Efektiivsuse tagab töötaja, mitte masin

Praeguses sotsiaal-majanduslikus keskkonnas on efektiivsus muutunud eriti oluliseks. Suur väljakutse on protsesside juhtimisel hakkama saada samade või väiksemate vahenditega nii, et see ei mõjutaks protsessi tulemuse kvaliteeti ning seda ükskõik millisel juhtimise tasandil. Efektiivsusega seostuvad eesti keeles sõnad "mõjusus" ja "tõhusus".

Üks olulisi tegureid on kindlasti inimene, alates omanikest ja tippjuhtidest kuni reatöötajani välja.

Ettevõttes võib olla kasutusel väga hea ja moodne tehnika, aga inimene on ikkagi see, kes selle käima paneb ja seda käigus hoiab.

Kõige suurem mõju organisatsiooni protsessidele on juhtidel, kes loovad keskkonda oma meeskonna liikmetele võimalikult heade igapäevaste otsuste tegemiseks. Üks olulisi efektiivsuse eeldusi organisatsiooni jaoks on ka huvipoolte ootustega arvestamine ja rahulolu jälgimine.

Kui soovid midagi muuta, pead suutma seda ka mõõta või hinnata. Selleks, et organisatsiooni olulised protsessid oleksid efektiivsed, on näiteks oluline teada klientide ootusi teenuse või toote osas. Kui puudub süstemaatiline tagasiside hankimine oluliste protsesside tulemi osas, on raske väita, et protsess on efektiivne. See puudutab nii sisemisi kliente (töötajad, teised osakonnad või allüksused) kui ka väliseid.

Mainori Kõrgkool osales kvaliteedijuhtimise tunnustusskeemis "Committed to Excellence" selle aasta esimeses pooles.

Projektis "Edasipürgiv organisatsioon" ajendas meid osalema soov ennast proovile panna, et viia ellu parendustegevusi kolmanda poole (Euroopa Kvaliteedijuhtimise Sihtasutuse ja Eesti Kvaliteediühingu) ette antud raamistikku, metoodikat ja tähtaegu järgides.

Oleme senini edukalt läbinud õppekavade akrediteerimised ja aasta pärast seisab ees prognoositavalt esimese kõrgkoolina Eestis institutsionaalne akrediteerimine. Nii tundus tunnustusskeemis "Edasipürgiv organisatsioon" kasutatav EFQM juhtimiskvaliteedi hindamise mudel, mille võtsime aluseks organisatsiooni enesehindamisel, ja EFQM metoodika, mille alusel töötasime välja ja viisime ellu parendustegevusi, meile parima võimalusena alustada organisatsioonilist enesehindamist juba sel aastal.

Kuna Mainori Kõrgkool on ka oma iseloomult edasipürgiv ja visiooniga organisatsioon, siis tunnustusskeemi protsessis etteantud metoodika ja tähtajaline liikumine lahenduste poole ei olnud organisatsioonile ülejõukäiv. Meie arengustrateegia koosneb viiest sektorist: jätkusuutlikkus, õppekvaliteet, innovatsioon, rahvusvahelistumine ja intellektuaalne kapital.

Projekti raames korraldasime enesehindamise, prioriseerisime olulised parendusvaldkonnad, defineerisime sobivad parendusprojektid ning viisime need EEQM metoodika põhiselt ellu. Oleme väga rahul parendusprojektidega, mille C2E raames välja valisime.

Kõik kolm valideerimisele esitatud projekti - personalipoliitika, maine- ja innovatsiooniprojekt - hindas valideerija nõuetele vastavaks. Märkimist vääris meie innovatsioonisektorit puudutav projekt: digitaalkõrgkooli projekti väljatöötamine, mis on ainulaadne nii Eestis kui ka Euroopas tervikuna.

Kokkuvõtvalt võib öelda, et EFQM metoodika põhiselt organisatsiooni juhtimisele lähenemine ja parendustegevused oli hea kogemus.

Õppisime ennast ja oma kompetentse paremini tundma ning lähenema organisatsiooni arendamisele süsteemsemalt. Väliseksperdi - valideerija - raport andis kindlustunde, et oleme õigel teel ja teeme õigeid asju.

Kuna meil oli tegelikult ettevõttes juba varasemast olemas hea ning paljuski toimiv kvaliteedisüsteem, oli asjaga tegelema hakkamine suhteliselt lihtne.

Mõnes asjas oli meie endi süsteem üle, palju tegureid kattusid ning mingil määral jäi ka puudu. Igatahes kasu oli sellest protsessist kindlasti ning võib öelda, et mõju ettevõttele osutus märgatavaks. Protsess aitas meil vaadata nii-öelda kõrvaltvaataja pilguga, mida valesti teeme ning kuidas võiks seda muuta, millised oleksid parimad lahendused.

Ise ei tule ju sageli paljude asjade peale ega oska neid analüüsida. Konkreetne muudatus meie ettevõtte jaoks oli see, et firma põhieesmärgid said viidud uuele tasemele. Uued eesmärgid kehtestati nii igale indiviidile eraldi kui ka ettevõtte struktuuriosadele.

Ma leian, et igasugusel koolitusel ja uuel projektil on ettevõtte jaoks kasutegur olemas.

Meie jaoks oli peamiselt tegemist järjekordse huvitava projektiga, kus oleme osalenud, ning Tallinna kontori inimesed lõid selles huviga ja innukalt kaasa.

Kõige olulisem tulemus oli asjaolu, et meil õnnestus nii igaühe enda kui ka iga osakonna tööd põhjalikult analüüsida ja leida sealjuures nii mõndagi, mida oleks võimalik edaspidi paremini ja efektiivsemalt teha.

Autor: Asko Talu