Ruumi tunnikaupa rentimine tuleb päevahinnast kulukam

Sobivaid seminariruume otsides on üheks valikukriteeriumiks nõutav hind. Sobiva pakkumise leidmiseks peab teadma planeeritava ürituse kestust, sellest lähtuvalt selgub, kui kulukaks seminari korraldamine firmale läheb.

Kulude kalkuleerimiseks on lihtsaim variant liita kokku tunnihinnad, mida ruumi eest küsitakse. Paaritunnise seminari puhul on see ka ainuke variant. Mida pikemat ruumikasutust planeeritakse, seda tõenäolisem on, et seminaripidajale tehakse hinna osas soodustusi.

Tallinna Matkamaja juhataja Virve Viljuse sõnul sõltub küsitav hind sellest, kas üritus on lühike või kestab mitu päeva. Sõltuvalt ürituse kestusest jääb Matkamaja ruumide üür hinnavahemikku 295-450 krooni tund.

Radisson SASi hotell pakub seminariruumide puhul võimalust valida tunni- ja päevahinna vahel. Broneeringute administraatori Annika Sillaku sõnul maksab kolmetunnine saalikasutus 2065 krooni, lisatund 685 krooni, päevahind 3945 krooni.

Pärnumaal asuva Ojako Turismitalu seminarisaalis on konsultant Ly Oja andmetel mõistlik päevahinda küsida siis, kui üritus läheb pikemaks kui viis tundi. Nimelt maksab Ojako turismitalus viietunnine ruumikasutus - 200 krooni tund - sama palju kui päevahind ehk 1000 krooni. Ojako seminarisaal mahutab umbes nelikümmend inimest.

Tavaliselt küsitakse maapiirkonna seminariruumide puhul madalamat hinda kui linnas. Kaugemal asuva hotelli või turismitalu kasuks otsustamisel peab aga ürituse korraldamisel arvestama lisakuludega transpordile.

Mitmeid toredaid seminaride pidamise võimalusi leiab spetsiaalselt selle eesmärgiga loodud puhkekohtades, mis asuvad suurematele linnadele üsna lähedal. Kaugemaid kohti maksaks otsida siis, kui on planeeritud mitmepäevane väljasõit koos kohapeal ööbimisega. Sellisel juhul moodustab seminar kogu üritusest tavaliselt vaid osa ning selle juurde kuulub ka meelelahutusprogramm. Enne koha valimist tasub mõelda küsimuse üle, mis on ürituse eesmärk: kas seminari korraldamine on ainuke sisu, mida kohalt nõutakse, või soovitakse, et koht pakuks seminari järel ka lõõgastusvõimalusi.

Loomulikult maksab seminari korraldamine rohkem, kui ainult nõupidamisruumi asemel tellitakse terve puhkekompleks koos saunade ja majutusruumidega. Sellisel juhul ei saa arvestada ainult tunni- või päevahinnaga: hind sõltub osalevate inimeste arvust ning teenustest, mida kasutatakse.

Seminariruumide hind sõltub ka sellest, kas koht on rajatud spetsiaalselt seminaride pidamiseks või pakutakse ruume muule tegevusele lisaks. Spetsiaalselt rajatud konverentsikeskuste üürihind on tavaliselt kõrgem, kuid see-eest on ruumid sageli funktsionaalsemad.

Seminariruumide üürihinna hulka kuuluvad tavaliselt elementaarsed lisavahendid, nagu pabertahvel ning ekraan. Vajalikke tehnilisi vahendeid saab tellida lisatasu eest. Vahendite olemasolu ja nende kasutamise hinda tasub küsida varakult, siis jõuab puuduvad vahendid veel vajadusel tellida.

Tallinna Matkamaja juhataja Virve Viljus ütleb, et iga kliendiga käitutakse paindlikult. Kui neilt soovitakse tellida kogu üritusepakett, tellib Matkamaja nõutavad abivahendid. Sõltumata sellest, kas lisavahendid on kohapeal võtta või tellitakse nad mujalt, tuleb nende eest maksta.

Spetsiaalsed konverentsikeskused on lisavahenditega hästi varustatud. Näiteks Radisson SASi seminariruumides pakutakse seminaripidajale laia valikut lisainventari video-dataprojektorist ja sülearvutist tõlketeenuseni.