Märkmik endiselt tõhusaim abimees

Rimi Eesti juht Ruth Laatre aega väga täpselt ei planeeri. "Mulle ei meeldi rutiin ja nn nööri järgi kõndimine. Ei kujuta ette, et kõik minu päevad oleksid ühesugused - samad koosolekud või tegevused."

Loomulikult on tal teatud koosolekud aastaks kokku lepitud, aga siiski ei moodusta see olulist osa ajast. Ruth Laatre armastab spontaanselt otsustada, näiteks et täna läheb ja külastab Rimi või konkurentide kauplusi või lõpetab tööpäeva varem ja läheb trenni või teatrisse.

Põltsamaa Felixi juhataja Anti Orav on kasutanud aga teadlikult pea 15 aastat aja planeerimise abivahendeid. "Esimene oli Langeneckeri Time Management, seejärel Time/system. Elektroonikast kasutasin varem Palmi, nüüd aga Nokia nutifoni. Tehnikast enam väärtustan aga vanu häid põhimõtteid, mis pole oluliselt muutunud."

KMG Ehituse juhataja Tiit Nurkliku sõnul planeerib ta oma aega kehvasti. "Olen pidevas ajahädas. Sageli ei saa eelmisi nõupidamisi õigeaegselt lõpetatud, mistõttu hilinen järgmistele," kirjeldab olukorda Tiit Nurklik.

"Kõige enam võtab päevas aega e-posti lugemine ja vastamine. Ühelt poolt saad infot edastada kiiresti paljudele, mis hoiab kokku aega. Samas saadetakse ka infot, mis pole sulle oluline, kuid lugemine võtab siiski aega," toob Ruth Laatre välja e-kirjade plussid ja miinused.

"E-posti teel on lihtne probleemide lahendamist edasi lükata, näiteks edastasin selle kiiresti kellelegi teisele. Ise eelistan näost näkku või telefonitsi rääkida, mille abil saab mõnigi teema kiiremini läbi räägitud," kinnitab Ruth Laatre.

Anti Orava sõnul saab ta targalt planeerides kõik tehtud. "Oluline on olla enda vastu aus - mitte oma aega minuti täpsusega kinni panna," soovitab ta.

"Planeeritut muuta ei tohi," väidab Mõedaku spordibaasi juhataja Anu Kilki.

"Minu kogemus tõestab, et korralikult läbimõeldud tegevus on ka õige. Kui planeeritu jääb tegemata või lükkub edasi, on tegemist ebameeldiva või vale asjaga," lisab ta.

"Kuna olen oma suutlikkuse suhtes realist, siis tavaliselt saab päevaks kavandatu tehtud. Tegemata jääb pigem aastaks kavandatu," ütleb Tiit Nurklik.

Tema arvates põhjustab planeeritu tegemata jätmise tavaliselt isiklik suutmatus. Seda üritab ta pisut kompenseerida pikemate tööpäevade ja puhkepäevadel pusimisega. Neil rahulikemal hetkedel suudab ta keskenduda enam süvenemist vajavatesse teemadesse.

Ruth Laatrel on väga lihtne ja vanaaegne süsteem vajaliku tegemiseks - "To do list". "Kirjutan vajalikud tegevused lihtsalt iganädalaselt kalendrisse ja tehtud tegevused tõmban maha ning lisan juurde uued. Kui nädal läbi, kirjutan tegemata jäänud tegevused järgmise nädala kalendrisse," kirjeldab Ruth Laatre süsteemi.

"Peamine oskus on suuta eristada olulist ebaolulisest ja pakilist asja mittepakilisest. Kui see oskus on juba olemas, siis ei ole vaja ajapuuduse ettekäändel sõpradele ära öelda," soovitab Anti Orav.

"Minu vanaema õpetas mulle, et kellast kinnipidamine, rahadega tegelemine ja armuasjad on kolm asja, milles peab alati täpne olema," ütleb Anu Kilki.

"Kui midagi on kokku lepitud, tuleb sellest kinni pidada, " soovitab ta pigem vähem lubada ja planeerida, kui hiljem hakata töid ja kohtumisi ära ütlema.

Rimis on vähemaks jäänud väiksema seltskonna koosolekuid, kus teemaks mõni hetkeprobleem, enam on pikalt ette planeeritud rohkemate osalejatega koosolekuid.

"Suurettevõttes on teatud jäikus ja põhjalikum ajaplaneerimine vajalik. Hetkel viime läbi optimeerimise programmi, mille käigus kaardistasime kõik koosolekud erinevates osakondades. Loomulikult selgus, et mitmed neist on samasisulised või osaleb liiga palju või valesid inimesi. Uus koosolekute plaan vähendab nende arvu ja keskendub ettevõtte ja iga osakonna peamistele eesmärkidele," kirjeldab Ruth Laatre aja kokkuhoiuks tehtut.

"Praegu kulutan enamiku ajast edasiminekule. Varem jäin millegi juurde liiga kauaks toppama ja mõttetute asjade üle juurdlema," kirjeldab erinevust varasemaga Mõedaku spordibaasi juhataja Anu Kilki. "Delegeerida saab, kui on inimesi enda ümber. Sel aastal on minulgi juba rohkem võimalusi delegeerida kui aasta-paar tagasi."

KMG Ehituse juhataja Tiit Nurkliku sõnul oli varem ajaplaneerimise olukord veel hullem.

"Tänaseks on kollektiiv siiski sedavõrd suurenenud, et on võimalik juba kellelegi delegeerida. Teen seda siiski vähe, kuna arvan, et teen ise kõike kiiremini, ratsionaalsemalt, julgemalt. Sageli ei ole võimalik lihtsalt sobivaimat persooni tema teistelt tegemistelt ära kiskuda," räägib Tiit Nurklik.

Laialt levinud ajahaldusabimees Time/system on tehtud kasutajale lihtsamaks. Põhirõhk on aja planeerimise, kasutamise ja jälgimise võimalustel. Vähendatud on projektijuhtimise ja sellega seotud dokumentide osakaalu. Põhjuseks on vastavate elektrooniliste võimaluste kiire kasv. Inimeste huvi aja planeerimise ja selle efektiivsema kasutamise vastu ei ole kahanenud. Eesmärk on ju oma tööasjad selleks kavandatud ajaga korda ajada, et ajapuudusest põhjustatud stress meid liigselt ei vaevaks. Üha rohkem mõistetakse, et aeg on tunduvalt suurem väärtus kui raha ja seda ei või kergekäeliselt tuulde lasta või "peenraha" vastu vahetada. Aega ju füüsiliselt kuskilt juurde ei teki. Samas kasvab järjekindlalt läbilugemist ja mõtestamist vajava info maht ning tööülesannete hulk.

Lihtne soovitus pidevas ajahädas vaevlevatele inimestele on see, et pange oma aeg ja elukorraldus korrektsesse süsteemi. Praktikas läbiproovitud ajahaldussüsteemid on selleks head abivahendid.

Autor: Ave Paavo