Rahanappusel eelista proffidele omi töötajaid

Sven Sommer, ASi ABB kommunikatsioonispetsialist, ütleb, et alustuseks tasuks läbi mõelda, kas ja milliseid üritusi üldse vajatakse. Enamasti jäävad sõelale kliendilähenemisega üritused ning pikkade traditsioonidega üritused, millest paljud on suunatud oma töötajatele ja mille emotsionaalne väärtus on mõnikord suurem, kui seda on võimalik rahas mõõta.

"Nii ürituse ettevalmistamise kui ka elluviimise faasis tasuks leida võimalikult palju ressursse maja seest. Lisaks kulude kokkuhoiule annab see sageli ka motiveeriva efekti inimestele, kes igapäevatöös välja ei paista, nüüd aga saavad selleks võimaluse," räägib Sommer.

Sommeri sõnul on teenuse tellimise asemele võimalik ise korraldada nii toitlustus kui ka heli ja dekoratsioonid, omast majast on võimalik leida nii õhtujuht kui ka esinejad.

ABB on iseorganiseeritud ettevõtmiste näitena korraldanud tehase laienduse puhul ürituse, mille ettevalmistustest tehti ise umbes pool. "Nii on võimalik kokku hoida veerand kuni pool eelarvest," räägib Sommer.

Toimumispaigana kasutati tehaseruume, ruumide eraldamiseks sobisid kasutamata laoriiulid, toodete näol olid omast käest võtta ka dekoratsioonid. "Pärast üritust kiideti, et nii vahvat üritust pole ammu olnud, mis oli veidi üllatuslik, aga samas motiveeriv hinnang," räägib Sommer.

Sommer soovitab ürituse planeerimisel läbi vaadata kõikide töötajate hobid, sest inimeste huvialasid on võimalik edukalt ürituse organiseerimisel ära kasutada.

Raskemaid isekorraldatavaid valdkondi on toitlustamine. "See on üks komplitseeritumaid kuluartikleid, aga siingi võib fantaasiat kasutada. Suvel on see lihtsam, toitlustuse võib siduda näiteks mõne võistlusega, või siis osta hulgilaost pooltoodangut ja leida ettevõttest mõni grillimeister," soovitab Sommer. Teiseks komistuskiviks võib osutuda esinejate leidmine, kui on vähe esinejahingega töötajaid, teab Sommer.

Sisseostetavate teenuste puhul soovitab Sommer küsida mitme firma pakkumisi, sest hinnad võivad olla kohati päris soodsad. "Ja kindlasti julgustan kõiki üritusi rohkem ise korraldama. Ürituste sisseostmine heal ajal läks ikka lausa üle mõistuse suureks," leiab Sommer.

Ka ASi ISS Eesti personalijuht Helo Tamme ütleb, et üks võimalus ürituste korraldamise puhul raha säästa on mitte kasutada üritusturundusfirmade abi, vaid korraldada üritus ise. "Meie organisatsioonis töötab Eestis ligi 1800 inimest, kellest 150 on administratiivtöötajad. Näiteks eelmine jõulupidu administratiivtöötajatele oli meil korraldatud koos infopäevaga ning selle organiseeris meie turundusosakond. Päeva esimesel poolel võeti aasta kokku ning sellele järgnes meelelahutuslik osa," räägib Tamme.

Kui üritus tellida firmalt, võib nende kaudu esinejate tellimine odavam olla, aga samas olid ka meie turundajad väga tublid, leiab Tamme.

Väikese kokkuhoiu annab Tamme sõnul ka osalustasu määramine. "Näiteks suvepäevadel, mis on ainult fun-üritus, ja kus võisid osaleda ka töötajate pered, oli meil kehtestatud osalustasu, tõsi küll, see oli minimaalne, pigem sümboolne," meenutab Tamme. "Üks kokkuhoiuvõimalus on muidugi ka üritus üldse ära jätta, aga seda me ei tahaks," ütleb ta.

ASi Prisma Peremarket personalijuht Reet Ratas soovitab säästa suvepäevade asukoha ja kestuse pealt. "Tore pidu ei pea kestma tingimata mitu päeva, ka viis tundi koos veedetud kvaliteetaeg võib olla tore vaheldus igapäevatööle." Ratase sõnul ei ole hea peo kohustuslikuks osaks ka pikk ühine bussireis, suvepäevad võivad toimuda ka töökohale lähemates paikades.

"Juhul kui eelarvet napib, soovitan maksimaalselt ära kasutada aktiivseid töötajaid, kes on nõus tegema suvepäevade meelelahutuslikku osa. Näiteks üritusi korraldavast ettevõttest tellimise asemel on võimalik panna aktiivsetest töötajatest kokku meeskond, kes väljasõitu juhiks ja organiseeriks," räägib Ratas. Ka soovitab ta professionaalsete muusikute tellimise asemel panna kokku muusikaline kollektiiv oma töötajatest.

"Suvepäevade eesmärk on meeskonda ühendada ja kindlasti ei tasuks neid kergekäeliselt ära jätta, pigem panna pea tööle ja leida lahendusi, kuidas ise ja oma jõududega hakkama saada," soovitab Ratas.

Viimane suurem üritus oli meil 2007. aasta lõpu jõulupidu. Tol ajal oli meie organisatsioonis 2500 inimest, nii et me ei oleks mahtunud ära ühtegi teise ruumi peale Linnahalli, mis aga oli kallis ja mitte eriti hubane koht. Nii korraldasime peo meie enda tootmishallis, mis oli Eestis üsna markantne tegu.

Elcoteqi puhul on traditsiooniline see, et inimesed teevad palju oma ressurssidega. Kui tahetakse koos olla, siis organiseeritakse üritused ise. Kui täna ollakse harjunud, et tööandja korraldab kõik ja maksab ise kõige eest, siis kuna meil on töötajaid väga palju, ei ole meil rahaliselt võimalik nii palju üritusi korraldada, kui inimesed seda tahaksid.

Aga kui on soov koos midagi teha, teeme ise, ja ettevõte leiab alati ka võimaluse tegemisi veidi toetada, kas siis transpordi või soodsamate lepingutingimuste leidmise näol. Nii näiteks käivad meie töötajad karti sõitmas, tihti peetakse ka sünnipäevi.

See on ka premeerimisega seotud, kui osakond on millegagi hästi hakkama saanud, leitakse viis tunnustamiseks, kas või väikese spaakülastuse osalise doteerimise näol.

Arvatavasti suvepäevad ei toimu.

Töötajad suhtusid sellesse teatesse väga mõislikult. Kui sellest teatasime, siis nurisejaid polnud, pigem ollakse rõõmsad, et alles on töökoht. Ja ega see otsus pole selles mõttes lõplik, et me kunagi enam suvepäevi ei korralda, see on nii sel aastal ja siis vaatame edasi, mis saab.