Dokumentide sujuv ringlus tagab suurfirma edukuse

Iga suurem tööstusettevõte puutub varem või hiljem kokku sissetulevate dokumentide hulga kasvuga.

Üks lahendus arvete käsitlemine efektiivsemaks muuta on ostuarvete haldamise programmi kasutamine. Selle kasuks otsustati ka Ensto Eesti ettevõtetes Soome emafirma eeskujul kaks aastat tagasi.

Selline programm muudab sissetulevate arvete käsitlemise märksa efektiivsemaks, kuna paberivaba ringlus säästab aega ning muudab kuludesse puutuva ja muu informatsiooni kõigile asjaosalistele lihtsalt kättesaadavaks.

Programmi kasutamise suurim eelis on informatsiooni liikumise kiirus ja aja kokkuhoid. Enstos ei lähe ükski arve tasumisele nii, et seda oleks keegi asjaosaline aktsepteerinud. Kuna Ensto tütarfirmad asuvad eraldi majades ja pinda on kokku rohkem kui 17 000 m2, siis oleks arve eest vastutaja leidmine ja kinnituse saamine füüsiliselt aeganõudev. Ostuarvete haldamise programm võimaldab sissetulevaid arveid elektrooniliselt kontaktisikutele aktsepteerimiseks lihtsa vaevaga edasi saata.

Kasutajale ei teki lisakohustust programmis uurimas käia, kas vahepeal on tulnud aktsepteerimiseks mõni arve. Nimelt annab arvete kohta märku e-post.

Teine programmi eelis on ülevaatlikkus. Tavatöötajale tähendab see informatsiooni omamist just nende arvete kohta, mida tema käsitlema või aktsepteerima peab, ning need arved jäävad ka hiljem talle elektroonilisse arhiivi alles. See annab võimaluse vajalik arve kiiresti üles leida.

Kuna arvele on võimalik juurde lisada teisi dokumente (näiteks lepinguid) ja kommentaare, on arved ka hea informatsiooniallikas tulevaste projektide jaoks. Töötajal on arve ja sellele lisatud teabe abil kerge saada ülevaade teostatud projektide kulude ja tehtud tellimuste kohta. Samuti on välistatud võimalus, et midagi tellitakse topelt.

Raamatupidamise aspektist seisneb programmi võimaldav ülevaatlikkus asjaolus, et arvete käsitlemise etapid on lihtsalt jälgitavad. Niipea kui arve on aktsepteeritud, võib raamatupidaja selle siirdada majandustarkvarasse ja sealt edastada tasumiseks. Kui keegi väljastpoolt ettevõtet küsib informatsiooni konkreetse arve kohta, saab programmi abil arve seisu kiiresti järele vaadata.

Lisaks suurettevõtetele sobib ostuarvete käsitlemise programm ka mitmete filiaalidega firmadele. Selle asemel, et arved igasse filiaali eraldi laekuvad, võib need suunata põhikontorisse. Selline tsentraliseerimine on võimalik, kuna üks raamatupidaja saab kõik sissetulnud arved ostuarvete haldamise programmi sisestada ning saata käsitlemiseks konkreetsetele inimestele, sõltumata viimaste asukohast.

Ostuarvete käsitlemise programm ei ole veel Eesti ettevõtete seas laialt levinud. Põhjus võib olla informatsiooni vähesus, kuid ka juhtkonna initsiatiivi puudumine - arvatakse, et kui siiani on protsessid toiminud, siis toimivad need ka edaspidi.

Programmi efektiivsust arvete käsitlemisel näitab ka fakt, et Ensto kahe Eesti firma ostuarvetega tegeleb edukalt kaks kuni kolm raamatupidajat, kusjuures arveid laekub ligi poole miljardi krooni suuruse aastakäibega ettevõttesse umbes 900 kuus.

BasWare'i programm, mida Enstos kasutatakse, on universaalne ning ei ole seotud konkreetsete majandustarkvara programmidega, mistõttu saab seda ühildada ettevõttes juba kasutusel oleva tarkvaraga.

Autor: Ethel Aav