Üritusturundusfirma peab andma peole lisaväärtust

Tavaliselt jõutakse ikka selleni, et tööd on niigi palju, aeg on kukil ning hästi ei tea ka, kuidas kõige paremini sündmust organiseerida. Tuleks juhtkonnaga läbi arutada ajakulu ja finantskulu ning arevestada paratamatusega, et korraldamisega seotud töötajad jäävad peost endast kõrvale.

Kasutades üritusturundusteenust peab ettevõte alati saama lisaväärtust. Eelkõige uute ideede, olukordade ettenägemise võime ja kogemuse põhjal.

Firma enda töötajad võivad jääda liialt korraldustoimkonna isikliku maitse ja soovide ning ühe huvigrupi meelevalda.

Valides korraldusfirma, peab silmas pidama koostöö, infovahetuse, ülesannete täpse jaotuse, üritusest ühese arusaama ning eesmärgipärase tegutsemise vajadust. Kindlasti tuleb anda võimalikult palju ning tõest informatsiooni ettevõtte tavadest, suhtumisest töötajatesse, nende soovidest ja eripärast, sündmuse eesmärgist ning ettevõtte sõnumist töötajatele.

Ei tohiks alahinnata oma töötajaid, arvates, et nad ei mõista üht või teist ja et neile näiteks piisaks kvaliteetse elava muusika asemel makimuusikast.

Vajalik teave sündmuse korraldajale on kõik see, mis puudutab vanuselist koosseisu, meeste-naiste osakaalu, firma struktuuri, sest kõigile peab jätkuma huvipakkuvat tegevust ning tähelepanu.

Tuleks anda edasi juhtkonna mõtted ja soovid ning läbi mõelda nende tegevused peo käigus, arvestades, et paljudele töötajatele on firmapidu ainukeseks võimaluseks kõrgema juhtkonnaga suhelda ja kohtuda.

Informatsioon korraldamise käigust ning ideedest peab jõudma kindlasti juhtkonnani, kes on siiski peo kõigile võimaldanud ja soovib head tulemust.

Ei tohiks karta, et kui koosolekulaua taga välja rääkida oma firma ideed, ei jää korraldusfirmal enam midagi teha. Andes aga korraldajafirmale täiesti vabad käed, on oht minna valele teele ja soovitud tulemust mitte saada.

Soovitud tulemuse ning rahaliste võimaluste hindamine enne üritust aitab leida vastused rahalisele küljele. Mõistlik on võtta erinevaid pakkumisi vastavalt ettevõtte eelarves selleks ette nähtud summale ning paluda esitada võimalikult täpne ja selge ürituse eelarve ning kulutuste argumendid. Tuleks vaadata üle kulud ühe inimese kohta ning läbi kaaluda, mida selle summa eest pakutav lahendus võimaldab ning jälgida, mida selle rahasumma piires pakub meelelahutusturg igapäevaselt, näiteks kinod ja kontserdid.

Eesti meelelahutusturul on suhteliselt palju ürituste korraldamisega tegelevaid ettevõtteid, kelle tase varieerub seinast seina. Igal firmal on olemas siiski omad tugevad küljed ja mõningates valdkondades suuremad kogemused.

Firma valikul on mõistlik otsida endale sobiv koostööpartner nende hulgast, kes jagavad ettevõttele sobivat maailmavaadet ja mõttelaadi.

Autor: Kaie Mamontov