötaja karjääriarendusega.

Enne otsuse langetamist tuleks kindlasti vestelda Piretiga ning teada saada, millised ambitsioonid on tal tuleviku suhtes, millisel positsioonil antud ettevõttes ta end ette kujutab ja milliseks ta ise oma võimeid hindab. Muuhulgas ei tohiks ka tähelepanuta jätta seda, miks Piret talle antud niinimetatud eriülesannetega hakkama ei saanud. Kõrge enesehinnang ning ?väsinud? suhtumine töösse ehk pole tal lubanud täie tõsidusega keskenduda. Oma tavapärastes kohustustes küll hästi toime tulev sekretär oleks võib-olla siiski vajanud antud ülesannetes kogenenuma kolleegi tuge ning mõningast juhendamist. Pealtnäha enesekindla käitumise varjus võib siiski peituda hirm uue vastutuse ees.

Ehk tuleks Piretile meelde tuletada põhitõdesid, mida ta oma ametisse asumise algaastail hästi tundis. Hea võimalus selleks oleks Piret uuesti koolitusele saata. Loodetavasti leiab ta seeläbi ka uue motivatsiooniallika oma ametikohal jätkamiseks. Ning nüüd juba sõbralikumal moel. Uusi teadmisi omandades on ta mõndagi vanast unustanud ja seeläbi kannatab ettevõtte üldine õhkkond.

Teiseks võimaluseks antud pingeline situatsioon lahendada, on Pireti ametinimetuse muutmine. Seda lubaks nii Pireti töökogemus kui ka omandatav kõrgharidus. Ilmelt leiab Piret, et tema ametikoht ei vasta tema võimetele. Vaatamata läbikukkumisele loomingulisemat laadi ülesannete lahendamisel on temas siiski säilinud usk iseenesesse. Muutes tema ametinimetust saab see usk Pireti silmis ettevõtte toetuse ning seeläbi ka kinnituse, et ta pole ametiredelil potentsiaalsete tõusjate hulgast välja arvatud. Ajapikku võib ju siiski avaneda võimalus, et Piret leiab antud ettevõttes teise ametikoha. Tolleks hetkeks on Piret loodetavasti teinud jõupingutusi oma nõrkade omaduste arendamisel. Mõneks ajaks on aga ettevõtte säästnud koolitatud ning oma ametikohustustes hästi toime tuleva töötaja.

Kui ettevõtte poolt pakutav ei ole siiski Pireti jaoks vastuvõetav tuleks otsustada uue sekretäri kasuks. Esmapilgul ebameeldiv samm mõjub positiivselt nii Piretile endale kui ettevõtte töökeskkonnale. Kaotatakse väga hea sekretär, kuid võidetakse atmosfääris. Lisaks leiab ehk Piret mõnes teises ettevõttes ametikoha, millest tulev vastutus ning vabadus teda motiveerib. Olukord, kus Pireti kaastöötajad peavad sekretäri poole pöördumise otsust alatihti vaagima segab väljakujunenud töörütmi ning mõjub pikemas perspektiivis negatiivselt üldisele õhkkonnale.

Alustame paratamatuse konstateerimisest - nii see enam jätkuda ei või!

Olemas olev seisukord segab teiste tööd, jääb arusaamatuks, mis on kellegi kohustus ja kust saab vahendeid ja infot, mis enne oli sekretäri pädevuses. Segaduses ja rahulolematud töötajad hakkavad kulutama juhi ust ja kurtma, et neil tuleb teha sama raha eest rohkem tööd ning, et teistel töötajatel on palju asju lõpetamata, sest nad ei ole julgenud veel tõstatada küsimust, kas neil tõesti tuleb sama raha eest teha rohkem tööd.

Nüüd sekretäri kallale. Tema probleem on tegelikult ju selles, et tänu kõrgkoolile ei identifitseeri ta end enam SEKRETÄRINA traditsioonilises mõttes, vaid tahab ametit või ametinimetust, mis kattuks rohkem tema uue arusaamaga temast endast ehk tema uue ambitsioonikama MINAga. Seda tuleb toita. Ta ei taha enam olla pelgalt käsutäitja.

