Infosüsteemi hankimise audit toetab tellijat

Oletame, et firma Kiirtöö AS otsustas hankida tarkvara, mis muudab tema tootmist ja müüki efektiivsemaks. Vajaliku süsteemi kirjeldus saadeti pakkumiste saamiseks kolmele firmale. Võitis Tarksüst OÜ, kelle pakkumine oli teistest 30% odavam. Töö üleandmine hilines kolm kuud, kuid Kiirtöö AS otsustas olla kannatlik. Üleandmisel selgus, et süsteem vajas mõnede aruannete koostamiseks kaks tundi ning oli kasutajatele ebamugav. Kuna aga efektiivsuse ja kasutatavuse nõuded olid kokku leppimata, tuli vajalikud muudatused teha lisalepinguga. Praegu on Kiirtöö AS maksnud juba üle 40% paremuselt järgmise pakkuja hinnast enam ning töö pole veel lõpetatud. Firma soovib vahetada arenduspartnerit, kuid ei tea, kas teisel täitjal on õigus juba loodud tarkvara edasi arendada. Siin kirjeldatud juhtumid on üsna tüüpilised. Kuidas neid vältida?

Võimalusi on mitmeid ? näiteks arendada vajalik kompetents oma firmas või suhelda juba tuntud koostööpartneritega. Kindlasti peab keerukamaid hankeid juhtima hankijapoolne kogenud projektijuht. Siiski ei pruugi paljude ekspertide palgal hoidmine olla otstarbekas ning ka koostöökogemust pole alati kohe võtta. Üks võimalus on kasutada välist tuge ? tarkvara hankimise ja arenduse auditit (edaspidi lühidalt hankimise audit).

Hankimise auditit võib võrrelda ehituse omanikujärelevalvega. Analoogiliselt viimasega on infosüsteemi hankimise auditi ülesanne toetada tellijat kõigil arenduse etappidel ülesande püstitusest süsteemi kasutuselevõtuni. Kogemus näitab, et hanke alguses ? näiteks ülesande püstitusel ? tehtud vead on kõige kulukamad. Seepärast on hankimise audit kõige tulemuslikum, kui sellega alustatakse võimalikult vara. Audiitorid peavad kindlasti tegema koostööd hankija projektijuhi ja kogu tiimiga.

Tarkvara hange ja arendus võivad sisaldada mitmesuguseid tegevusi, mida saab erinevalt organiseerida (vt joonist). Kõigis tegevustes võib audiitor hinnata tulemuste ja protsesside vastavust tellija huvidele ja vajadustele, lähtudes seadustest, standarditest, spetsifikatsioonidest, heast tavast, levinud praktikatest ning isiklikust kogemusest. Toon mõned näited.

Süsteemi eesmärkide ja nõudmiste püstitamisel võib audiitor hinnata nende vastavust ettevõtte sihtidele, otstarbekust ja tasuvust, samuti nõudmiste täielikkust ning piisavust. Mõistlikud efektiivsuse, kasutatavuse ja koolituse nõudmised ülesande püstituses oleks ära hoidnud mitmed probleemid ülalkirjeldatud Kiirtöö ASi hankes.

Audiitor saab ka jälgida nõudmiste esitust pakkumiskutses ning tellija huvide kaitstust lepingus. Näiteks oleks korrektselt esitatud omandiõiguse sätted teinud Kiirtöö ASi ülemineku teisele tarnijale hulga lihtsamaks.

Arenduse audit saab muu hulgas hinnata tähtaegade ja arendusplaanide realistlikkust, riskide olulisust, toote arendusmetoodika vastavust, toote kvaliteeti, tarkvara dokumentatsiooni ja muid tegureid, millest sõltub hanke tähtajaline ning eelarvele vastav teostamine. Kiirtöö ASi hanke tähtaegade ning rahalise mahu ületamine võis olla tingitud nii vigadest planeerimisel kui ka teostuses.

Lõpuks tuleb mainida, et ka süsteemi vastuvõtmisel ja juurutamisel, kasutajate koolitusel ning tugitegevustes võib tekkida hulgaliselt küsimusi, kus tuleks pöörduda eksperdi poole. Nii võis Kiirtöö ASi kasutajate rahulolematus süsteemiga olla tingitud puudustest nõudmiste püstituses, arenduses, tellija-täitja koostöös, üleandmise protsessis või kasutajate koolituses. Selliste probleemide teket saab vajalike kogemuste olemasolul ennetada.

USA Rahvusliku Standardite ja Tehnoloogia Instituudi (NIST) 2002. aastal läbi viidud uuring näitas, et tarkvaravead maksavad USA majandusele 59,5 miljardit dollarit (hetkekursiga üle 700 mld kr) aastas. See moodustab 0,6% riigi sisemajanduse kogutoodangust. Ametlikud andmed Eesti kohta puuduvad. Kui suhe sisemajanduse kogutoodangusse on sama, võib tarkvaravigade maksumuse suurusjärguks Eestis hinnata 600 miljonit krooni aastas.

Autor: Jaak Tepandi