Valed otsused lähevad järjest kallimaks

Kas tead, et keskmiselt kulub otsustajatel iga päev 17-25% tööajast informatsiooni otsimisele? Kas tead, kui palju see aeg maksab rahanumbrites?

Need küsimused peegeldavad uuringute järgi ettevõtete keskmist seisu, mis praegu valdavalt valitseb. Mida aga tulevikult oodata? Kas veel suuremaid kulunumbreid?

Jälgides trende, mis otsuste ettevalmistamisele kuluvale ajahulgale edaspidi mõju avaldavad, ja eeldades, et olemasoleva situatsiooni muutumiseks midagi ette ei võeta, võiks tõesti valmistuda kulunumbrite suureks kasvuks.

Teisalt ei ole aga mõeldav, et seesuguseid suuri summasid ei tahetaks kokku hoida. Lahendused on kättesaadavad kõigile.

Valdavalt kulub Eesti ettevõtetel otsuste ettevalmistamise töös Pareto printsiipi rakendades 80% ajast andmete kogumisele ja vaid 20% jääb analüüsile ning järelduste tegemisele.

Analüüs ja järeldused annavad aga peamise väärtuse, mida otsuste vastuvõtmiseks vaja, andmete kogumisele kuluva aja panus seesuguse osakaaluga on küsitav. Tekib tahtmine suhe vastupidiseks pöörata - miks mitte?

Andmete kogumisele kuluva aja vähendamisest tuleks läbiva joonena alustada kõigil.

Lahenduste valik, mis esmalt kaasa aitab, on lai, ulatudes täisautomaatsete efektselt kujundatud aruanneteni, mis näiteks elektronposti abil laiali saadetakse. Kui palju need lahendused aga otsuste kvaliteedile kohe kaasa aitavad, tuleb igaühel ise hinnata.

Reeglina tekib esialgsete aruannete vaatamise järel vajadus "vaadata numbrite taha". Vaja on teada saada juurpõhjused, mis mingi tulemuse kujundamisele kaasa aitasid.

Põhjusteni viivate analüüsidega koos võetakse tavapäraselt kasutusele graafikutel kujutatud trendianalüüsid või muud võimalused tulemuste ajalise muutumise kujutamiseks.

Edasi tekib vajadus juba statistiliste analüüside järele, siis stsenaariumite kujundamine ja otsuste läbimängimine (what-if-analüüsid) ning nii muutub otsustusprotsess pidevalt keerukamaks.

Uute otsustajate lisandumise ja otsustajate ringi laienemise tingimustes tõuseb vajadus otsuste kvaliteedile kaasa aitava koolituse järele.

Aruandluses on ühelt poolt vaja seega monitoorida kujunenud tulemusi, kuid teiselt poolt vaja kiiresti teada saada tulemuste mõjutamise hoovad.

Väga suured nõudmised esitatakse informatsiooni kogumisel kasutatavate vahendite väljenduslikkusele ja interaktiivsusele.

Rõhk seatakse kõikvõimalikele graafikutele, näidikutele ja piltidele. Hiina rahvatarkus, mis väidab, et üks pilt on rohkem väärt kui tuhat sõna, leiab kinnitust.

Aina rohkem võetakse kasutusele spetsiaaltarkvarade abil loodud süsteeme, mis ettevõtte erivajadustest lähtuvad ja kõige tähtsamatest mõõdikutest kiire ülevaate annavad.

Üldnimetusena võib seesuguseid lahendusi nimetada juhtimislaudadeks, mida kasutatakse ettevõtte tippjuhtimises, kuid mis võimaldavad liikuda kiiresti ja lihtsalt üldtulemuse juurest sügavamale, tulemusi mõjutavate põhjusteni.

Märksõnadeks saavad edasiste lahenduste puhul kiirus, lihtsus ja atraktiivsus otsustaja jaoks. Võime öelda, et kui need kriteeriumid on täidetud, on astutud suur samm otsustele vastuvõtmisele kuluva aja vähendamise suunas.