Mida võiks teha ? Kaotada ära sekretäri ametikoht. Nimetada see ümber, samas peab uus loodav ametikoht kätkema endas põhiliselt samu, firma jaoks administratiivselt tähtsaid ülesandeid. Anda talle oma kabinet või eraldada olemas olev nii, et ei tekitataks temas sekretäri tunnet. Viia ära tema kabinetist kõik taolised asjad, mis kuuluvad traditsiooniliselt sekretäri töö inventari juurde. Seada sisse eraldi nurk paljundusaparaadile, printerile jne, osta automaatne kohviaparaat. Erinevate kirjade standardid, blanketid seada üles intranetti. See oli asja tehniline pool.

Ülesandes oli üks imelik ebaloogilisus. Teda oli iseloomustatud kui väga head sekretäri, aga ometi on tema kohta öeldud, et on halb suhtleja, kuigi tavaliselt peaks sekretär olema ju hea suhtleja. Kui nii, siis nii. Halb suhtleja on tavaliselt kas kinnine inimene või enesekriitikata, taktitundetu, veidi rumal ja naiivne lobiseja. Ega suhtlemisoskust ei tohigi ära segada võimega lakkamatult lobiseda. Võimalusena võiks ta ju saata EQ või suhtlemiskursustele, kindlasti silub seda ka tulevikus õpingute jätkamine kõrgkoolis.

Taktikalise osa juurde. Jutt oli uuest võimalikust ametikohast. Ametikoha nimi võiks olla juhi abi teatavates küsimustes, mõningase vastutusalaga , mis on konkreetne ja piiritletud, vähese iseseisvust ja loomingulisust nõudvas sektoris. Ametinimi võiks olla ka nõunik, kes nõustab kõiki sekretäri tööülesannete kohapealt, ainsa vahega, et talle lihtsalt enam ei öelda, kui sekretärile. mida ja kuidas teha, vaid tema poole pöördutakse probleemiga, mida ta nõustab ja lahendab poolte kokkuleppel.

Tegelikult algab asi ikka sellest, kui väga firma seda inimest vajab ja kas see on väärt vaeva. Ilmselt ta tahab lihtsalt uusi kogemusi kõrgkoolis õppimise ajaks ning tema aeg saab firmas nii või naa otsa ja siis tuleb kõik tagasi normaalseks muuta.

Piret on teinud sama tööd juba kümme aastat. Kui tema tööülesanded on ka selle aja jooksul muutunud, siis töö sisu on laias laastus jäänud samaks, nagu ka tema positsioon ettevõttes. Selles, et töötaja end 10 aastaga enda jaoks ammendab, pole midagi üllatavat, tihti juhtub see varem kui töötaja ei näe enda jaoks võimalust arenguks ja kaob huvi oma töö vastu (ehk tekib rutiin).

Õppimine kõrgkoolis (ja kursus kursuselt edasiliikumine) on loonud temas tunde, et ta suudab enamat (selles võib osaliselt süüdistada ka kooli, kus tihti luuakse õpilastele ettekujutusi ja illusioone ametikohtadest, kuhu kunagi võidakse jõuda, kuid milleks koolis õppija ega ka äsja lõpetanu kindlasti veel valmis ei ole). Tema puhul tekib veel küsimus kui edukas ta õppimises on, kuna 7 aasta peale veniva majandusõppe korral tekib küsimus kas ajapuudusest või suhteliselt vaevalisest edasijõudmisest.

Mitu momenti viitavad sellele, et Pireti palkamisel ei tehtud parimat valikut, kui tema juures tuuakse välja hea suhtlemisoskuse puudumine ja loominguliste ning iseseisvat otsustamist vajavate ülesannete halba täitmist (aga neid omadusi on ühel heal sekretäril, eriti samm edasi juhi abil, kindlasti vaja). Töötaja on omandanud igapäevases töös hea kompetentsi ja üldjoontes saab oma tööga hästi hakkama, kuid töö pole talle enam motiveeriv kuna see pole talle ilmselt tema olemusega hästi sobiv ja koolis käimisel tekkinud kõrgema enesehinnangu juures ei ole senised ülesanded motiveerivad.

