Põhjalik ettevalmistus aitab negatiivseid üllatusi vältida

Küsimustele vastab Mercuri International Eesti ASi konsultant Joona Aruväli.

Tihti on ruumis olev mööbel fikseeritud ja selle asukohta ei saa muuta. Lähtuvalt koolituse eesmärgist ja teemast tuleb ka kohandada istekohad ruumis. Näiteks meeskonnakoolitusel on hea, kui tekivad väiksemad grupid, kus erinevaid rühmatöid teha, ümarlaua puhul istuvad mõned koolitatavad seljaga koolitaja poole. Samas võib see sama ruum olla segajaks koolitusel, kus dialoog on peamiselt osaleja ja koolitaja vahel.

Paljudes koolitusruumides on lauad liialt kitsad. Kitsastelt laudadelt, laiusega 40-50 cm kipuvad asjad maha kukkuma ning samas on seal ebamugav materjale hoida. Samuti on raske panna sinna nimesilte. Sobivaks laua laiuseks on 80 cm kuni meeter.

Ruumi valgustus ei tohi koormata silmi. Kohati segab päikevalgus nähtavust ekraanil, samas peab olema piisavalt valge, et oleks mugav kirjutada.

Koolitusruumide pakkujate edastatav info ruumi mahutavuse kohta võib tekitada segadust. Tihtipeale tuuakse välja maksimaalne inimeste arv ruumis, kuid reaalselt võib ruumi mahtuda oluliselt vähem inimesi. Näiteks kui ruumi spetsifikatsioonis on kirjas, et ruum mahutab lahedalt 25 inimest, mis on õige, siis koolituse seisukohast mahub sinna kuni 15 inimest. Suurem hulk inimesi hakkab end kitsikuses tundma. Ebamugav on veeta kaheksa tundi ruumis, mis meenutab ühistransporti tipptunnil. Ka nõrk ventilatsioon mõjub kursuslastele väsitavalt.

Igas koolitusruumis peab olema seinakell, sest koolitus käib kella järgi.

Koolitustehnika peab olema korras, ekraan sirge ja sobiva suurusega. Tootja 3M soovitab valida ekraani suuruse istujate kauguse järgi ekraanist - kaugeim istuja ei tohiks olla kaugemal kui kuus korda ekraani diameeter. Kui ekraani diameeter on üks meeter, ei tohi kaugeim istuja olla ekraanist kaugemal kui kuus meetrit. See oleks miinimum, et ekraanilt oleks mugav lugeda ja märkmeid teha.

Koolitusruum peaks olema teistest ruumidest eraldatud, see ei tohiks olla läbikäidav ning teistest ruumidest ei tohi kosta müra.

Kindlasti tasuks ruumi valikul uurida koolitaja nägemust, kuna koolitaja teab, millistele nõudmistele peaks vastama koolitust toetav ruum. Samuti on oluline ruumi eelnevalt näha, ehkki tavaliselt annab ülevaate ka pilt.

Kasulik on koguda seminariruumi saamiseks paar-kolm pakkumist ning hinnata siis ruumide sobivust konkreetsest koolitusest lähtuvalt. Ruumipakkujatel on see info olemas ning nad jagavad seda lahkelt. Ruumi põhjalik ettevalmistus hoiab ära ebameeldivad üllatused koolituse ajal.

Seminariruum mõjutab nii seminari käiku kui ka selle jooksul antud info omastamist.

Üldiselt on koolituste ja konsultatsioonide eesmärgiks anda osalejatele uut oskusteavet. Osalejate ülesanne on mõista pakutavat, kohandada see firmale ning rakendada seda parimal kujul isiklike ja firma eesmärkide saavutamiseks.

Siin keskendungi pigem teisele etapile ehk uue oskusteabe omandamisele.

Koolituse sisu kõrval mõjutab koolituse tulemust ka keskkond, kus koolitus toimub. Mõned ruumid aitavad materjali omandamisele kaasa, mõned aga takistavad know-how' edastamist. Koolituse tulemuse suhtes sobivaimad on ruumid, kus on pidevalt värske õhk, vaikus, selge valgustus ja küllaldaselt ruumi.

Kuidas ja kas saavad seminariruumid mõjutada koolituse tulemust? Ruum koos välise müra, valgustuse, ventilatsiooni, akustika, tehnika, mööbli, ruumi värvuse ja muu sellisega on koolituse keskkond, mis mõjutab meie meeleolu ja tähelepanuvõimet ning seeläbi ka koolituse edukust.

Autoparklast kostev signalisatsioon, seminariruumi tumedad seinad, vilkuv valgustus, umbne ruum ja kipakas mööbel on näited detailidest, mis segavad meid keskendumast olulistele teemadele. Samamoodi nagu filmi vaatamist mõjutada kinosaal: helisevad mobiiltelefonid, väline müra, vilkuvad lambid, jahedus või palavus jne.

Koolituse ja koolitusruumi sobivust saab hinnata ka selle järgi, kui edukalt omandati räägitu koolituse käigus. Kindlasti mõjutab seminariruum nii koolitust kui ka teabe hilisemat realiseerimist. On suur vahe, kas pärast koolitust öeldakse, et olen sellest asjast midagi kuulnud, või et ma tean, kuidas uut infot enda töös kasutada.

Autor: Gert Uuetoa