Juhid pole sageli kursis firmas tegelikult toimuvaga

Rocca al Mare Suurhalli juhataja Aivar Sirelpuu püstitas järgmise ülesande: keskmise suurusega jaemüügiettevõtte juht kuuleb oma tuttavate kaudu, et ettevõtte kaks töötajat vahendavad tööandja vahendeid kasutades tööandja jaenomenklatuuri kuuluvaid muudest allikatest hangitud tooteid, tehes seda ettevõtte jaehindadest odavamalt. Vestlus jaemüügi eest vastutavate keskastmejuhtidega ja kahtlustatavate töötajate juhiga ei anna tulemust ning ka teised meeskonnaliikmed vaikivad. Ka ei anna kohest tulemust finantstarkvara monitooring. Mida teha?

Aivar Sirelpuu pidas parimaks Reeli Lumi pakutud lahendust ning seda tänu Eesti juhtimises praegu valitsevate õigete teemade väljatoomisele.

?Lumi viitas nendele tagahoobadele, mis mindki ajendasid seda ülesannet püstitama. Nimelt ? kas teame (ja kas juhtidena tahamegi teada), mida töötaja tööandaja raha ja tööaja sees ja eest teeb?! Sestap ? oma otsekohesuse ja õige rõhuasetuse poolest meeldis mulle Reeli Lumi lahendus. Kiidan aga kindlasti põhjalikku ja analüüsivat Jaak Sildma lahendust,? analüüsis Aivar Sirelpuu juhtimisülesande lahendusi.

Sellist olukorda, kus tippjuht pole kursis asjadega, mis tema firmas tegelikult toimuvad, tuleb tänapäeval kahetsusväärselt tihti ette. Meeskond, kus ülesanded on ära jagatud ja igaühele püstitatud omad eesmärgid, ei saagi edukalt eksisteerida. Meeskonnale tuleks püstitada üks eesmärk ja siis vastavalt sellele jagada ülesandeid. Ka siin tundub olema tegemist firmaga, kus töötajad teevad igaüks oma konkreetset asja ning teiste tegemistesse oma nina ei topi. Sedasi on sageli võimalik ka edasi liikuda, kuid ainult niikaua, kui keegi ei hakka kolleege takistama. Kui hakatakse teisi takistama, siis alles kerkib üles küsimus: mis saab edasi?

Ärieetika kui selline ei kuulu enam lihttööliste kompetentsi. Sellest kuulevad nad heal juhul kord aastas ja sedagi pidulikus vormis. Mida ärieetika endas tegelikult sisaldab ja millised nõudmised firma igale konkreetsele tegelasele esitab, seda ei oska enam keegi tagantjärele välja mõelda. Samas on meie arvutisüsteemid, sh ?hästi kaitstud? raamatupidamise ja finantstarkvara, väga ?kuulekad? tõelise spetsialisti käes. Sealjuures nad siiski salvestavad kõik operatsioonid, mis on programmiga tehtud.

Juht peab ise tõe välja uurima

Kui juht tahab teada, mismoodi ja kus on teda ja pahaaimamatuid kliente petetud, siis on seda võimalik välja uurida, võttes ette raamatupidamisprogrammis arvuti poolt automaatselt salvestatud toimingud ja hakates neid üksipulgi ise läbi uurima. See on tohutult aeganõudev tegevus ja samas peab olema käepärast võtta ka kogu firma legaalne raamatupidamislik ostu-müügialane toimingute pakett, et neid omavahel võrrelda. Nii saab pärast ülipikka ja väsitavat uurimist välja tuua enam-vähem kogu tõe. Samas nõuab see firma juhilt, kes tahab tõde välja selgitada, meeletut pühendumist, sh aega (nii palju, et ta ilmselt loobub) ja mõistust. Siiski on tal trumbid peos ainult pärast sellise uurimise läbiviimist. Siinjuures ei tohiks ta kedagi asjasse pühendada kuni uurimise lõpuni, et keegi ei hakkaks teele tõkkeid looma. See töö saab olema juhile tõeline piin mitmeks kuuks, aga muid väljapääse ma ei näe. Kolleegidelt väljapinnimisega ei taha tavaliselt sellised juhid tegeleda, kes on juba kord asja niikaugele lasknud, et oma silma all toimub illegaalne tegevus.

Juhil tuleb silmad-kõrvad lahti hoida

Muidugi võib juht teha näo, nagu ta poleks midagi kuulnud, ja niisama oma valdustes ringi luusida ning silmad ja kõrvad lahti hoida. Ehk juhtub kogemata kuulma/nägema asju, mis neid pahaaimamatuid pettureid reedaks.

Oma firma hea imago taastamiseks on muidugi võimalik need kaks töötajat vallandada usalduse kaotamise pärast, kuid see nõuab ka firmapoolset tõestamist. Millist konkreetset kasumit said need kaks töötajat nendest tehingutest või pakkus asi neile lihtsalt hasarti, tuleks kõigepealt välja selgitada.

Pettused kiputakse unustama

Tänapäeval on info tulv niivõrd kiire, et see asi unustatakse rutem, kui keegi arvatagi oskab. Kui summad pole liiga suured, millega kliente peteti, siis on asi varsti kõigil meelest läinud. Mingiks ajaks on ehk uute suhete loomisega raskusi, aga midagi hullemat pole sellest kindlasti tulemas. Ümberringi ju ainult petmisega tegeletaksegi ja seda igal tasemel. Siin kehtib veel ka seaduspärasus, et mida kõrgem instants, seda jõhkram on petmine.

