Automaatse meilivastuse kasutamine heaks tavaks

Enamasti teab töötaja töölt eemalviibimisi ette ning siis on oluline meeles pidada, et ta sellest ka kliente, partnereid ja kaastöötajaid teavitaks.

Hea viis seda teha on panna oma kirjakastile peale automaatvastaja (automaatvastus, out-of-office-assistant, autoreplay), mis teavitab kirja saatjat adressaadi äraoleku ajast ja asendajast, kes vajadusel lahendusi leiab.

Mõned ettevõtted on oma klienditeeninduse standardites võtnud endale kohustuse vastata kliendi kirjadele teatud aja jooksul ja reklaamivad seda ka oma klientidele. See, kas firma töötaja töölt ära olles automaatvastajat kasutab, sõltub paljuski firma töökultuurist.

Sageli võib kirjadele vastamise kiirus olla aga mõjus konkurentsieelis. Seega on töötajal lubamatu jätta automaatvastus oma äraolekul peale panemata.

Tavapärasem viis on anda kirjakastile käsk, et kõik saabuvad kirjad saavad standardse vastuse. Sõltuvalt töö iseloomust on võimalik kasutada erinevaid automaatvastuse seadistusvariante. Näiteks saab vastuse saata vaid konkreetsetele adressaatidele või anda käsu suunata saabunud kiri asendajale edasi ja kirja saatjale lähetada selle kohta info. Võimalik on, et automaatvastust ei saadeta neile kirjadele, mis on koopiana kellelegi teadmiseks saadetud.

Kui on siiski juhtunud, et kontorist väljasoleku abimees on meelest läinud või töötaja haigeks jäänud, on võimalik paluda firma IT-töötajal mure lahendada ning automaatvastus tööle lülitada.

Kindlasti ei saa häid äritavasid järgiv ja hea klienditeenindusega ettevõte endale lubada, et nende kliendid ja koostööpartnerid mõne töötaja puudumise tõttu unarusse jääksid. Seega võiks sellistes organisatsioonides automaatvastaja kasutamine olla kõigile töötajaile kohustuslik.

Automaatvastuste kasutamine on Eesti Pangas normiks saamas. Osadel ametikohtadel (näiteks ajakirjanikega suhtlevad töötajad) on see elementaarne ja üle 24tunniste eemalviibimiste puhul lülitatakse sisse teade asendaja kontaktide ning töötaja naasmise kuupäevaga.

Teate kasutamine võimaldab rahuliku südamega puhata ja mitte muretseda kiiret reageerimist nõudvate e-kirjade pärast.

Samas kujutab automaatvastus endast ka ohtu, kuna rämpsposti saatjad saavad selle kaudu kinnituse, et antud aadress on aktiivne.

Autor: Marit Antik