10 aastat on pikk periood, et töötajat tundma õppida, Piretile on pakutud erinevaid oskusi nõudvaid ülesandeid, millega ta pole hästi hakkama saanud, mis Pireti saamatuse asemel võib viidata pigem sellele, et Pireti juht ei tea tegelikult tema tugevaid ja nõrku külgi ning tema tugevate külgede ärakasutamise asemel oodatakse temalt omadusi, mis peaksid sellel töökohal olema, aga alati ei pruugi konkreetse töötaja juures nii olla.

Piretit häirib mitme teguri koosmõjust tekkinud konflikt oma senise tööga mis avaldub vastumeelsuses ja tõrksas käitumises töökaaslastega.

Lahendusi võib antud juhul leida mitmeid:

- kuigi muud tööd pole Piretile ettevõttes pakkuda, kuid Piretil on soov ettevõttes jätkata (see võib olla tingitud kahest põhjusest, koolis õppimine nõuab kulutusi ja Piret ei saa lubada sissetulekute katkemist õpingute ajaks ja pärast seda, teise põhjusena 10 aastat ühes ettevõttes viitab sellele, et Piretile üldiselt meeldib see töökeskkond ja uue töökoha otsimine on seotud paljude tundmatutega, mida ta ei soovi kogeda), siis peaks olema võimalik Piretiga kokku leppida teatud ajaraamides (näiteks 2 aastat õpingute lõpuni), mil ettevõte püüab omalt poolt leida talle sobivama ametikoha või muuta tema tööülesandeid selliselt, mis vastaksid enam tema ootustele. Siin on üks oht, kuna tööülesannete laiendamisel võib kasvada töötaja koormus, mis pikaajaliselt ei ole kindlasti töötajale vastuvõetav, teiselt poolt võib töötaja hakata koormuse kasvades jagama ülesandeid tähtsateks ja mittetähtsateks ning kohvikeetmine jm lihtsam sekretäritöö ei huvita teda enam üldse ning sisuliselt võivad need ülesanded jääda tegelikult katmata ja Piretil on samas aega jõuda endas selgusele, mida ta taha ja mida ta suudab ning kas nõustuda pakutuga või leida endale uus väljakutse uues ettevõttes. Seeläbi peaks olema võimalik saavutada kokkulepitud ajaks töörahu, kuna kumbki pool on teadlik edasistest võimalustest ning Pireti sisemine konflikt oleks seeläbi summutatud, kuna talle on tekkinud (või tekkimas) uus perspektiiv (usun, et enamiku inimestega on sellise kokkuleppe saavutamine võimalik). Loomulikult peab sellega kaasnema Pireti lubadus end kokku võtta ja oma emotsioone teiste peal mitte välja elada. See oleks nn kirik keset küla lahendus, kuna ei juhtu just iga kord et kõik töökohad saavad täidetud ideaalselt sobivate inimestega ja ringi vaadates oleks ehk võimalik paigutada töökohtadele sobivamaid töötajaid luues samas neile ka uue väljakutse ja võimaluse areneda. See, et ettevõte ei leia hetkel töötajale teist võimalust ei tähenda, et see ei võiks tekkida mõne kuu või aasta pärast, seepärast ei ole juhtkonna poolt arukas küsimust siinkohal kinni lüüa, ehk lühemalt tegeleda oma töötajate arengu juhtimisega.- teine võimalus oleks administratiivsemat laadi. Tuletada töötajale meelde milleks ta on palgatud ja mida temalt oodatakse, kuna töötaja kannab oma emotsioone üle kaastöötajatele. See ei ole ilmselt kuigi hea lahendus, kuna sobiks vaid siis, kui töötaja end "ära unustab" ja ei kontrolli piisavalt oma käitumist.

Autor: ÄP