Niisiis, jõudu selle firma juhile, kes peab tõe jalule seadmiseks mängima ise eradetektiivi, sest asja suure kella külge riputamine ilmselt valaks ainult õli tulle ja süüdistada pole tal ka mitte kedagi peale iseenda. Arvata on, et 99 juhti sajast loobub ja lööb käega ning läheb kergema vastupanu teed. Loodetavasti on ka olemas selline firmajuht saja hulgas, kes süüvib asjasse ja loob pretsedendi.

Tundub, et siin on kolm situatsiooni, mis esile kerkivad. Kõigepealt kahe töötaja oletatav omavolitsemine, võimalik ka, et kasu saamine ettevõtte kulul. Teiseks kliendid, kes ei tohiks nii või teisiti kannatada ja kes peavad teenindatud saama. Kolmandaks keskastmejuhtide suutmatus meeskonda juhtida ja kontrollida.

Kahe töötaja suhtes tekkinud kahtlused peaks kõigepealt kinnitust leidma, siis saab mõelda, mis nendega peale hakata. Võimalik, et usalduse kaotanud isikutele pole mõtet uut võimalust anda. Olenevalt teo mastaapsusest selguvad sanktsioonid.

Valdkonna juhtide ja kahtlusaluste töötajate otsese juhi suutmatus olukorda lahendada on juba ilmsiks tulnud ning ilmselt langeb nende pädevus kahtluse alla sõltumata sellest, kas paar töötajat on süüdi või mitte. Ettevõtte poolt vaadatuna ei suuda või ei oska keskastmejuhid olukorda analüüsida ja kontrollida. Võib juhtuda, et on veel rida ülesandeid, mida need inimesed täita ei suuda, kuid mis ei ole veel päevavalgele tulnud. Julgen arvata, et ettevõte ei ole endale tasemel keskastmejuhte seni leidnud ja peaks selle küsimuse tõsiselt käsile võtma.

Olukorra selgitamiseks

On tekkinud situatsioon, kus on kahtlused, kuid ei ole tõendeid. Olukorra selgitamine ettevõttesiseselt ei ole tulemust andnud. Järelikult tuleb teha midagi majaväliselt. Kontrolliv ost kokkulepitud stsenaariumi järgi. Hiljem on vormistatud dokumentide järgi võimalik määrata kauba liikumised ja peaks selguma, mismoodi ning milliseid kanaleid on kasutatud. Kas on müüdud odavamat ja vähem kvaliteetset kaupa ja kas sellest on isiklikku kasu saadud, see peaks analüüsi käigus välja tulema.

Olukorra selgitamiseks peaks tegutsema sõltumatult meeskonna juhist ja tema alluvatest. Võimalik, et sedasi analüüsides on võimalik tuvastada kaupade hanke-/müügiliikumised pikemas ajas tagasi ning hinnata seda, mis ulatuses on kaks töötajat ettevõtte suhtes vääriti toiminud.

Kliendid

Kas kliendid on kannatanud kauba või teenuse kvaliteedi tõttu? Kliendi soov oli mingi kaup või teenus saada ja kliendi põhimure on see, et selle toote/teenusega oleks kõik korras ja seda oleks võimalik tarbida. Seega peaks minu arvates ettevõte tagama garantii ja konsultatsioonid ka selles osas, kui on mingis koguses müüdud muudest allikatest pärinevat kaupa.

Meeskond ja juht

Meeskonna käitumise määrab suurelt osalt ära otsene juht. Siin tuleb välja, et see juht ei ole oma ülesannete kõrgusel ning tema kvaliteet ei vasta ettevõtte nõudmistele. Kui niivõrd elementaarne asi kui lojaalsus firma suhtes on kahtluse all, ei jää muud üle kui kõigepealt ettevõttes tegelikult toimuv välja selgitada ja mõned juhid ilmselt välja vahetada. Kui valdkonna juhid ei suuda tegevuse kontrolliks midagi ette võtta, mil moel suudavad nad siis oma meeskonda üldse juhtida? Mõneti tekib küsimus, kui palju hoitakse silma peal keskastmejuhtidel ehk millisel moel nende tööd hinnatakse ja kontrollitakse.

Kui väidetav (väär)tegu pole vaatamata hoolikale otsimisele leidnud ühtegi faktilist kinnitust, pole seda suure tõenäosusega olnudki. Eriti ilmne alusetu laimu tundemärk on asjaolu, et ?algallikas? keeldus hiljem oma sõnu kinnitamast. Kahjuks eksisteerib ka selliseid inimesi/ettevõtteid, kes üritavad konkureerida iga hinna eest, kasutades muude vahendite nappusel ka lausvalet, laimu ja muid ebaeetilisi meetodeid. Antud juhul on suure tõenäosusega tegemist kibestunud tarnija poolt liikvele lastud kuulujutuga põhjusel, et tema teenustest/kaupadest otsustasid süüdistatavad spetsialistid loobuda.

Korduv ning järjepidev kontrollimine ei tee aga kunagi kahju. Kui töötajate poolt väärkasu-tatakse ettevõtte ressursse, on see ühel või teisel moel alati tuvastatav. Selliste ülesannetega tegelevad äriturvalisuse spetsialistid, kes on Eestis veel suhteliselt haruldased. Sisekontroll, mis on märksa levinum mõiste, peaks samuti kirjeldatud skeemid tuvastama.