Elektrooniline dokumentide haldamine aitab säästa

Klemens Kasemaa 07. oktoober 2004, 00:00

Kui otseseid kulutusi dokumentide käitlemisele (paber, paljundusmasinad, printerid, ruumid jne) on suhteliselt lihtne hinnata, siis kaudseid kulusid on juba raskem arvestada. Kaudsete kulude hulka võib arvata ajakulu info otsimisele, info kaotsimineku korral tehtavad kulutused teabe taasloomiseks, infolekked jne.

Enamik iga päev kasutatavatest dokumentidest luuakse arvutiga, neist omakorda suur osa prinditakse välja vaid selleks, et talletada registri numbri all mõnes kaustas. Arvutifailide registreerimise ja talletamise süsteemi kasutuselevõtt tõotab silmaga nähtavat kokkuhoidu paberi- ja printimiskuludes, rääkimata riiuli-, kapi-või lausa ruumipinnast, mida vajavad suured paberdokumentide hoidlad.

Tõeline võit on aga elektrooniline dokumendihaldussüsteem dokumentide töötlejale, sest paberdokumentide registris ei ole iialgi võimalik teha nii kiireid ja mitmekülgseid otsinguid kui elektroonilises.

Efektiivsuse tõstmise kõrval on oluline ka protsesside toetamine. Siinkohal tuleb dokumendihaldussüsteem appi, et rakendada seadusega nõutavat asjaajamise korda riigiasutuste puhul. Ettevõtte töökorraldust toetavad ka dokumentide menetlemise võimalused, nagu dokumendi suunamine, täitmiseks määramine.

Lisaks eelmainitule toob täiuslik elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS) esile kõik arvutifailidega seotud eelised: dokumentide kopeerimine on imeodav; versioonihalduse ehk dokumendi redaktsioonide halduse korraldamine on lihtne ja ajalugu kergesti jälgitav ning vajadusel taastatav; metaandmete kasutamise võimalused, dokumentidele ligipääsu kontrollimise võimalused on suuremad ja loomulikult digitaalne allkirjastamine.

Metaandmed võimaldavad kirjeldada dokumendi konteksti, mis on eriti oluline dokumendiregistrite puhul ? näiteks võimalused kirjeldada dokumendi autorit, omanikku, loomise kuupäeva jne.

Paraku puuduvad isegi niivõrd elementaarsed dokumendihaldust reguleerivad juhendmaterjalid nagu asjaajamiskord ja dokumentide loetelu paljudel Eesti ettevõtetel. Elektroonilise dokumendihaldusvahendi kasutuselevõtt on hea võimalus selles vallas korda luua, küll tuleb mõista, et süsteem ise korda ei loo, vaid on abivahend selle saavutamisel.

Äripäev http://www.aripaev.ee/img/id-aripaev.svg
25. November 2011, 14:47
Otsi:

Ava täpsem otsing