Meil on palju infot, aga vajalikku infot ei ole

Iga ettevõte või organisatsioon, kus natukenegi arvuteid kasutatakse, töötleb ja kogub informatsiooni. Infot oma klientide, partnerite, töötajate, äriprotsessi jne kohta. Kuhugi kogunevad müügiandmed, kuhugi lepingud, siin-seal on mingeid plaane, raamatupidamissüsteemi kogunevad arved, maksed ja muud raamatupidamises vajalikud andmed.

Aeg-ajalt tekib vajadus leida sellest andmekogusest vajalik info või vastata erinevatele küsimustele, mille najal teha otsuseid. Nii mõnigi sekretär, assistent, asjaajaja, müügimees või mis tahes teine ametimees on kulutanud päeva, kaks või terve nädalavahetuse, et sellele äkki tekkinud küsimusele vastata.

Olgu see siis lihtsam küsimus - kellele saata tänavusel aastal jõulukaardid või keda kutsuda lähenevale kliendiüritusele - või oluliselt keerukam probleem - millistele oma toodetele ja tegevustele panustada rohkem, et kasumit suurendada.

Suurtes ettevõtetes on suured infosüsteemid, kliendihaldussüsteemid, müügisüsteemid ja muu taoline ning vastused enamikule küsimustele on süsteemidesse sisse programmeeritud. Väikestel firmadel nii lihtsalt ei lähe - keerukas ja kõikvõimas infosüsteem on kallis, programmid kogunevad jupphaaval, info on mitmetes kohtades dubleeritud ja laiali eri arvutites.

Aga ega pole neil suurtelgi lihtne - igapäevased küsimused ja programmid on head küll, aga ootamatult tekkinud küsimuse vastust ei pruugigi niisama leida. Kuidas selles segadikus leida vastuseid, et teha paremaid otsustusi ja kasutada kogunevat ja kogunenud infot paremaks tegutsemiseks?

Olen aastaid õpetanud erinevaid andmelao tehnikaid, võtteid ja vahendeid. Ülikoolides õpetatakse küll andmebaase ja infosüsteeme, aga andmeladusid väga vähe, pinnapealselt või üldse mitte. Aastatega on kujunenud arusaam, et andmeladu on keerukas, kallis ja ainult suurte organisatsioonide jaoks. Tegelikult ei ole see nii.

Igal ettevõttel, igal äril, kellel tekivad andmed, tekib väiksemal või suuremal määral ka andmeladu ja sellele süsteemipärasel lähenemisel on võimalik andmelaost ka kasu saada.

Aeg-ajalt tasuks teha oma äri puudutava info inventuur. Panna kirja, analüüsida, süstematiseerida ja uurida, mis infot teil oma ettevõtmise kohta on. Millised andmebaasid, millised süsteemid, millised täiendavad abivahendid. Kes hoiab olulist infot mingites Exceli tabelites, millises vormis meie partnerid esitavad hinnakirju või allasutused müügiandmeid jne. Juba see teave, milliseid andmeid meil üldse olemas on, on väga kasulik ja oluline.

Teiseks tasub vaadata, kus ja mis põhjusel infot dubleeritakse. Kliendiandmed on kümnes eri kohas: raamatupidamissüsteemis, aadressraamatutes, kirjavahetustes, pakkumisdokumentides jne. Pange kirja, kus veel. Ja mõelge läbi, kuidas dubleerimist vältida.

Lihtne ühine andmebaas, olgu selleks Outlooki aadressraamat, mille eest vastutab üks inimene, Exceli tabel, mis on kõigile kättesaadav, või siis tõesti väiksem programm ehk mingi andmebaasike, kus on kõik kliendiandmed koos - peaasi, et sellele mõelda ja seda plaanida. Siis on võimalik ka andmeid ühtlustada, korduvaid kogumisi vältida ning vigaste andmete hulka vähendada.

Veel üks oluline teema, millele mõelda oma ettevõtte infosüsteemides ja mis enamasti on ka hästi keeruline - kuidas nimetada samu asju, kuidas ära tunda samu asju erinevates programmides ja süsteemides. Võtame needsamad kliendiandmed, mis on pea igas ettevõttes. Kuidas me tunneme ära ühe kliendi müügisüsteemis, raamatupidamises ja kas või kirjavahetuses? Kuidas me saame aru, et jutt on samast kliendist, kuidas me saame aru, et tegu erinevatega?

Inimene vaatab otsa ja teeb vahet, kuni kliente on kümme või sada. Aga klientide arv kasvab kogu aeg. Ja nii on meil lõpuks oma andmebaasides sama ettevõtet kümne erineva nime all ja me ei suuda kiiresti leida, kellele me müüsime, kellele me tahaksime müüa ja kes on meil kontaktisik selle müügi juures.

Suurtel ettevõtetel on tegelikult veelgi keerulisem - nendel on andmeid rohkem, erinevaid süsteeme rohkem ja nemad sageli ei pääse kallitest erilahendustest. Väikestel on lihtsam. Kui mõelda oma ettevõttes kogunevale infole ja korrastada ning ühtlustada see aegsasti, mil infot on veel vähe, käib jaks sellest üle.

Kogu see jutt ei vii meid veel andmelaoni, sellest ehk mõnes teises loos tulevikus. Küll on aga ülalmainitu alus, et meie andmetes ja erinevates infosüsteemiosades tekiks kord ning et tulevikus oleks võimalik hakata vastama äris olulistele küsimustele.

Kokkuvõtteks - mõelge ja analüüsige, milliseid andmeid teil üleüldse koguneb, kuhu nad kogunevad ja kes neid kogub. Seejärel analüüsige, mida kuskil dubleeritakse, miks dubleeritakse ja kas seda saaks vältida. Ja kindlasti kehtestage mingi kord, et sama asja (klienti, toodet, partnerit) nimetataks erinevates süsteemides ühtemoodi, erinevaid asju aga erinevalt.

Autor: Henn Sarv