E-post annab ja võtab tööaega

Millised on olulisemad muutused e­posti kui töövahendi ja kui valdkonna jaoks, mida need muutused ettevõtete jaoks tähendavad ning kas ja mida peaks nende suhtes ette võtma? E-posti populaarsuse kasv selle leiutamise hetkest aastal 1971 on märkimisväärne. Aastataguse küsitluse järgi eelistas 80% äriinimestest ärikommunikatsioonivahendina e-posti telefonile. 74% uuringufirma META Group küsitlusele vastanute hinnangul oleks ilma e-postita raskem hakkama saada kui telefoniteenuseta.

E-posti kõige kasulikumate omadustena võib tuua välja kolm tegijat: korraga saab suhelda mitme osapoolega, e-post võimaldab kiiremat suhtlust, suhtlusest jääb alles kirjalik jälg. E-posti kasvuhoog ei ole peatumas ? värskete Radicati Groupi uurimistulemuste põhjal kasvab e-posti kasutajate arv Euroopas 2008. aasta lõpuks 40%, e-posti sõnumite arvu kasvuks on Gartner prognoosinud 40% aastas.

Suurem kasutus toob kaasa ka suuremad nõudmised e­postile. Sedamööda, kuidas kasvab nii e-posti sisu kui ka kasutajate arv, suureneb ka e­posti väärtus ja olulisus ettevõttele. Selle tulemusena on kasvanud ettevõtete ja kasutajate võimalused funktsionaalsuse ning töökindluse osas.

Peale tekstipõhise sõnumivahetuse on ammu kasutusel isikliku infokorralduse vahendid kalender, tööülesanded jms. Üha sagedamani vajavad inimesed ka grupitöö võimalusi ? ühtset ajaplaneerimist, aadressiraamatuid, tööülesannete jagamist ning haldust. Väga kiiresti kasvab vahetu sõnumside (nt MSN Messengeri, AOL Messengeri) kasutus. Forrester Researchi hinnangul ületab vahetu sõnumside 2006. aasta lõpuks juba e-posti liikluse ning muutub ärikriitiliseks suhtlusvahendiks.

Aina rohkem nõutakse ka suuremat liikumisvabadust ehk mobiilsust. See on täiesti mõistetav, sest turu-uuringu firma iGillot uurimustulemuste põhjal hoiab mobiilne töötaja nädalas kokku 5?6 tundi tööaega, kui tal on juurdepääs oma e-postile, kalendrile ja aadressiraamatule ka mujalt kui ainult kontorist. Hinnanguliselt on hetkel vaid ühel protsendil ettevõtete töötajatest juhtmeta juurdepääs e­postile, aastaks 2007 on see juba 60 protsendil. E-posti andmete väärtuse kasvades kasvavad nõuded elektronside töökindlusele ja sellele, et andmete säilimine ja turvalisus oleksid tagatud. See aga ei olegi nii lihtne ? e-posti menuga on kaasnenud ka populaarsuse negatiivsed küljed.

Üheks tõsisemaks probleemiks on saanud rämpspost ehk spämm. Selle aasta lõpuks võib spämm moodustada juba 55% kõikidest e-kirjadest ning murele ei ole oodata leevendust ? 2008. aasta lõpuks ulatub rämpsposti osakaal 70 protsendini. Kui arvestada, et üks töötaja kustutab päevas keskmiselt kümme rämpskirja ja iga sõnumi kustutamisele läheb tal viis sekundit, siis tähendab see aastas ühte kaotatud tööpäeva töötaja kohta. Suurenenud on ka e-postiga levivate viiruste, usside jms hulk. On öeldud, et ka küberkuritegude puhul kehtib Moore?i seadus, mille kohaselt 18 kuuga nende arv kahekordistub.

Üha suuremaks mureks muutub infouputus ehk olukord, kus infot on rohkem, kui me tegelikult jõuame seda töödelda. USAs kulutab töötaja päevas keskmiselt 50 minutit oma e-posti haldamise peale. See aeg ei sisalda kirjade lugemist ega nendele vastamist, vaid ainult haldust ? seega siis sõnumite kustutamist, nende sorteerimist kaustadesse ning otsimist. Töötajate efektiivsus langeb ning seda paradoksaalselt just tänu e-posti populaarsusele efektiivse suhtlusvahendina. Hirmuäratav, aga 50 minutit päevas teeb aastas kokku 180 tundi.

Vaatamata mainitud probleemidele nõutakse e-posti süsteemidelt üha suuremat töökindlust ning toimetulekut kasvava kasutajate ja andmete hulgaga. Ei pea olema selgeltnägija, et näha siin peitumas konflikti. Millised on aga siis võimalikud lahendused?

Hinnanguliselt 2% ettevõtetest lahendab rämpsposti, viiruste ja infouputuse mure sellega, et laseb meeleheites sulgeda e-posti teenuse. See on üks võimalus, aga väga väheste ettevõtete privileeg. E­posti n-ö hügieeni eest hoolitsemisel muutub tsentraalne rämpspost vältimatuks. Kuigi spämmitõrje vahendid arenevad, on selge, et täielikult ei pääse rämpsposti probleemist keegi. Heaks tulemuseks võib lugeda, kui rämpspostist tabatakse 80?90%, kuid 0,5?4% nendest tabamustest osutub ekslikuks, see tähendab, et kirjad saavad rämpsposti tunnuse külge teenimatult.

See on automaatse spämmitõrje senini kõige suurem miinus, et vahel satuvad rämpspostina prügikasti ka õiged kirjad.

Vähesel määral on leevendust oodata seadusandlusest, 20 aasta vanuse SMTP-protokolli arendamisest ja muudest initsiatiividest (näiteks senisest parem kasutajate autentimine). Kõik nimetatu võtab aga aega ning kuigi selle mõju peetakse oluliseks, on see siiski liialt väike. Parema töökindluse tagamiseks muutub andmete hoidmine üha rohkem tsentraalseks, mis on ka eelduseks e-postile mõistliku mobiilse juurdepääsu teostumisele.

Kõige raskemas olukorras on töökindluse tagamisel väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted, kes soovivad enda süsteeme ise hallata. Peale e-posti süsteemi haldamise kompetentsuse olemasolule peab leidma aega ka viiruse- ja rämpsposti tõrjele ning sellega ka hakkama saama.

Väga vähesed firmad suudavad palgal hoida spetsiaalset e-posti süsteemi administraatorit ehk inglise keeli postmaster?it, enamasti teeb seda ettevõtte IT-inimene oma muu töö kõrvalt. Isegi kui suudetakse palgata spetsiaalne inimene e-posti haldamise peale, läheb see inimene igal õhtul koju, nädalavahetustel ja ilmselt ka suvel mõne nädala puhkab ning võib aeg-ajalt haigestuda.

Parema töökindluse tagamiseks ning kulude kontrolli all hoidmiseks vaadatakse üha rohkem teenusepakkujate poole, et e-posti teenust sisse osta. Konsultatsioonifirma Forrester Researchi sõnul mõjutab teenuse ostmise otsust peale hinna ja käideldavuse eelkõige ettevõtete vajadus suunata kriitilised ressursid strateegiliselt tähtsamate tegevuste peale.

Peale eeltoodu on otsustava tähtsusega inimeste juhendamine ja koolitamine, et teataks, kuidas ja millal e-posti kommunikatsioonivahendina kasutada, kuidas vältida rämpsposti ja viiruste levikut ning kuidas ise häid tavasid jälgides mitte soodustada infouputuse tekkimist ? kokkuvõtvalt võiks seda kutsuda e-posti poliitikaks.

Autor: Jüri Saarma