Väikefirmale kättesaadavad ka suurte IT-lahendused

Hansson, Leego & Partner (HLP) on kaheksa töötajaga teadmistemahukas ettevõte, mille põhiteenuseks ettevõtete IT toimimise ja arengu tagamine.

HLP kasutab Microlinki e-posti serveri Exchange renditeenust MLX. Exchange on maailmas üks enamlevinud ja tavaliselt pigem suurematele ettevõtetele kättesaadav e-posti ja grupitöö tarkvara. See võimaldab e-kirjade, kontaktide, ajakavade ja ülesannete haldust meeskonnapõhiselt. Viimane tähendab näiteks ühist ajakava haldust - töökaaslased näevad üksteise kalendritest hõivatust ja kohtumisplaane ning nii saab lihtsa vaevaga planeerida või broneerida aega ühisnõupidamisteks.

Oluline on, et see teenus on kättesaadav igast internetti ühendatud arvutist või nn nutitelefonist ning teenuse toimimise ja tagavarakoopiate tegemise eest vastutab Microlink. Seda suurfirmalikku lahendust pakutakse 200 kr eest kuus ühe kasutaja kohta. Väga vähe. Analoogilise süsteemi sisseseadmine ainult enda jaoks oleks meile maksnud suurusjärgus sada tuhat krooni.

Täiendina MLXi e-posti teenusele kasutame push-mail'i (tõukemeil) teenust firmalt Smarten. See sünkroniseerib Excange'i postkasti sisu reaalaajas meie nutitelefonidega Sony Ericsson P910i. Kogu e-posti kirjavahetus on seega mugavasti hetkega kättesaadav. Push-mail kasutab mobiilsidevõrgu protokolle, mis tagab äärmiselt väikese andmeside mahu.

Selle teenuse puhul on oluline, et loetavad ja kirjutatavad e-kirjad on sünkroniseeritud e-posti serveriga ja seega ei teki telefonis topelt e-postkasti (mis juhtuks näiteks e-kirjade edastamisel telefonile lühisõnumitena, kui sama kiri jääb ka arvutisse alles).

HLP rendib riistvara firmalt 3StepIT. Rentimine võimaldab ka väikeettevõttel võtta algusest peale kasutusele professionaalse riistvara.

Kasutame väikesemõõdulisi kaasaskantavaid arvuteid, värvilist laserprinterit ja nutitelefone SonyEricsson P910i. Kaasaskantav arvuti annab vabaduse pääseda ligi oma töökeskkonnale alati, kui selleks on vajadus või huvi sõltumata asukohast ja ajast. Mina eelistan arvuteid kaaluga kuni kaks kilo, sest raskemad ja suuremad ei ole enam kaasaskandmiseks praktilised.

SonyEricsson P910i on nn hübriidtelefon - tavatelefoni mõõtmesse on mahutatud ka taskumärkmik ehk PDA. Taskumärkmik sisaldab Exchange'i parimat osa - kontakte, kalendrit ja ülesandeid. Seega on minu ligi 900 kontakti ja tihe kalender kaasas ka toidupoes ja mererannas ning ärikohtumiste planeerimist ei pea edasi lükkama. Sony Ericssoni mudel P910i on just parajasti sellises mõõdus, et seda on mõnus kaasas kanda. Tavapärast pihuarvutit naljalt teksapükste taskusse ei mahuta.

Kontoris on meil juhtmevaba arvutivõrk ehk WiFi. Kuna enamik kaasaskantavatest arvutitest sisaldab traadita internet kasutamise seadet, on WiFi igati mõistlik lahendus oma kontori sidestamiseks.

Lisaks soodsale ja kiirele sisseseadmisele annab see töökoha liikumisvabaduse kontoris (nt arvuti kasutamine koosolekul).

Ühendust internetti pakub Elion. Väikekontori paketis sisaldub ka firma domeeni ja ettevõtte veebilehekülje teenus. Väga mugav ja see ei too meile kaasa mingeid lisakulusid.

Firma teadmiste kaitseks ja tõhusa ühistöö tagamiseks on meil kehtestatud reegel, et kõik töö käigus loodavad dokumendid (kaasa arvatud mustandid) peavad asuma firma failiserveris.

Ka n-ö välitööl loodud dokumendid laaditakse läbi turvalise andmesideühenduse (virtuaalne privaatvõrk ehk VPN) abil HLP dokumendihoidlasse.

Kuna kõigil meie töötajatel on ka kodus internetiühendus olemas, on võimalik efektiivselt ja turvaliselt teha tööd kogu HLP teadmistepagasiga.

Üks vahvamaid leide mõnusaks infohalduseks on tarkvara MindManager firmalt Mindjet. See on visuaalne info ja seoste haldamise rakendus. Suurepärane vahend mahukate infohulkade (andmete, dokumentide, märkmete) mahutamiseks lihtsalt haaratavasse nn teadmistekaarti. Kasutame seda oma ettevõttes laialdaselt erinevate valdkondade (projektide, klientide, töötaja ABC jms) haldamiseks.

Toon ühe näite tehnoloogia ja infohalduse võimalusest. Hommikul teel lasteaeda saan kõne äripartnerilt kohtumissooviga. Vaatan oma telefonikalendrist sobiva aja ja lepime selle kokku.

Fikseerin selle ka kalendris. Esimeses WiFi alas (nt Statoilis) võtan VPNi kaudu ühendust HLP dokumendiserveriga ja vaatan partneri taustakaardilt, mis info meil on olemas selle äripartneri kohta ning millised tegevused on temaga pooleli. Muuhulgas saadan koostööpartnerile e-posti keskkonna kaudu koosoleku kutse koos koosoleku juurde kuuluvate dokumentidega. 15 minutiga on koosolek osapoolte kalendrites planeeritud, abimaterjalid jagatud ja mina olen nõupidamiseks valmis.

Meie IT-lahenduse olulisemad elemendid on renditud kaasaskantavad arvutid ja tarktelefonid, kasutajapõhise kuutasuga e-postiteenus ning VPN-ühendus ettevõtte dokumendiserverisse. Need annavad meile mõistliku kuluga paberivaba, inforikka, asukohast ja ajast sõltumatu töökeskkonna.

Iga ettevõte ei vaja sellist lahendust, aga raske on leida juhti, kellele kvaliteetne infohaldus efektiivsust juurde ei anna.

Autor: Erkki Leego