Äritarkvara aitab juurutada äriprotsessi tundmine

Vanasti oleks võinud äritarkvara lahendust nimetada raamatupidamistarkvaraks. Praegu aga on see oluliselt mahukam, kusjuures raamatupidamistarkvara on vaid üks osa süsteemist. Äritarkvara katab kogu ettevõtte tarneahela, alustades ostust ja lõpetades äripartnerite haldusega.

Kui paljud raamatupidamistarkvarad on kergesti kasutusele võetavad (piltlikult öeldes karbist välja ja tööle), siis äritarkvara puhul on töölerakendamine oluliselt pikaajalisem protsess.

Aega äritarkvara juurutuseks võib kuluda kolmveerand aastat või rohkemgi. Loomulikult oleneb see ennekõike ettevõtte suurusest, kasutajate arvust ning mahtudest ? millised protsessid juurutustöö käigus kaetakse. Tarkvara juurutamine on jagatud etappideks ja olulist rolli mängib ka see, millised etapid esmajärjekorras käsile võetakse ning mille kallale asutakse hiljem.

Äritarkvara juurutuse hinnas jaguneb litsentside ja juurutuse maksumus enam-vähem pooleks. Kuid see suhe võib olenevalt olukorrast kalduda nii ühele kui teisele poole.

Tarkvara juurutamisel on oluliseks eduteguriks korralik projektijuhtimine. Seejuures peab hea projektijuht olema nii juurutaja kui ka kliendi poolel. Juurutajapoolsete projektijuhtidega on tänaseks päevaks olukord juba suhteliselt hea, nad on professionaalsed, kuid alati tekib küsimus, kes peaks olema kliendipoolne projektijuht. See peab olema inimene, kellel on ülevaade kogu ettevõtte tegevusest ja protsessidest ning samas ka piisavalt positsiooni, et end firmas kõrgemal tasandil kehtestada. Tema tehnoloogiaalane taust ei ole eelduseks, pigem on vajalik ettevõtte protsessidest arusaamine ja juhtimiskogemus.

Juhtrühm on see, kes toimib majandustarkvara juurutamise projektis nii, nagu ettevõttes toimib nõukogu ? järelevaataja ning oluliste otsuste kinnitajana. Kliendiettevõtte juhtkonna osalust projektis ei tohi samuti alahinnata. Juhul, kui see aga puudub täiesti, pole mõtet töödega pihta hakatagi.

Äritarkvara juurutaja valikul tuleb teha oluline otsus kahest aspektist vaadatuna. Ühelt poolt tuleb hinnata tarkvara positsiooni turul (kohalikus ja maailma maastaabis), selle sobivust ettevõttele (st tarkvara suurus ja võimalused), samuti kohalikku tuge ja toetajate ringi, keelt ja kohandamist vastava maa seadustega, tulevikuplaane ja arenguperspektiivi. Juurutaja hindamisel tuleb vaadata, kas ta toetab ainukesena antud tarkvara (ehk mis saab siis, kui juurutaja peaks loobuma tarkvara toetamisest), kogemust ja referentse. Kui kahekümnest kliendist kaks on need, keda julgetakse avalikult referentsiks pakkuda, siis on põhjust küsida, mis on ülejäänutega juhtunud. Positiivsete klientide suhtarv on päris hea mõõdupuu juurutajate võrdlusel.

Kindlasti ei maksa uskuma jääda pelgalt müügijuttu ja lubadusi kõige paremast ja ilusamast. Enne tööde algust leppige kokku edukriteeriumid, et kõik osapooled saaksid ühtemoodi aru, mis on eduka majandustarkvara juurutusprojekti lõpptulemus, ja siis võib juurutusprotsess alata.q

Kui klient soovib nn võtmed kätte äritarkvara lahendust, siis võib ta petta saada, kui keegi sellist varianti ka lubabki. Kui me räägime majandustarkvarast, mis ei ole karbitoode, siis juurutaja poolt vaadates pole võimalik pakkuda valmislahendust ilma olulise kliendipoolse vastutuse ja panustuseta. Miks nii? Sest juurutaja tunneb eelkõige äriloogikat, toodet, tavaliselt ka valdkonda, aga juurutaja ei tea kindlasti ettevõtte strateegiat ja seda, millega klient oma valdkonnas teistest eristub. Hästi õnnestunud juurutuses pannakse need kaks teadmist kokku ja see eeldab mõlemapoolset suurt koostööd. Microsofti klientide kogemustest tuleb välja, et kliendi ja juurutaja panustuse suhe projekti on 60 : 40. Ehk siis suurema panuse teeb klient. Üldlevinud arvamus on aga, et projekt venib juurutaja tõttu. Päris tihti jääb aga juurutus toppama seetõttu, et venima jäävad kliendipoolsed tööd. Mõnel korral teiste prioriteetide pärast (on ju põhitegevus see, mis vajab tegemist), mõnel korral selle pärast, et näiteks kliendibaasi korrastamine tundub väikse ja tühise tööna, aga kui tegemiseks läheb, on mahud oluliselt suuremad, kui arvata osati.

Vana majandustarkvara protsesse ei maksa tuua üle uude programmi. Nii mõnigi kord on ettevõte olnud sunnitud oma toimimist suuresti kujundama selle järgi, milliseid võimalusi programm annab. Näiteks müügisüsteem (allahindlused, kampaaniad, partnerite lepingute haldamine jmt) on tavaliselt välja kujunenud programmist tulenevaid piiranguid arvestades. Seega pole uue programmi kasutuselevõtmisel mõnikord mõistlik nõuda tarkvara juurutajalt, et see realiseeriks selle, mis meil on juba olemas, ja vaataks siis, mida me veel juurde tahame. Uue tarkvara juurutusel saab programmi kohendada vastavalt ettevõtte tegelikele vajadustele.

Autor: Tiiu Valdur