Pidu plaani aasta jagu ette

Suvepäevad, jõulupidu või sünnipäev nõuavad pikemat planeerimist. Suvepäevade korraldamisel tuleks alustada asukoha valikust: tuleks ära käia kohapeal, et veenduda, kas on piisavalt ööbimis-, telkimis- ja pesemiskohti ning tualette. Kontrollida tuleks, kas kohapeal olemasolev voolutugevus on piisav. Otsustada tuleks, mis kellani öösel pidu pidada tahetakse, ning kas selleks vajaliku loa taotleb suvepäevade majutuskoht.

Suure ürituse korral on soovitav valmistada osavõtjatele infobukletid koha plaani ja päevaprogrammiga ning telkimisplastile panna kõlarid, et kõik saaksid osa kogu programmist.

Kui üritus on perede ja lastega, tuleks organiseerida kostümeeritud tegelased, batuudid ja mängud. Et vähendada ürituse kulusid, võiks osavõtjatele teha väikese osavõtumaksu, mis distsiplineeriks tulijaid. Et vähendada kulutusi catering'ile, võib kasutada avaõhtul kaasavõetud toiduainete grillimist. Suvepäevade kava koostamisel tuleks arvestada, mida teha juhul, kui on vihmane ilm. Üle ei tasuks pingutada sportlike tegevuste ja mängudega, ettevõtmised võiksid olla eelkõige meeldivaks puhkuseks. Firma sünnipäeva võib julgelt pidada mittetraditsioonilistes kohtades, nagu keeglisaal, ujula ja loomaaed. Alternatiiviks on oma firma ruumid, sellisel juhul jäävad ära rendikulud. Külalised võiks enne pidu ka üle helistada, et vähendada catering'i kulusid.

Eesti ilma arvestades tuleks väliürituste tarbeks varuda varjualune või telk. Kui on palju külalisi, on oodata ka palju kinke, mistõttu arvestada tuleks laudade ja lillevaasidega. Korraldada tuleks ka külaliste autode parkimine.

Jõulupidusid korraldavad kõik firmad ühel ajal. Seega tuleks aeg ja koht valida varakult, ideaalvariandis lausa aasta varem. Kui peokoht võimaldab, on soovitav pidu korraldada ühes suures ruumis. Kui peokoha põrandad ei sobi tantsimiseks kõrgete kontsadega, tuleks see kutsele kirja panna.

Meie firma suvepäevade eelarve sai tänavu paika pandud kohe alguses, kui üritust planeerima hakkasime. Suures osas jäime ka eelarve piiridesse.

Ürituse ettevalmistamise perioodil olid meil iganädalased kohtumised meeskonnaga ja niisugune korraldus toimis vähemalt kolme kuu vältel, seega suuri ettenägematuid kulutusi ei olnud.

Kõige suurem summa selle aasta suvepäevade korraldamisel kulus meil meelelahutusele.

Üllatusesinejaks oli tellitud ansambel Smilers. Lisaks bändile oli tellitud ka DJ. Osa meelelahutuse kuludest oli seotud päevajuhtide tasuga, üritust aitasid vedada Aare Pai ja Erki Aule. Meelelahutus kokku - ansambel, päevajuhid, erinevad auhinnad ning diskor - moodustasid umbes 45 protsenti eelarve kuludest. Soovitan päevajuhtide osakaalu mitte alahinnata, sest profid oskavad üritust raames hoida, ükskõik mis üllatusi või probleeme ette ei tuleks. Kindlasti võiks päevajuhid kaasata projekti selle algstaadiumis, et saaks ära kasutada nende ettepanekuid, soovitusi ja kogemusi.

Kuludest teisel kohal oli majutus, moodustades eelarvest 35 protsenti. Osalejate arv suvepäevadel, koos töötajate laste ning kaaslastega, oli pea 240.

Meile oli oluline, et kõik osalejad mahuksid ööbima, ilma et peaks telkides magama.

Küllaltki suur kuluartikkel oli ka toitlustamine. Tahtsime, et inimesed tunneksid end hästi ja toitu ning jooke oleks piisavalt. Ma ei pea silmas alkoholi, selle osakaalu oleme üritustel püüdnud järjest vähendada. Oleme piirdunud kerge alkoholiga nagu õlu ja siider. Toitlustamisele kulus 15 protsenti ning alkoholile alla 10 protsendi eelarvest.

Edasi tulid juba väiksemad kulud laste päevajuhtidele, auhinnad, meened, diplomid, kulu siseturundusele jne.

Autor: Tiit Priidel