Audit selgitab välja kitsaskohad ettevõtte logistikas

Pea iga logistiline süsteem tundub kõrvalvaataja jaoks üsna kompleksne ning keeruline. Paradoks on selles, et sageli tekib samasugune mulje ka ettevõtte logistikul, kes peaks olema selle süsteemi valitseja. Praktiliselt on aga logistiku ainsaks ülesandeks protsesside koordineerimine olemasoleva struktuuri raames, mis väldib igasugust olulist arendamistegevust.

Selliste ettevõtetega lähemalt tutvudes võib avastada, et suure hädani pole pikk maa. Lao vahekoridorid on kaubaga ummistunud, iga päev esineb probleeme tarnete ning tellimustega, ostu- ning müügiinimesed riidlevad pidevalt omavahel, töötajad rabelevad, kuid nende pingutused pole kuigi tõhusad. Selliste sümptomite tekkimine viitab selgelt faktile, et osa ettevõte protsessidest on juba ammu ajast ja arust ning need oleks tarvis täielikult efektiivsemate lahenduste nimel ja ajakohaseid praktikaid kasutades ümber ehitada.

Pole mõtet lihtsalt oodata järgmist majandusaruannet, loodetes, et järsult kukkunud numbrid sunnivad omanikke, juhtkonda või kedagi teist hakkama päästemeetmeid rakendama.

Kerkib esile küsimus: millest alustada? Loomulikult korralikust analüüsist, et omada ettekujutust sellest, mis tegelikult ettevõttes toimub. Selline analüüs ehk audit pole sugugi lihtne ettevõtmine isegi kogenud logistiku jaoks, kuna see nõuab süsteemset mõtlemist ja lähenemist koos teatud teadmistega, et leida tähtsamad põhjus-tagajärg seoseid ning mitte eksida õigete probleemide määratlemisel.

Alati pole võimalik selles töös toetuda olemasolevale finantsnäitajate või logistiliste kulude süsteemile. Need võivad olla puudulikud, ühepoolsed või peegeldada vaid minevikku. Lisaks on nende sisu tõlgendamine ja kasutamine sageli raskendatud, ehkki formaalselt võib olukord ettevõttes näida hea.

Et saada ülevaatlikku pilti sellest, kuidas materjalivoog ettevõte logistilist süsteemi läbib, peab see olema võimalikult täpselt kaardistatud.

Eksisteerib mitu kaardistamisviisi sõltuvalt sellest, millist aspekti tahetakse kõige enam rõhutada.

Hangitud teave on äärmiselt oluline, kuna prognoosimine on tarneahela juhtimise ning logistika üks nurgakividest.

Seetõttu muutub valesti kogutud, puudulik või liigne info tõsiseks takistuseks efektiivselt ning ladusalt toimiva logistika jaoks

Kujutab endast traditsioonilist võrdlevat analüüsi (benchmarking), millest on juba kirjutatud sadu artikleid ja raamatuid. Loomulikult, kui korralikku logistiliste kulude ning klienditeenindustaseme monitooringut pole tehtud, on äärmiselt keeruline töötada välja kvaliteetsete mõõdikute süsteemi, mis oleks ülevaatlik, usaldusväärne ning lihtne. Mõistlikum oleks rakendada mingit universaalset mudelit, mis annaks võimaluse klassifitseerida ning standardiseerida protsesse ning omistada nendele universaalsed mõõdikud. Selline mudel on juba olemas ning kannab nime Supply Chain Operations Reference (SCOR)

Logistika on küll võimas ning tulemuslik vahend firma konkurentsieelise saavutamiseks, kuid ladusalt funktsioneeriva juhtimisstruktuurita on praktiliselt võimatu silmapaistvate tulemusteni jõuda.

Mõju all mõeldakse neid suhteid, mis on ettevõttel oma tarnijate, klientide ja teiste osapooltega. Seda osa kaardistades on võimalik hinnata olemasolevaid suhteid, määratleda ka võimalike koostöövõimalusi, elimineerida liigsed vahendajad, leevendada konkurentsi jne. Kaks viimast nn pehmet tegurit teevad analüüsi palju keerukamaks ning komplekssemaks. Seetõttu on kombeks pidada neid mudeli laiendamiseks.

Järgmine etapp on põhiliste valupunktide identifitseerimine ning järjestamine olulisuse järgi. See on logistilise auditi kõige raskem osa, kus pole välistatud ka näiteks väliskonsultandi palkamine. Ehkki Eestis pole veel pädevaid asjatundjaid eriti palju, on nende kaasamisest saadav kasu märkimisväärne. Korralik analüütik tutvub eelmisel etapil korjatud andmetega, teeb lisauuringuid ning annab erapooletu hinnangu toimuvale, pakkudes välja ka võimalikke alternatiive.

Kui on kahtlusi, et valitud alternatiiv ei tasu ennast ära järgmise kolme aasta jooksul, välja arvatud innovatiivsete tehnoloogiate puhul nagu näiteks RFID, tasub kaaluda poolt ja vastu argumente veel kord, sest eksisteerib oht mitte saavutada soovitud tulemust.

Tasub vältida olukordi, kus on valida ainult kaks alternatiivi. Vaba valik saab eksisteerida ainult vähemalt kolme võimaluse puhul.

Autor: Sergei Slepuhhov