Ladu on kaupu täis, aga andmeladu tühi …

Käesoleva aasta alguses kirjutasin ITees andmete kogunemisest ja info puudusest (vt jaanuarikuu ajakirjast "Meil on palju infot, aga vajalikku infot ei ole"). Väitsin, et firma peab analüüsima, kuhu ja mis andmeid ta kogub ning võimaluse korral vältima dubleerimist. Täna jätkan seda teemat.

Iga ettevõtte infosüsteemis keskendutakse enamasti ja esialgu sellele, et kõigil oleks oma tööfunktsioon võimalikult efektiivne.

Projekteerijatele eri tarkvara, kassasüsteemid, raamatupidamine jms. Seda osa meie arvuti- ja programmivärgist kutsutakse ka operatiivsüsteemideks ja nendele on võimalik palju aega ning raha kulutada.

Enamasti ei oska ei neid teinud IT-mehed ega IT-firmad öelda, kui palju on neist operatiivsüsteemidest tegelikult kasu ehk milline on lahenduse tellija jaoks tehtud kulutuse ja saadud tulemuse suhe.

Kõigil on aga selge, et vähegi intensiivsema ettevõtte juures on selliseid igapäevasüsteeme vaja ja nendele tuleb kulutada.

On aga üks tööroll, mille vajadustele mõeldakse tihtipeale viimases järjekorras. Vahel sellepärast, et ei teata sellele mõelda, vahel aga ka sellepärast, et ei ole aega või raha. Need on ettevõtte juhid.

Ettevõtte juhtimisel on vaja teha otsuseid, otsuste tegemiseks on vaja infot. Infot on, aga seda pole kunagi õigel ajal ja õiges formaadis ja tulemuseks on see, et otsuste tegemisel kasutatakse sisetunnet, osalist infot või ebatäpset teavet.

Operatiivinfosüsteemide kõrvale on järjest rohkem vaja juhtimisinfo süsteeme. Mis need täpselt on, ei olegi alati üheselt selge. Kui igapäeva tööd ja toimetused on sageli väga hästi ette määratud, siis juhtimisotsuseid tuleb enamasti teha ootamatult ja ettemääramata tingimuses.

Eelnevast võib jääda mulje, et juhtimist ei saagi oma infosüsteemiga toetada, et juhtimist toetavad natuke kõik teised süsteemid. See on nii, aga päriselt ei ole ka. On olemas terve valdkond, mis on just keskendunud juhtimisinfo süsteemsele ettevalmistamisele ja juhtimiseks vajalikele küsimustele kiirelt vastamisele.

Sinna kuuluvad ekspertsüsteemid, teadmusbaasid operatiivinfost (klienditeeninduse logid, probleemipäevikud, riskianalüüsi ja toimimise dokumendid jms). Samuti andmelao ja andmekaevanduse rakendused.

Juhtimisinfo suurim mure on see, et teda on palju, juhtimisküsimused nõuavad aga konkreetset ja väga täpset tükki sellest infost.

Otsustussüsteemid ja andmelaod on läbi aastakümnete olnud suurte ja rikaste ettevõtete pärusmaa. Kuna tegemist on kalli tehnoloogiaga, suurte andmemahtudega ja keerukate küsimustega, siis on keskmised ja väikesed ettevõtted sellest kaugele jäänud. Tänaseks on aga elu muutunud.

Väikese ettevõtte infomahud on praegu juba suuremad, kui oli 30 aastat tagasi mõne hiidfirma kogu andmebaas. Juba tavalise lauaarvuti sisse mahub infot rohkem, kui suurarvutite ajastu arhitektid unistada julgesid. Samamoodi on tehnoloogia edasi arenenud, standardiseerunud ja muutunud sellega odavamaks.

Kui aastaid tagasi tuli juhtimisinfo ja andmelao juures teha kulutusi juhtimisinfo analüüsile, vajaliku teadmusbaasi kokku panemisele ja seejärel selle realiseerimisele, siis nüüd on hoopis lihtsam.

Jah, analüüsimisest ei pääse kuhugi - iga ettevõte, tema ülesehitus ja info on erinevad ja nii vajadusedki. Andmete kokkupanemine ja andmelao realiseerimine on aga muutunud odavaks ja käepäraseks kõigile. See tähendab, et otsuse tegemise süsteemid on käepärased kõigile ettevõtetele. Ja selleks tehtud kulutus sisaldab endas

valdavalt just meie ettevõtte ning äri analüüsi - seega on kindlus suurem, et saadud tulemus vastab ka just meie vajadustele.

Teine iseloomulik asjaolu on raha kulutamine ja selle otstarbekus. Operatiivsüsteemide, nende uute versioonide ja lahenduste puhul ei tea otsustajad sageli, mis on saadav kasu, milline on kulutuse ja saadud tulemuse vahekord. Võib tekkida küsimus, kas efektiivsuse tõus ikka korvas koolitusele ja tarkvarale või riistvarale tehtud kulutused. Juhtimissüsteemide puhul on aga palju selgem lugu - juhid tunnevad loodud süsteemi tulemuslikkust nii-öelda omal nahal.

Iga ettevõte, iga juht peaks juba täna vaatama ja mõtlema, kas tal on alati juhtimiseks vajalik info olemas ja käepärast. Kas ettevõttes kogunev info on sobiv otsustuste tegemist aitama. Õnneks on meil Eestis ettevõtteid (küll vähe, aga ma tean mõnda), mis oskavad sel teemal nõu anda, analüüsida ja leida sobivaima viisi, kuidas muuta kogunenud äriinfo äriliselt kasutatavaks juhtimisinfoks.

Autor: Henn Sarv