Infologistika võib sisse osta

Tänapäeva suurematesse ettevõtetesse tuleb sisse ja läheb välja tonnide ja gigabaitide kaupa arveid, dokumente ja muud infot paberkandjal ning elektroonilisel kujul. Sellise infovoo haldamine, mida võime nimetada ka infologistikaks, on keerukas, nõuab suurt jõudlust ning spetsiaalset tarkvara.

Eesti suurettevõtted ja riigiasutused kas tellivad vajaliku spetsiaaltarkvara, loovad selle oma jõududega või juurutavad standardsematel juhtudel valmistooteid. Tihti ostavad ettevõtted endale kogu toetava riistvara, millest omakorda tekib vajadus iga päev riist- ja tarkvara hooldada. Ehteestlasliku jonniga on meie ettevõtted harjunud IT-lahendustega omal jõul hakkama saama.

Ärilises mõttes pole see alati kõige efektiivsem. Hirm infologistika outsourcing'u ees pole millegagi põhjendatud, sisseostetavate teenuste struktuur on äärmiselt paindlik ning süsteem töökindel. Soovi korral võib ettevõttest välja viia kõik infologistilised protsessid, kuid seda on võimalik teha ka osaliselt. Täisteenuse puhul pole ettevõttel endal vaja soetada riist- ega tarkvara, süsteeme juurutada ega palgata tööjõudu. Samas võib kasutada ka mõnda konkreetset teenust nagu sisend-, väljund-, integratsiooni- ja arhiveerimisteenus või e-arvete esitus.

Teenuse sisseostu kasuks räägivad väiksemad kulutused ja lühike käivitusaeg võrreldes spetsiaaltarkvara arendamise või valmistoote juurutamisega. Standardse teenuse käivitamiseks kulub üldiselt kaks nädalat kuni üks kuu. Ettevõtte käsutuses on tipptasemel tehnika, kõrgeltkvalifitseeritud spetsialistid ning mitme tuhande serveriga arvutipark.

Sisendteenuse kõige parem näide on ettevõttesse saabuvad arved, mis vastavalt vajadusele skannitakse, tehakse tekstituvastus, arhiveeritakse, edastatakse raamatupidamisse jne. Kuna skannitud andmetele tehakse ka manuaalne kontroll, on vigade protsent äärmiselt väike.

Ka väljundteenuse parim näide on arved, mida ettevõte klientidele saadab. Ettevõtte ülesanne on edastada vaid arvel kajastuv informatsioon. Edasi hoolitseb juba teenusepakkuja info sobiva trükivorminduse, trükkimise, ümbrikusse paneku ja postitamise eest. Samas on kliendil võimalik tellida ainult arvete viimine trükiformaati ja osta trükkimisteenus kelleltki teiselt. Väljundteenuste alla käivad ka elektroonilised arved ja nende edastamine e-kirja teel.

Integratsiooniteenust kasutatakse näiteks arvete info elektrooniliseks edastamiseks ettevõtete vahel. Suurimad tarbijad on siin logistikaettevõtted. Vajadusel võib klient ise reaalajas jälgida, millises faasis üks või teine tellimus parajasti on. Soomes ja Rootsis on arvete infovahetuseks kokku lepitud standardid, mida Eestis veel pole. Rootsis töötab ka retseptide elektrooniline edastus arsti ja apteegi vahel ning e-retseptide süsteem patsiendile.

E-arvete osas on võimalik teenus, kus arvete elektrooniliseks kuvamiseks ei pea andmeid salvestama, kujundama ja arveid haldama. Arveid hoitakse teenusepakkuja arhiivis, kust neid on võimalik kas andmetena või kujundatud vormingus välja võtta. Näiteks kasutavad sellist lahendust kõik Rootsi internetipangad. Lisaks on võimalik ettevõttel kogu info, mis sai eelnevalt üles loetletud, majavälist teenust kasutades arhiveerida ning hiljem arhiivist kiiresti kätte saada.

Edukalt toimib äriteenuse outsourcing Skandinaavias. Näiteks kasutavad meie informatsioonilogistika teenuseid Billerud, Skanska, NCC, DHL, Schenker ja Rootsi tolliamet.

Autor: Andreas Sisask