Infotehnoloogia viib laost paberid

Paberivaba lao mõte seisneb selles, et kõik varem paberkandja baasil langetatud otsused teeb inimese eest ära kõrgtehnoloogiline süsteem.

Paberivaba lao töös on ajakulu toimingute registreerimisel viidud minimaalseks. "See tähendab vähem paberimajandust ning rohkem tööd elektrooniliste seadmetega nagu lauaarvutid, käsiterminalid jm," selgitab paberivaba lao mõistet Konsensus Laomaailm ASi müügijuht Ilmar Metsma, öeldes, et paberivaba ladu võiks nimetada ka teisiti - ajasäästlikuks, tehnoloogiliseks ja veavabaks laoks. Viimane on aga just see, mida paljud ettevõtted soovivad tegelikult saavutada.

KMA OÜ juhatuse liige Andrus Männisalu nimetab paberivaba ladu efektiivselt infosüsteemistatud laoks. "Paberi peamine probleem on see, et sinna saab andmed lihtsalt, tihti on seal olevat infot ka lugeda väga mugav, aga sealt ei saa infot edasitöötluseks efektiivselt kätte," arutleb Männisalu, et tänapäeval on andmete hoidmiseks ning vahendamiseks oluliselt tõhusamaid lahendusi kui paber.

KMA Tarkvara on selleks välja arendatud mobiilsetel andmekogumisskanneritel töötava laotöö haldamise tarkvaratoodete seeria Laomees. "Laomees on Eestis täiesti uudne tarkvaratoodete seeria, mis erineb kõigist analoogsetest lahendustest selle poolest, et tema arendusel on tehtud kõik võimalik, et teha temast universaale mobiilse laomehe töövahend," tutvustab Männisalu laoopereerimistarkvara.

Tooteseeria Laomees sisaldab endas nelja eraldi moodulit, mis ühiselt katavad kogu laosisese töö. Mooduleid kutsutakse eri nimedega Laomeesteks: laomees Otto - kauba lattu arvelevõtmine - saabuva kauba kontrollimine, registreerimine ja laoaadressidele paigutamine; laomees Kaido - tellimuste/väljastuste komplekteerimine; laomees Paul - kaupade laosisene laoaadresside vaheline ümberpaigutamine; laomees Indrek - inventuuri tegemine.

Konsensus Laomaailm pakub tarkvarale juurde ka kõiki seadmeid ning tarkvaraarendust, mis aitab ettevõtetel soovitud muudatused laos teha. Samas ei vaja iga laomees töö tõhusamaks muutmiseks tarkvara. Metsma soovitab paberivaba lao loomiseks esmajärgus konsultatsiooni. "Võimalik, et sellest juba piisab muudatuste elluviimiseks. Tihti on ettevõtetel vajalikud vahendid juba olemas, aga neid pole lihtsalt rakendatud," möönab Metsma, sest mõnikord on ettevõttes vaja muuta vaid vaatenurka või mõnd nüanssi laohaldajate mõtlemises. Sealt edasi kõneletakse juba investeeringust.

Metsma räägib, et hinnad on laoti erinevad - alates paari tuhande kroonisest käsiskannerist ja lauaarvutist, lisaks lihtsam tarkvara ning seade kauba registreerimiseks võib maksta kliendile u 20 000 krooni. "Väiksema lao puhul piisab sellisest investeeringust," ütleb Metsma, lisades, et nii rakendub parem laoseisude haldamine ning pidev elektrooniline ülevaade laos toimuvast. Parema halduse tulemusel tekib aga tasuvus laojääkide vähendamise näol, mis peaks paari kuuga juba tunda olema.

Paberivaba lao tarkvara Laomehe litsentsi ühekaupa ostes on hind 10 000 krooni töökoht.

"Koos seadmete maksumusega kujuneb Laomehe tarkvara puhul mobiilselt töötava laomehe töökoha investeeringuks 40 000 kuni 60 000 krooni töökoht," ütleb Andrus Männisalu. Tema kinnitusel tasub selline investeering end üldjuhul 1-2 aasta jooksul.

