Kallim kontoritehnika võib kokkuvõttes tulla odavam

Erinevalt paari aasta tagusest ajast ei saa enam tõmmata selget piiri suurte mitmefunktsiooniliste kombainide ja väikeste ühe-eesmärgiliste seadmete vahele. Erinevate tootjate mudelivalik on äärmiselt lai ja samas hinnaklassis seadmed võivad sobida väga erinevate vajadustega ettevõtetele.

Canon Overalli ärikliendihaldur Riho Kalluse sõnul on erinevaid mudeleid nii palju, et raske on soovitada kindlat mudelit laiemale sihtgrupile. "Oluline on, et kontoriseadmete ostja oleks klienditeenindajaga suheldes võimalikult avatud ja räägiks kõigest, mille jaoks ta seadet kasutada tahab," toonitas ta.

Eraldi printeri, skänneri, faksi jne kasutamine on mõistlik vaid siis, kui kontoris pole kuigi palju töötajaid ning töömahud on väikesed. "Väikeste masinate puhul on üks miinus, mida võib olla raske aduda, nimelt ajakulu. Mitu hajali paiknevat seadet teevad ka ruumikasutuse ja haldamise keerulisemaks," rääkis Overalli koolitusspetsialist Tepo Tepandi.

Samuti on multifunktsionaalse seadme eluiga tavaliselt pikem kui odaval lihtseadmel. "Loomulikult, mida odavam seade, seda väiksem eluiga. Kui lisada sinna veel haldamiskulud ning lehe suurem omahind, siis kokkuvõttes ei tulegi kombain nii kallis. Mida väiksem on esmane investeering, seda suuremad on kindlasti hilisemad kulutused," lisas Tepandi.

Kui võtta eraldi skänner, printer, faks ja koopiamasin, siis nende funktsionaalsus ei saa kindlasti olla sama, mis multifunktsionaalse seadme puhul. "Ei ole väikest printerit, mis klammerdaks, sorteeriks või teeks teisi multifunktsionaalsele seadmele omaseid imesid, eriti veel sellise kiiruse ning töökindlusega," rõhutas Tepandi.

Samuti ei ole lihtsamad seadmed mõeldud intensiivseks professionaalseks kasutamiseks. Kui nendega üritada mitu tuhat lehte kuus välja trükkida, võib tulemuseks olla vajadus uue seadme järele. "Kui üritad sapakaga elu eest Tallinna ja Tartu vahet vihtuda, siis ega sellest head nahka tule," tõi ta võrdluseks.

Tepo Tepandi rõhutas ka tõsiasja, et ühe lehe hind on multifunktsionaalse seadme puhul tunduvalt väiksem kui lihtprinteril. "Eraldi seadmete puhul võib esineda ka nähtust, kus kontoris prinditakse dokument ja kulude säästmiseks hakatakse seda kopeerima, mis on märgatavalt odavam kui lihtprinteriga väljastatult," lisas Tepandi.

Mitmefunktsioonilise seadme suur eelis on ka võimalus kergelt ülevaadet saada, kes mida printinud on ja kui palju. "Viie inimesega firmas ilmselt ei ole tarvidust sellise jälgimise järgi, kuid kui on suurem firma, millel on ka oma spetsiifilised vajadused, siis multifunktsionaalse seadme tarkvara võimaldab kas või näiteks vastava tarkvara või veebiliidese abil täpselt kulusid jälgida ning isegi määrata, kui palju kindel kasutaja mida trükkida võib," lisas Kallus.

Kõik-ühes ehk multifunktsionaalseid printereid (MFP) on väga erinevaid. Lihtsamad ning väiksemad seadmed sobivad isegi kodus kasutamiseks. Olenemata seadme suurusest on MFPde kasutamisel hulk eeliseid.

Seadme funktsioonidest kasutatakse tavaliselt enim just printimisfunktsiooni. Kui aga aeg-ajalt on vaja ka skaneerida, faksi saata või koopiaid teha, siis on otstarbekas valida just MFP.

Kindlasti on ka mugav, kui ühe seadmega saab mitmeid ülesandeid täita. Kasutajad ei pea hakkama selgeks õppima erinevate toodete (faks, printer, koopiamasin jne) süsteeme, kuna mitmeotstarbelisel seadmel on üldjuhul üks lihtne menüü, mistõttu probleeme esineb vähem.

Ei tasu alahinnata ka tõsiasja, et mitmeotstarbeline seade säästab tublisti kasutaja aega. Sageli ei anta endale aru, kui suur on tegelikult tarvikute eraldi ostmisel tehtud aja-, aga samuti ka telefoni- ja kütusekulu. MFP kasutab samu tarvikuid, mida on reeglina juurde tellida lihtsam kui kõiki tarvikuid ühekaupa.

Nii mõnelgi mitmeotstarbelisel kontoriseadmel on ka lisafunktsioon, mis võimaldab tarvikute tellimise automatiseerimisega aega kokku hoida. Seadmele antakse käsk saata tooneri lõppemisel valitud meiliaadressile (näiteks sekretärile, IT-juhile, kasutajale, tarvikumüüjale) vastavasisuline märguanne.

Samuti hoiab mitmefunktsiooniline seade kokku ka ruumi. Ilmselt on nii kodus kui ka kontoris oluline, et kasutatavad seadmed liialt ei laiutaks. Kombaini kasutamine mitme eraldi seadme asemel võib tihti anda juurde isegi kuni ühe töökoha võrra kasulikku lauapinda.