Projekti kavandades tuleb arvestada määramatusega

Projekt läks üle tähtaja, projekti eelarve ei olnud piisav või tulemus pole päris see, mida oodati - tähendab, ei arvestatud määramatusega.

Iga projekt peab toime tulema kolme piiranguga: tähtaeg, eelarve ja tulemus ehk ettenähtud tähtajaks ja ettenähtud eelarve piires tuleb üle anda kokkulepitud tulemus.

Kuna määramatus ja ettenägematud asjaolud on projektide lahutamatu osa, planeeritakse projektidesse sisse aja- ja rahavaru ehk puhver.

Ideaalis sooviksime saavutada kokkulepitud tulemuse (või pisut parema) vähemalt tähtajaks nii, et rahavarust moodustuks kasum. Kui määramatus sisse lööb, hävitab see paraku meie varud ja sõltuvalt seatud tingimustest on tulemuseks kas tähtaja ületamine, kasumi kahanemine olematuks, tulemuse allajäämine kokkulepitule või halvimal juhul kõik koos.

Tüüpilisemad määramatused on ilm, haigestumised, tarned jms. Et püsida konkurentsis, ollakse varude planeerimiselt liialt optimistlikud, eeldades, et küllap on määramatus meie puhul tühine.

Praktika aga näitab, et suurde ossa projektidest lajatab siiski sisse määramatus. Kogenud projektitellijana on mõistlik arvestada, et vähemalt ühe piirangu ületamine on üsna tõenäoline, seda kinnitab praktika. Sel juhul on mõistlik kehtestada piirangutele prioriteedid: milliste tingimuste osas järeleandmisi ei tehta ja millistes piirides on järeleandmised veel vastuvõetavad.

Projekti planeerides on mõistlik panna projekti piirangud prioriteetide järjekorda ja arvestada neid projekti lepingutingimuste ja sanktsioonide koostamisel, milles järeleandmisi teha ei saa ja millises osas on järeleandmised mõeldavad. Näiteks on projekti tulemused tihti lepingus kirjeldatud ja projekti ei võeta enne vastu, kui tulemused on saavutatud (tulemustes järeleandmisi ei tehta). Sageli on lepingud ka fikseeritud hinnaga, mis ütleb, et eelarves järeleandmisi ei tehta. Tähtaja ületamisele on määratud viivis, mis annab mõista, et tähtaja ületamine teatud ulatuses on mõeldav.

Projekti planeerides mõelge, mis tüüpi projekt teil on ja vastavalt seadke oma projektile piirangud.

Pole mõtet olla sinisilmne ja nõuda kõigi piirangute tingimusteta täitmist, sel juhul enamik projekte kas ei mahu piirangute sisse või on nende maksumus põhjendamatult kõrge. Tuleb arvestada reeglit, et mida suurem on määramatuse risk, seda suurem on projekti maksumus ja vahe maksab kinni tellija.

Autor: Avo Aasma