Järjest tihenev konkurents on liikumapaneva jõuga. Nagu ettevõtetele omane, tahetakse aasta-aastalt aina rohkem, sõltumata sellest, kas tegemist kõrgema kasumi, suurema turuosa, parema maine või millegi muuga. Kui turuosalistel on sama soov, on edu tagamiseks vaja teha midagi konkurentidest paremini.

Vaja on läbimõeldud ja kiiret tegutsemist. Otsustusprotsessis on tegemist kahe vastandliku teguriga. Esimene justkui eeldab suuremaid väljaminekuid info otsimisele ja analüüsile, teine aga võib valusalt kätte maksta ebapiisavalt ettevalmistatud tegevuse tõttu, millest on lõppkokkuvõttes rohkem kahju kui kasu. Otsuste kvaliteet ja vastuvõtmise kiirus seatakse surve alla.

Organisatsioonide juhtimises on tavapärane suund järjest suureneva detsentraliseerumise poole - otsustajate hulk suureneb.

Informatsiooni hulk, mis vajab tähelepanu ja läbitöötamist ning millele on vaja reageerida, kasvab suure kiirusega. Erinevad allikad on väitnud, et kasutatava info hulk kahekordistub 2-3 aastaga. Tulemus on saadud minevikus toimunud muutuste jälgimisel, kuid ei ole alust arvata, et midagi edaspidi muutuks. Pigem võib eeldada veelgi suuremat kasvu.

Informatsiooni mahu kasvades suureneb vajadus panustada tänasest enam aega info töötlemisele, järelduste tegemisele ja otsuste ettevalmistamisele. Seni on see roll olnud suuresti analüütikute kanda.

Toiminud on tööjaotus stiilis otsustaja selgitab analüütikule, millised peaks olema otsuse ettevalmistamiseks vajalikud tegevused, ja analüütik teeb "musta töö" andmete kogumisest kuni järelduste esitlemiseni. Tihti selgub tulemuse esitlemisel, et üht-teist on vaja veel arvesse võtta, ringi teha või muud taolist. Tegevused võtavad aega, otsustamine venib, kuid konkurents surub tagant. Tekib vajadus protsessi lühendamiseks.

Võiks arvata, et suureneva infomahu läbitöötamiseks ja korralikult analüüsitud otsuste kiiremaks vastuvõtmiseks oleks vaja suurendada analüütikute hulka. Praktika väljendab aga vastupidist liikumist. Analüütikute hulk ei suurene, vaid vastupidi, väheneb ka detsentraliseerumisest tingitud otsustajate lisandumise tingimustes. Näha on isegi liikumist selles suunas, et osa seni analüütikutele delegeeritud tööst liigub tagasi otsustajate enda ülesannete hulka.

Konkurentsitingimustes, kui suurenevast infomahust tulenevalt on kasutada järjest piiratum ajahulk, saab edaspidi selgelt suurema tähelepanu osaliseks otsuste kvaliteet.

Kindlasti ei ole rõhk asetatud aga senise kvaliteedi säilitamisele, vaid sootuks uue ja kõrgema otsustuskvaliteedi saavutamisele. Informatsiooni hankimisel panustatakse keerukamatele lähenemistele ja kaasneb järjekordne otsuste ettevalmistamise aja ja seega ka maksumuse suurenemise oht.

Hansapanga tippjuhtkond alustas kaks aastat tagasi kiiremate äriotsuste ja -kvaliteedi parandamise programmi eesmärgil juhtimisinfosüsteemi projekti.

Vajadus selle järele tekkis lähteandmete paljususest, mida oli raske klientide, toodete, kanalite järgi liigitada, kuna need paiknesid erinevates andmebaasides ja üksustes. Juhid vajasid usaldusväärset ja tõendatud informatsiooni, mis saavutatakse ühtse ärilise konteksti lisamisega andmetele.

Lisaks oli vaja kiirendada jooksva kuu finantsraportite väljastamist. Tänaseks oleme tänu uuele süsteemile suutnud organisatsiooni sees ühtlustada arusaamu ja vaateid ning loonud äriteabe tekkimise protsessi.

Esimesed uuel viisil arvutatud raportid on kasutajatele ka kättesaadavad.

Autor: Argo Rannamets