Ressursside planeerimisel on vaja eelkõige korrektsust

Ettevõtte ressursiplaneerimise tarkvarade (ERP - Enterprise Resource Planning) kasutamine on kasvav äri kogu maailmas, kusjuures valdkonnad, kus ERP tarkvara juurutamine annab lisaväärtust, on informatsiooni saadavus, äriprotsesside integratsioon, informatsiooni kvaliteet, tarneahela juhtimine, finantsjuhtimine, tootmisejuhtimine, personali juhtimine.

Kõik need kasud on saavutatavad ainult siis, kui ERP tarkvara juurutus on edukas. Samas on juurutuse protsess väga keeruline, aega ja rahalist ressurssi nõudev ning omab kriitilist strateegilist tähtsust ettevõtte jaoks. Ebaedukas juurutus võib tähendada ettevõttele aja ja raha kulu ning strateegilise edupositsiooni kaotamist turul.

Iga ERP juurutamise projekt (või ükskõik missugune muu projekt) eeldab kriitiliste edu faktorite (KEF) olemasolu. Kusjuures, ainult üks nendest ei kindlusta kunagi kogu projekti edu. Tähelepanu tuleb pöörata KEFi koosmõjule.

Praktilised ning teooriauuringud toovad välja 11 peamist KEFi, millele tuleb pöörata tähelepanu: tippjuhtide tugi, projektijuhtimine, ärivisioon, andmete korrektsus, toetus kogu organisatsioonis, muudatuste juhtimine, riistvara ja tarkvara sobivus, tarkvara tarnija tugi, ERP projekti eesmärkide tähtsus, koolitus ning juurutusprotsessi pikkus.

Asja iseloomustavad Türgis tehtud uuringu andmed, mis näitavad nimetatud edufaktorite tähtsuse osakaalu Türgi tootmisettevõtete jaoks.

Eesti kohta ühtegi sellist uuringut pole, kuid usun, et tulemus ei tule palju erinev. Miks? Vaatame näiteks esikolmikut (kindlasti kõik faktorid on tähtsat, kuid kolmest näitest piisab).

Esmatähtsuses on toodud andmete õigsus. Suurem mure on siinkohal raskus leida ja kasutada kõiki vajalikke andmeid ERP süsteemi jaoks.

Probleem tekib sellepärast, et andmed hoitakse tavaliselt mitte ühes kohas, vaid eri programmides, eri failides, eri kohtades.

Eesti kogemus näitab sama olukorda, kui mitte halvemat: ettevõte pole kasutanud andmeid, mida on vaja ERP tarkvara jaoks ning peab hakkama neid uuesti algusest peale looma.

Teisel kohal on tippjuhtide toetus. ERP süsteemi juurutus ei ole lihtsalt tarkvara vahetamise projekt, vaid pigem kogu ettevõtte ümberehitamise projekt.

See tähendab, et projekt peab olema hästi planeeritud, ajastatud ja juhitud, tippjuhtkond peab näitama oma huvi, võimaldama piisavalt ressursse ning olema valmis lahendama probleeme.

Projektijuhtimine on kolmas tähtis edufaktor. Siinkohal on välja toodud vajadus rangelt jälgida formaalset plaani ning pidada perioodilisi koosolekuid. Ning kindlasti peavad olema hoolikalt valitud projektijuht, juhtkomitee ja teiste funktsioonide liikmed.

Paljud tarkvara arendajad omavad selget metoodikat tarkvara juurutamiseks just selleks, et tagada korrektne projektijuhtimine. Üheks näiteks on toodud Epicor Vantage'i juurutamise metoodika Signature.

Selleks, et tarkvara toimiks hästi ning annaks soovitud väljundi, peavad ühes ettevõttes olema paigas kõik peamised töötegemise protsessid.

Teiste sõnadega, ettevõttes peavad üheskoos toimima füüsiline materjalide voog ning talle paralleelne informatsiooni voog. Kui seda ei ole, jääb eeldatud kasu (õige informatsiooni saadavus ja kvaliteet, tarneahela juhtimine) saavutamata.

See tähendab aga, et enne tarkvara juurutamist peab ettevõte analüüsima ja panema paika oma põhiprotsessid. Ja alles siis minema edasi ja saavutama järgmise taseme ERP tarkvara kasutamise kaudu.

Autor: Aleksander Miina