Eesti sobib ka välisfirmade üritusteks

Eestimaad külastavate välisturistide arv näitab stabiilset kasvu. Lisaks puhkuseturistidele kasvab jõudsalt ka korporatiivturistide (incentive tourism) arv. Soodsate asjaolude kaasmõjul on Eesti tänaseks arvestatav sihtkoht, mille vastu väliskorporatsioonid huvi tunnevad.

Teenuseosutamise protsess ise on väga pikaajaline, päringu saamisest ürituse toimumiseni võib vahel minna rohkemgi kui poolteist aastat. Sellesse aega mahuvad läbirääkimised vahendusfirmade ja lõpptellijaga, kliendi esindajate Eestis käimised, teenuste ja toodete testimine ning detailsete tegevusplaanide koostamine. Üritus ise võib kesta vaid mõned päevad, kuid ometi on sellega ainuüksi strateegilisel tasandil seotud viis kuni kaheksa inimest.

Pakkumisse kaasatakse alati mitmesuguseid sihtpaigale omaseid tegevusi ja kohti, mida ürituse käigus võiks kasutada.

Kui klient on teenuseid põhjalikult testinud, jäävad sõelale vaid hoolikalt valitud tegevused. Kriteeriumiteks on eelkõige kõrge kvaliteet ja unikaalsus.

Kõrge tasemega üritused panevad proovile kõik osapooled. Nii on näiteks Broadline selgitanud enda jaoks välja ettevõtted, kellega koos saab Eestis maailmatasemelisi sündmusi korraldada ja võtta vastu üha suuremaid väljakutseid. Õnneks on kohalikul turul partnereid, kelle suhtumine töösse tunnustust väärib.

Broadline'i kogemus näitab, et Eestis on olemas näiteks nii maailmatasemel bussifirma, peoteenindusettevõte kui ka keskkonnad ja toimumiskohad, mis on unikaalsed ning kannavad välja tipptasemel ürituse.

Tipptasemel teenuse pakkumiseks peab olema meeskondades ka hulk andekaid partnereid nagu sisekujundajad, kunstnikud, skulptorid, artistid, floristid ja kindlasti kõrgtasemel giidid, kes suudavad väliskliendi soovid täita. Tuleb tõdeda, et näiteks meie luksus- ja boutique-hotellide kõrge teeninduskultuur võib kliendi ootusi ka ületada.

Lisaks on vajalikud tipptasemel heli-, valgus- ja videotehnilised lahendused ning paindlikud ja moodsad telklahendused.

Kaalukaim osa kõrgetasemelise teenuse poole püüdlemisel sõltub inimestest endist, mitte tehnilistest lahendustest ja moodsatest hoonetest. Kvaliteet tuleb eriti selgelt esile just inimeste paindlikkuses, koostöövalmiduses, kogemuses ja oma ala tundmises.

Korporatiivturistidest väliskliente teenindades peab olema väga hea pingetaluvusega ning paindlik diplomaat kliendi soovide ja meeleolude vahendamisel partneritele, kelle abil kõik need soovid täita tuleb.

Et Eestisse tuleks enam korporatiivturismi, peaksid meie ürituste korraldajaid olema senisest veelgi paindlikumad, kannatlikumad ja entusiastlikumad. Kindlasti peab olema valmis kinnitatud plaane käigupealt muutma ja uuendusi kvaliteetselt tegema.

Välistellija esindajatega suhtlemine neis projektides on kohaliku vastutaja jaoks eelkõige arendav ja rikastav kogemus, kuna märkusi ja ülesandeid tuleb korraga viie-kuue inimese käest.

Kvaliteeti hinnatakse küll mitmete tõekspidamiste järgi, kuid üks on alati peamine - teenuse ja toote vastavus kõrgete nõudmistega kliendi soovidele ja ootustele. Kuni nõudmisi ei täideta või ei ületata, ei saa rääkida kvaliteedist pikemas perspektiivis.

35 limusiini. Eestis üritust korraldanud Prantsusmaa ettevõtte nõudmine oli, et sõiduvahenditeks oleksid uued mustad Mercedesed või Audid. Need leidsime tänu headele partneritele ning vaatepilt oli muljetavaldav. Isegi ajakirjandus pani tähele ja tundis huvi, kes on need 35autolise kolonnina mööda Harjumaad ringi sõitvad salapärased külalised.

Juhatuse esimehe veidrused. Palmse mõisas on maaliline tiik, kus kalu ei ela. Tellijaettevõtte president oli suur harrastuskalastaja ja soovis ka Palmses kindlasti kalastada. Ei jäänud muud üle, kui kalakasvandusest tiiki kalad organiseerida. Kalastusest ei tulnud tol päeval midagi välja, kuna ilm oli oodatust pisut jahedam ja mõisaetenduste programm tuli käigupealt ümber mängida. Nii püüti osa kalu pärast üritust professionaalide endi poolt välja, ülejäänud aga jäidki kõigile kohalikele soovijatele õngitseda.

Keskkond. Õhtusöök Kadrioru kunstimuuseumis. Toolidele tuli selleks puhuks õmmelda valged pidulikud toolikatted, seinad dekoreerida valge õhulise kangaga ning kaunistada liblikate ja valgusega.

Lauakaunistuses määrati ära mitte ainult lillede arv vaasis, vaid ka kroonlehtede arv ja värv õiel. Väljakutse oli see kõigile korraldavatele osapooltele, kuid hakkama saadi ideaalselt. Peoteenindusfirma teenis gurmeemenüüga välja prantslaste aplausi, mis on väga suur tunnustus.

Lõpptulemus. Üritus oli väga edukas. Kõik pidid andma endast maksimumi. Kui maksimumist jäi protsessis pisut puudu, märgati seda kohe ja anti väga kriitilist tagasisidet selle nimel, et lõpptulemus ületaks ootused.

Autor: Paavo Pilv