Ühistu aruandlust ja infovahetust pidage internetis

Selleks loodavalt kodulehelt pääseb iga ühistu liige või üürnik parooliga oma arveid vaatama või kulunäite sisestama. Ühistu raamatupidaja saab kanda Spin TEKi loodud lahendusest e-Reeni kulunäidud automaatselt üüri- ja rendiarvestuse tarkvarasse Reeni, mille abil ta teeb iga kuu korterikasutajatele kuluarved. Arved lähevad ühe nupuliigutusega kodulehele, kus neid saab näha vaid korterikasutaja. Interneti abil saab iga ühistu liige või üürnik ? sõltumata tema asukohast ? turvaliselt oma kulunäite sisestada ja makstavaid arveid vaadata. Ühtlasi saab näha eelmisi kulunäite ja arvete ajalugu.

E-Reeni lihtsustab ka ühistu juhatuse elu. Iga ühistu saab oma veebikülje, kuhu paigutada kontaktandmeid, koosolekuteateid, remondigraafikuid jms elanikele mõeldud infot. Kõigile maja asukaile on oluline teave kättesaadav, sest hinnamuutused, otsused, protokollid ja aruanded saab kodulehel kohe teatavaks teha.

Kui ühistu on raamatupidamisteenuse sisse ostnud, saab raamatupidamisfirma automaatselt internetist sisestatud näidud, majahaldurilt või juhatuselt üldkulunäidud ja koostab kuuarved. Iga ühistu elanik saab oma eelmisi kulunäite ise kontrollida ja uusi sisestada ega pea vajalikul kuupäeval kodus olema. Kui arveid saab juba ammu interneti kaudu maksta, siis nüüd saab ühistu liige internetist infot ka makstavate arvete sisu kohta.

E-Reenit kasutava kinnisvarahaldusfirma Sanomar juhi Mati Popsi sõnul kergendab uudne lahendus ühistute tööd. E-Reeni on operatiivne, kui elanikul tekib halduse kohta küsimusi, saab ta kohe veebist infot otsida, selgitab ta. Muidugi võib alati ka helistada, lisab Pops. Kasutajate tagasiside on tema ütlusel positiivne. ?Need, kes on kasutanud, on sellega rahul,? sõnab ta. Samuti kergendab e-Reeni Popsi sõnutsi halduri tegevust. Varem kogus haldur elanikelt näite e-kirja teel või postkastist, nüüd saavad elanikud need ise veebi kaudu esitada ja endale arved koostada. Virtuaalne raamatupidamiskeskkond lihtsustab ühistute finantsarvestust, kinnitab ta.

2004 veebruaris valminud e-Reenit saab kasutada ainult koos üüri- ja rendiarvestuse tarkvaraga Reeni või Spin TEKi raamatupidamisteenusega.

Aasta alguses hakkas kinnisvara haldusturul tegutsev OÜ Reminet pakkuma veebipõhist tarkvaralahendust nimega e-hooldusraamat, mis säästab kinnisvaraomanike raha ning hõlbustab ja tõhustab kinnisvarahaldurite tööd.

E-hooldusraamatu kaudu on teave elanikele, omanikele ja rentnikele kergesti kättesaadav. Eestikeelne e-hooldusraamat koondab kogu hallatava kinnisvaraobjekti info ühte andmebaasi ja võimaldab halduril andmebaasiga töötada turvalises veebikeskkonnas. Haldurile on e-hooldusraamat igapäevane tööriist, mis koondab vajaliku info (hoone pass, lepingud, eelarved jms) ning võimaldab seda analüüsida näiteks hoone, seadme, üürniku või kululiigi kaupa. E-hooldusraamat võimaldab sisestada arvestite näitusid, tellida teostamist vajavaid töid ja jälgida nende täitmist. Kergesti saab jagada hoone üldkulusid üürnike vahel. E-hooldusraamatu võib siduda raamatupidamistarkvaraga, selle tulemusel saab arveid väljastada nii haldur kui ka raamatupidaja. Andmeid sisestatakse üks kord ja osapooled saavad neid kasutada ning vajadusel lisada.

Kinnisvara omanikud saavad e-hooldusraamatu abil ülevaate omandi seisukorrast ja võimaluse pidevalt kontrollida haldaja ning hooldaja tööd. Näiteks saab korteriomanik oma kinnisvara võõrandamise soovi korral e-hooldusraamatut kasutavalt haldurilt küsida detailset väljavõtet kinnistu ja selle haldustegevuse ning kulude kohta, mis hõlbustab maakleri tööd. Kinnisvara kasutajad saavad endale aega säästva töövahendi, mille abil on haldurile võimalik teatada hoone kasutamisel tekkinud probleemidest. Selle asemel et püüda õiget isikut tabada telefonitsi, sisestatakse taotlusinfo internetti ning teave läheb koheselt vajalikule isikule kas elektroonilisse või mobiili postkasti. Sama süsteemi kaudu saab isik jälgida oma taotluse kulgu. Ühistu liikmetele esitatava haldusinfo saab e-hooldusraamatust automaatselt ja soovitud kuupäevadel väljatrüki või e-kirjana. E-hooldusraamatu baaspaketiga liitumine maksab 4130 kr, igakuiselt lisandub 1770 kr.

Peka Ringo, ASi Spin TEK projektijuht:

Mis on ühistu elanike mured? Suured kuluarved, puudulik info kulude, rahade, võlgnike ja plaanide kohta, mis loob usaldamatuse juhatuse suhtes. Reeglina on kontroll raamatupidamise üle nõrk, mis suurendab kahtlusi raamatupidaja kompetentsuses või aususes. Muret teeb ka igakuine oma kulunäitude teatamine ja arvete õigeaegne saamine. Mis on aga juhatuse mured? Remonttööde planeerimine, kulude vastavus teenustele-töödele, kvaliteetne raamatupidamine, raha sihtotstarbeline kasutamine ja selle toimiv kontroll, oma otsuste selgitamine ja teavitamine elanikele ning raha õigeaegne laekumine. Seega on nii elanikel kui ka juhatusel ühised huvid ? hoida oma maja korras võimalikult väikeste kuludega, omada õigeaegset infot ja olla veendunud raamatupidamise korrektsuses.

Kuidas vähendada ühistute riske? Üks võimalus on kasutada raamatupidaja asemel raamatupidamisfirmat. Neil on kohustus esitada õigeaegselt aruanded ühistu juhtkonnale ja maksuametile. Tarkvara kasutamine vähendab inimlikke eksimusi. Ühistul pole muret, kui raamatupidaja vahetub, haigestub või ära kolib ? andmed firmas ei kao ega hävi. Samas pole raamatupidamisteenuse sisseostmine ühistu jaoks kallim, kui on koos kõigi kuludega oma raamatupidaja kasutamine.

Iga kuu lõpus painab ühistute liikmeid ja üürnikke kohustus esitada õigeaegselt korteri veenäidud (paljudel ka gaasi- ja elektrinäidud). Kodust eemal on probleeme nii arvete kättesaamise kui ka õigeaegse tasumisega. Siin aitabki e-Reeni ehk veebikeskkond infot hallata ja majaelanike vahel teavet vahetada.