Keerulisi asju saab Excelis lihtsalt teha

Andmete kontrollimiseks Exceli tabelites ei ole vaja eriteadmisi, Exceli võimalusi selleks aga sageli ei kasutata.

Alustan oma nõuannete sarja keskelt. Mitte sellepärast, et ei teaks, kust alustada, lihtsalt siis leiab sellest ehk innustust ja abi nii see, kes alles mäkke ronib ja Excelit omandab, kui ka see, kes on seda tarkvara mõnda aega juba kasutanud ja vaatab heal meelel, mis tal on vahele jäänud. Alustan ühe lihtsa ja praktilise asjaga, mille kohta on minu antud kursused näidanud, et see on vajalik valdkond, paljudele aga uus ja üllatav Exceli võimalus. Nimelt andmete kontroll sisestamisel ehk Data Validation. Suurde ja keerukasse tabelisse tuleb aeg-ajalt lisada uusi andmeid. Selleks et tabel oma valemitega annaks õigeid tulemusi, peavad sisestatud andmed olema õiged, inimene teeb aga paraku vigu. Seega tuleks kaitsta, et sisestatud andmed oleksid loogilised ja õiged ? seal veerus, kus peavad olema arvud, oleksidki arvud, ja seal veerus, kus peavad olema kuupäevad, oleksidki kuupäevad. Teisalt tuleks sisestamine teha võimalikult lihtsaks ? kui mõnes veerus peab olema maakonna nimi, siis oleks hea, kui keegi andmete sisestajale need maakonnanimed ette ütleb, veel parem, kui need antakse talle valikust ette.

Selgub, et sellised lihtsustused ja mugavused ei vajagi rasket programmeerijakätt, vaid on kättesaadavad kõigile ? tuleb vaid leida menüüvalik Data->Validation. Kes kasutab eestikeelset Excelit, otsigu nende menüüst üles Andmed->Valideerimine.

Kõigepealt peame meeles, et andmekontroll puudutab kindlaid lahtreid, seega enne, kui valideerimise kallale minna, tuleks ette võtta just need tabelilahtrid, mille kohta me reeglit tegema hakkame. Kas siis terve veeruna, lahtrigrupina või reana. Lahtrite väljavalimine (ingliskeelse Exceli menüüs Select) peaks aga kõigil selleks ajaks juba selge olema. Teeme siis proovi ? valige mõni lahter või veerg ja võtke menüüst andmete valideerimine. Algselt on seal valideerimiskriteeriumi valik Luba: suvaline väärtus (inglisekeelses Excelis Allow: any value). Leiame sealt valikust Luba: täisarv (Allow: integer), siis ilmub kaks uut lahtrit, mis annavad võimaluse märkida vahemik. Paneme sinna prooviks numbrid 0 ja 100 ning vajutame OK. Nüüd proovime valitud lahtritesse sisestada erinevaid asju: arve, kuupäevi ja tekste. Nii neid, mis on õiged, kui ka neid, mis on teadlikult valed. Kohe näete, et Excel astub vahele, kuid veateade, mis antakse vigaste andmete kohta, on üldine ja paraku mittemidagiütlev.

Võtame nüüd sellesama andmete valideerimise uuesti lahti ? seal on veel kaks lehekest, sisestusteade (ingliskeelses Excelis Input Message) ja veateade (Error Alert). Proovime kohe ka need ära ? esimesse kirjutage teateks mõni ilus tekst, näiteks ?siis kirjuta arv nullist sajani?, teise juba kurjustav sõnum, näiteks ?see arv peab olema 0 ja 100 vahepeal?. Vajutage taas OK ja proovige, mis juhtub. Nagu näete, muutub veateade tsipa selgemaks, lisaks ilmub ekraanile soovitus, mida võiks lahtrisse sisestada.

Nüüd avame mõne teise lahtri ja proovime õnne kuupäevaga, pannes piirideks paar valemit. Alumiseks =INT(NOW()) ja ülemiseks =INT(NOW())+7. Tulemuseks on lahter, kuhu saab sisestada kuupäeva vahemikust tänane kuni seitse päeva edasi. Hästi tore on aga, kui anda lubatud väärtuste loetelu. Proovime panna lahtri reegliks, et sinna saab sisestada aastaaja kevad, suvi, sügis ja talv. Selleks määrame piiranguvalikust Loend (inglise keeles List). Allikana võib anda loetelu, mille vahele peavad jääma semikoolonid: kevad; suvi; sügis; talv. Vajutame uuesti OK ja proovime, mis juhtub. Usun, et selline väike näpuharjutus annab nii mõnelegi meist uue idee, kuidas Excelit oma huvides paremini ära kasutada.

Autor: Henn Sarv