KUIDAS e-kirjast abimees teha

Inimesi ei häiri mitte nii palju kirjade rohkus kui nende segane tähendus.

E-kirjasuhtlus on oluline ettevõte professionaalsuse näitaja. Selgitades oma töötajatele, mida e-kirjades saab või ei saa öelda, võib ettevõte kaitsta end kummaliste õiguslike kohustuste tekke eest.

"Iga ettevõttes ja ettevõttest välja liikuv e-kiri on kirjutaja ja ettevõtte maine kujundaja. Ettevõte peaks kindlasti korraldama kogu meeskonnale e-kirjaetiketi koolituse, mille raames ühtlustatakse teadmiste taset, räägitakse selgeks mured ja avalikustatakse ootused, koostöös töötatakse välja meilietiketi kodukord," ütles esimese eestikeelse e-kirjaetiketi käsiraamatu autor ja KaKonsultatsioonid.ee suhtlemiskoolitaja Katrin Aedma.

MSN, Skype, SMS, e-kirjad jne - tänapäeva inimene kirjutab palju ning inimesed võivad olla kirjutamise viisi suhtes tundlikud. Äärmuslikul viisil võib küberruumis reeglite eiramine isegi töökoha maksta.

Kurioosne juhtum pärineb Uus-Meremaalt, kus raamatupidaja vallandati, sest ta kirjutas kolleegidele kogu aeg läbivalt suurte tähtedega, mis e-kirjas on võrdväärne karjumisega.

Aedma märgib, et e-kirja teel võib arutada kõiki teemasid, kui tunnete inimest, kellega asju ajate. On olukordi, kus kirja teel lähenemine ja millegi selgitamine on emotsionaalselt lihtsam ja arukam kui silmast silma kohtumine.

Ettevõtja Indrek Neivelt on märkinud, et noored eestlased saadavad palju e-kirju ja SMSe. Näiteks: "Sa oled vallandatud!" Neivelti sõnul muudab see, et asju ei armastata ajada näost näkku, suhtluse riskantsemaks, problemaatilisi teemasid ei tohiks teada anda e-kirja teel.

Kas sobib teatada töölepingu lõpetamisest, palga langetamisest, koostöö katkestamisest e-kirjas? Aedma ütles, et kindlasti mitte. "Tegemist on emotsionaalselt delikaatse teemaga, kus inimene vajab silmast silma kohtumist. Isegi siis, kui kirjutate laitmatult toetava ja selgitava kirja, ei asenda see vahetut kontakti," rääkis ta. Erandiks on tema sõnul eitava vastuse saatmine näiteks hinnapakkumisele. Aga ka sel juhul on vajalik oskus eitust viisakalt põhjendada.

Kui pika vahemaa tõttu on mõistlik eelistada elektroonilist suhtlust, siis soovitab Aedma lisaks e-kirjale kindlasti helistada nii 10 minutit ette, et hoiatada saajat saabuvast kirjast. "Ja kui ei tule vastust, siis helistada uuesti üle, et kinnitada oma head tahet hoolimata oma otsusest, mis ei pruukinud e-kirja saajale meeldida," rääkis Aedma.

Aina kasvav elektronkirjade hulk tekitab ka tehnilisi küsimusi. Eesti keele professor Krista Kerge pidas ametialase e-kirjasuhtluse suureks probleemiks saatja rekvisiite, sest esikohale seatakse kirja kirjutaja, mitte asutus. "Võin mäletada, et pean vastama riigiprokuratuurile, aga ei mäleta, et saatja oli Mari Mardiste. Ideaalne oleks: riigiprokuratuur, Mardiste. Just asutus esikohal, sest tähestikus saan otsida saatjate alt asutust, aga mitte inimest," rääkis filoloog.