Ajaröövleid aitab tabada tegemiste kirjapanek

Tööpäeva on kasulik alustada tegevuste seadmisega tähtsuse järjekorda. Kas nr 1 on töö, mille ümber on kõvemat kära tekitatud? Sageli seataksegi tegevusi tähtsuse järjekorda selle järgi, kas asi on kiireloomuline või mitte. Väga kiire töö ei pruugi aga tegelikult olla kõige tähtsam.

Tegevuste tähtsuse järjekorra loomisel on kasulik lähtuda kolmest kriteeriumist. Eelkõige tasuks arvesse võtta tööülesande tähendust, alles seejärel võimalikke ajalisi piiranguid. Määravaks võib osutuda tegevuse suund ehk kas tegevuse tähendus muutub, kui jätta see hoopis tegemata või lükata sobivamale ajale. Et vältida ülekoormust või halvast ajakasutusest tingitud tähtaegadest mittekinnipidamist, on hea analüüsida kas või üheskoos ettevõtte prioriteete, et need oleksid töötajale arusaadavamad.

On tegevusi, millel ei ole kindlat tähtaega, kuid nende sooritamisest on ettevõttele kasu pikemas perspektiivis. Kui tavaliselt võetakse väga kiireloomulised asjad eelisjärjekorda ja lükatakse kandvama tähendusega tegevused ikka edasi ja edasi, võib tekkida püsiv tulekahjude kolle.

Tähtsate asjade tegemiseks saab aega juurde, kui jätta kiired, kuid vähem tähtsad asjad mõneks ajaks hoopis kõrvale või neid üldse vastu mitte võtta. Kasulik on õppida lihtsalt ?ei? ütlema. Töötajal tasuks tööandjalt küsida, kas uus ja pakilisem töö on tähtsam kui ülesanne, mille täitmine parasjagu käsil ja peaks seepärast pooleli jääma. Kas väikeste kiireloomuliste tööde pärast võib suurema projekti valmimise rahulikult edasi lükata, nii et ettevõtte eesmärgid ei kannata? Kui töötaja selline küsimus ei ole mõnes ettevõttes soovitav või on arutelu välistatud, siis ei ole seal mitte ainult ajakasutusega raskusi, vaid märksa valusam probleem on tööalane suhtlemine.

Uute ülesannete täitmisest keelduda on mõistlik kohe, kui on selge, et kiired asjad hakkavad põhiülesannet segama, mitte üritada mis tahes hinnaga kõigega siiski hakkama saada. ?Ei? ütlemist tuleb muidugi ka põhjendada: kas see töö kuulub mu tööülesannete hulka; teen hiljem, kui saan praeguse töö valmis või jõuan sellega teatud järku; keegi teine oskab seda asja niisama hästi või paremini ja töö valmib kiiremini.

Tegevuste järjestamine tähtsuse järgi ei puuduta ainult üksiktöötaja ajakasutust, vaid seda peab vaatama kogu ettevõtte tasandilt. Ettevõttele oluliste tööde pingerida, sooritamiseks vajaminevat aega ja ajakasutuse jagamist ei saa jätta ainult töötaja otsustada.

Enne kui töötajat tahtlikus venitamises või tegemata jätmistes süüdistada, on juhatajal kasulik viia end kurssi kogu ettevõtte, töörühma või töötajate tegeliku ajakasutusega. Kui ettevõttes on harjutud pidama prioriteediks ajakasutuse jälgimist ja selle teadlikku suunamist, ei süti ?tulekahjusid? ega teki arusaamatusi tööülesannete tähtaegadega,

Lihtne viis aja kasutamisest ülevaate saamiseks on see, kui näiteks nädala jooksul kirjutab iga töötaja kellaajaliselt üles kõik oma tööülesanded. Uuringul on mõtet, kui peetakse arvet ka ?ajavaraste? üle, see tähendab, et märgitakse üles kõik soovimatud töökatkestused ja planeerimata tegevused. Et saada asjast veelgi täpsemat pilti, võib lisada minutilise täpsusega mis tahes toiminguks kulunud aja. Iga tööpäeva lõpus on kasulik teha päevast ka kirjalik kokkuvõte: ajakasutuse probleemid ja parandusettepanekud. Töötaja ise saab must-valgel teada, kes või mis tema kallist tööaega ?varastab?, ja oskab edaspidi ajakao vastu võidelda.

Nädala jooksul kogunenud ettevõtte töökorraldust puudutavad ettepanekud oleks hea kokku korjata ja neid nii juhatajale kui ka kogu kollektiivile tutvustada. Loomulikult peab põhjalikuma ajakasutuse analüüsi jaoks arvesse võtma hulga muidki tegureid või kasutama konsultandi abi.

Kui aeg-ajalt uurida tööülesannete täitmise tegelikku ajakasutust, saab ka juhataja parema ülevaate, kus on ajaressursse, halvasti planeeritud aega või kas tema töötajad kannatavad ülekoormuse all. Tööde teostamise tegeliku ajakulu arvestamise kokkuvõtted on toeks ka vestluses tööaja kuritarvitajatega, näiteks hilinejate või tähtaegadega venitajatega.

Kui ettevõtte tasandil on selged ajakasutuse põhimõtted, kuid töötajad kurdavad ülekoormust, siis tasub jälgida, kas keegi ei varju kroonilise kiirustaja kilbi taha.

Töö efektiivsus ei tähenda alati kiiret tegutsemist, kuid sageli tekib ülekoormus tõhususe puudumisest. Kalendrisse pannakse kõik, mis ette tuleb. Krooniliselt kiirustav töötaja ei ole kunagi käesolevas hetkes. Tema ajatunnetuses on kuu aja pärast toimuvad tegemised sageli niisama lähedal kui homsed toimingud, mis põhjustabki temas ettekujutuse, et ülesandeid on liiga palju, aga aega vähe.

Efektiivne inimene ei pea näima alati kiirustavana. Keskendumine käesoleva hetke töö sooritamisele on väga oluline osa efektiivsusest. Head ideed või ettepanekud, kuidas tööprotsesse parandada, vajavad küpsemiseks niisamuti aega.

Teine ülekoormuse all kannatav töötaja on tavaliselt töökangelase tüüpi. Ettekujutus väga heast töötajast on kinnistunud meis sageli liigagi tugevalt. Ideaalne töötaja teeb tööd järjest paremini ja rohkem. Tööle pühendunud inimene, kellel on eraelu või harrastused jäänud tagaplaanile, on aga väga haavatav. Enese tõestamiseks võtavad nad valimatult vastu kõik ülesanded, mis neile antakse.

Krooniliste kiirustajate või töökangelaste olemasolu ettevõttes ei peaks juhatajat rõõmustama, vaid muutma hoopis ettevaatlikuks. Just sellised töötajad langevad kõige sagedamini ülekoormuse ja stressi ohvriks. Stress on aga tihti nakkav, eriti kui ülitoimekaid ja sangarlikke töötajaid teistele eeskujuks seatakse.

Seepärast on mõistlik vältida läbimõtlemata delegeerimisi, parem on teadlikult jälgida ajakasutust ja tööpäevade rütmi, kus pingelisemad päevaosad vahelduksid puhkehetkedega.

Autor: Liisi Ottis