Süüdi ikka ostujuht

Ostujuhi töö pole ainult ostlemine, vaid hõlmab ka tarnijate valikut, laovaru jälgimist, suhtlemist müügi- ja tootmisosakonnaga. Ja kui midagi on puudu, on süüdi ostuosakond.

Keerulisim ülesanne on hoida laos piisavalt kaupa, et tootmine ja müük ei jääks seisma. Samas ei tohiks laovaru olla liiga suur.

Tihti tuleb arvutada lisaks olemasolevatele laoprogrammidele targa abimehe Exceli abiga, kas laoseis on piisav või peab seda vähendama/suurendama ehk kas laos seisvast kuuest jahukotist saab piisaval arvul kakukesi enne, kui saabuvad järgmised jahukotid ning kas üks jahukott võiks olla alati mustadeks päevadeks varuks? Või pole seda vaja üldse teha, kuna tarnija on usaldusväärne?!

Kas on mõttekas tellida iga päev uus jahukott või teha seda kord nädalas?

Lisaks matemaatikule peab ostujuhis peituma üks korralik suhtleja. Pigem korrata mitu korda üle, et kaup hilineb, kui vaikida kuni kauba saabumiseni. Kolleegide pahameel on seda suurem, mida hiljem info nendeni jõuab. Info tuleb liikuma panna ka teistpidi ehk küsitleda müüki ja tootmist, sest just nende tehtud prognooside põhjal saab teha kõige targemad otsused laovaru ja tellimuste kohta. Müügiprognooside põhjal tarnijale mahtude edastamine on trump konkurentide ees. Tarnija tagab sulle prognooside põhjal õigel ajal ja õiges koguses vajalikud materjalid.

Kuidas valida parim tarnija võimalike sadade tarnijate seast? Olulised on nii toodete kvaliteet, hind, tarneaeg kui ka tehnoloogiad. Oluliseks kriteeriumiks võivad osutuda ka suhted, usaldus, keskkonnasõbralikkus, aga ka tarnija asukoht. Aeg-ajalt tasub hinnata tarnijaid, et välja selgitada, kas valitud partner on parim. Kas on mõistlik osta Aasiast odav toode, kui tarneaeg on väga pikk, kus tuleb tasuda tollimaksu ja kvaliteet on kõikuv? Või on mõistlik osta otse tootjalt või hoopis edasimüüjalt, kes hoiab piisavat laovaru ja tegeleb garantiiga? Kas valida tarnija, kes pakub võimalust hoida laovaru nende laos või tarnija, kes on piisavalt paindlik ja laovaru hoidmine pole vajalik? Hea ostujuhtimise korral tarnijate arv väheneb, tekib usalduslik ja teineteist toetav suhe väheste, kuid parimate tarnijatega.

Hea ostujuht on hea planeerija. Alustuseks kavandab ta enda aega, et tal lisaks mehaanilisele tellimuste saatmisele jääks aega planeerimisteks.

Kavandada tuleb eelarve, eesmärgid ja tegevus, valmis peab olema ka ootamatusteks, et kirja pandud tegevused "ümber mängida". Tarnija/toote vahetusega võivad kaasneda muudatused ostueelarves, laoarvestuses, ostutellimustes, logistilistes plaanides, rääkimata müügi- ja turundusplaanidest. Hea ostujuht kavandab oskuslikult kõik senised plaanid ümber, et ei tekiks tühimikku tootmises ja müügis ning lattu ei jääks senise tarnija toode seisma. Samuti pole heale ostujuhile probleem tarnija korralise seadmete hoolduse ajaks ostuskeemi muudatuste tegemine.

Rahvusvaheliste tarnetega tegelemisel tuleb hoida ennast pidevalt kursis poliitiliste, majanduslike ja juriidiliste muudatustega. Oluline on jälgida ilmateadet ja riiklikke pühi. Kas sinu tarnija ei vasta kõnedele sellepärast, et neid ähvardab tsunami? Kas Kreekast jäi kaup laadimata, sest neil on sadamatööliste streik või sellepärast, et kuumuse tõttu keegi ei jaksa lillegi liigutada? Tuleb ajalehti lugeda, mis muud.

Tarnijatega läbirääkimistele minnes on oluline ette valmistada paar stsenaariumi - mida soovid saavutada ja kui palju oled nõus järele andma? Põhjalikud läbirääkimised ainult parandavad koostööd.

Müügitaktikate tundmine võimaldab läbi näha müügimehe tegelikke soove ja ära tunda prügikalasid tõeliste tegijate seast. Kas müügimehe lubadused ka vett peavad või on ta kõik need ilusad laused õppinud müügikoolituselt? Soovitatav on külastada tarnija tootmist, et veenduda, kas neil ikka on parimad masinad või on see järjekordne müügimehe vale.

Kogemusega kasvab ostujuhil stressitaluvus, sest kui midagi on puudu, on ikka süüdi ostuosakond. Kes see teine saakski olla süüdi selles, et laos toormaterjali pole. Süüdi pole ka müügiosakond, kes sisestas tellimuse nädal aega hiljem ja lühendas sellega tooraine tellimisaega nädala võrra.

Autor: Urvika Palts