Hiljuti avatud ASi ABC King uues logistikakeskuses kujunes laoinventari maksumuseks 2,5 miljonit krooni, millest miljon maksis IT-lahendus. Küsimusele, miks valiti paberivaba laosüsteem, vastas ABC Kinga logistikajuht Hannes Falten, et pigem investeeriti moodsasse IT-lahendusse, et logistikakeskus töötaks laitmatult. "Ei saa salata, et tänu IT-lahendusele vähenes ka paberikulu ja lausa 90%," tunnistab Falten seniseid kokkuhoiu tulemusi.

Enne Onnineni kesklao kolimist suurematesse ruumidesse, 2006. aasta sügisel oli selge, et uutes tingimustes on möödapääsmatu muuta protseduure ja tõsta efektiivsust. See oli ühtlasi lahendus tol ajal kummitanud tööjõupuudusele.

Lao paberivabaks tegemisele mõeldes oli kõigepealt vaja seada eesmärgid, mida tahame saavutada, millised töötsüklid vajavad muudatusi. Välja oli vaja selgitada, milliseid tegevusi muutusteks vajame, kes peaksid olema projekti kaasatud, tuli valmistada ette detailne plaan, et igaühel oleks selge tema roll.

Kaalutud sai erinevaid võimalusi ja tutvusime ka mitme teise firma kogemustega, niipalju, kui neid tol ajal oli võtta. Otsustasime, et meie jaoks tol hetkel parim valik oli saada komplekteerimislehed arvutiekraanile ehk screen picking. Seadmete valikul tuli silmas pidada nende sobivust olemasolevate IT süsteemide ja töökeskkonnaga. Need pidid olema niiskus-, põrutus- ja tolmukindlad. Sealjuures ei olnud kindlasti esmatähtis hind, vaid töökindlus ja kohapealne remondi- ja hooldusteenuse olemasolu. Lisaks oli vaja luua kogu territooriumi kattev traadita arvutiühendus. Kogupind on meil 3 ha (koos õuealaga).

Tulemus pidi olema, et kogu territoorium oleks 100% leviga kaetud. Muidugi peab arvestama ka mõistliku tasuvusajaga. Selleks on arvestatud maksimaalselt 1,5 aastat. Uus süsteem võimaldas kasutusele võtta vöötkooditehnika, mille abil pärast riiuliaadresside varustamist vöötkoodidega saame vähendada komplekteerimisvigasid ja tõsta tarnekvaliteeti. Arvutuste järgi lootsime tõsta efektiivsust keskmiselt 15% ja vähendada komplekteerimisvigade arvu 20%, samuti säästa hulga paberit. Uue süsteemi kasutuselevõtuga tekkis lao juhtidel võimalus jälgida tellimuste käsitlemist online'is. Hõlpsamaks ja kiiremaks muutus reklamatsioonide käsitlemine. Kuna töö kesklaos on intensiivne, oli meie jaoks tähtis, et uus süsteem hakkaks kohe alguses korralikult tööle.

Kuna kaubad peavad jõudma kliendini järgmisel tööpäeval, tuli lahendus leida ka sellele, mismoodi toimime tulevikus võimaliku sidekatkestuse korral, paberilt ei saa enam midagi vaadata. Nimelt suur osa kaubast komplekteeritakse ja laaditakse autodele õhtuti.

Et üleminek toimuks sujuvalt, oli tarvis koolitada personali. Lisaks teoreetilisele väljaõppele saime kasutada testversiooni, millega oli kõigil võimalik piisavalt harjutada. Tänu sellele suutsid inimesed uuele süsteemile üle minna probleemivabalt.

Kuna märkimisväärne osa Onnineni toodetest on suuremõõdulised, samuti ebastandardse kujuga, on meil ladu jagatud nn töötsoonideks - alusekaup, peenkaup, õueala jne. See võimaldas meil riski vähendamiseks töösse lülitada kõigepealt ühe tsooni. Pärast veendumist, et kõik toimib, võis ülejäänud komplekteerimised paberivabaks lülitada. Oli ka võimalus lülituda vana süsteemi peale tagasi, kui midagi peaks ebaõnnestuma. Seda siiski vaja ei läinud.

Praegu, kui meie töötajatel on tekkinud vilumus, võib öelda, et tulemused on isegi paremad, kui lootsime.

Autor: Jana Pikalev