Juhtimissüsteemide selgroog. Lean ning ISO - terviklahendused tootmise haldamiseks

Viimasel ajal on tugevalt kasvanud juurutatavate Lean ja ISO süsteemide arv, samuti on kasvanud ka nende juurutamise ja arendamisega seotud ebaõnnestumiste arv. Antud metoodikate juurutamine ei garanteeri kahjuks alati edu.

Praegu on kulusäästliku tootmise valdkonnas populaarsed nii üksikud meetodid (5S, Kaizen, SMED, Pull, Kanban) kui ka terviklikud paketid, nt "20 võtit". Samuti on populaarsed ka klassikalised ISO juhtimisstandardid, nt ISO9001, ISO14001 ning OHSAS18001. Eelpoolmainitud metoodikaid kasutavad ettevõtted peavad näitama kõrgeid tulemusi ning olema edukad konkurentsis rahvusvahelistel turgudel. Sellele aitavad kaasa nii personali töötootlikkuse tõus kui ka juhtimisprotsesside efektiivsus. Samal ajal jäävad paljud Leani ja ISO juurutanud ettevõtted ilma lubatud tulemuseta. Miks nii?

Juurutamine, juhtimine, arendamine ja hajumine. Lean/ISO tõhusaks juurutamiseks ning hilisemaks juhtimiseks on vajalik nende sügav tungimine ettevõtte kõikidele tasanditele. Seda saab saavutada protseduurilise (erinevad juhendid, protsesside standardiseerimine) ja sotsiaalse (personali kaasamine, ratsionaliseerimise ettepanekud) lähenemise kaudu.

Reeglina juurutavad kaasaegseid standardeid, metoodikaid ja juhtimistavasid konsultandid.

Paljudel juhtudel jätkavad nende tegevust kvaliteedispetsialistid, Lean-liidrid ning mõned innustust saanud töötajad. Kahjuks ei ole see tihti piisav uute põhimõtete/metoodikate juurdumiseks ettevõtte kõikidele tasanditele ning tööviljakuse tõstmiseks. Seetõttu kaovad aja möödudes Lean/ISO viljakad omadused. Selle põhjuseks on erinevad asjaolud, peamine neist on personali vähene kaasatus. See omakorda toimub uute töömeetodite/-protsesside tugi- ja juhtimistööriistade puudumise või vähese arendamise tõttu tootmistasandil. See tähendab, et juurutatavatel süsteemidel on vähearenenud infovarras või selgroog, tõmmates paralleele Taiichi Ohno'ga (üks Toyota TPS tootmissüsteemi loojaid), kes võrdleb organisatsiooni elusorganismiga.

Lean ja ISO haldamiseks on vajalikud eesmärkide seadmine, siseauditite läbiviimine, tulemuste analüüsimine ja võrdlemine, vigade kõrvaldamisele suunatud tegevuste planeerimine ja kasutusele võtmine, nende täitmise kontrollimine, ratsionaliseerimise ettepanekute töötlemine ning ressursside juhtimine. Parema korra saavutamiseks võib kasutada "Demingi ratast" (Plan-Do-Check-Act (PDCA) või "Planeeri, teosta, kontrolli/uuri, korrigeeri"). Lisaks kõigele eelpoolmainitule on vajalik ka erinevate tasandite personali kaasamine. Tihtilugu lubavad ERP-süsteemid seda teha kõrgeimal tasandil (juhtkond), kuigi kulusäästliku tootmise korral on vajalik kõigi töötajate, eriti aga tootmistasandi töötajate (vahetusevanemad, brigadirid, meistrid, operaatorid) tähelepanu ja pühendumust. Seda seetõttu, et just nende õlgadel lasub vastutus kliendi jaoks väärtuse loomise eest (valmistoode).

Lahendused ja tööriistad. Reeglina kasutatakse Lean/ISO juurutamiseks ning arendamiseks programme Excel/Word ja paberit. Nende abil saab ära teha kõik vajalikud toimingud, sest need on tuntud ning järeleproovitud tööriistad. Saab luua ning registreerida vajalikud andmed, üles kirjutada ratsionaliseerimise ettepanekud, registreerida siseauditite andmed, mõõta ja võrrelda tulemusi.

Kulusäästliku tootmise valdkonnas on "20 võtit" üks Excel/Word baasil ehitatud edasijõudnud süsteeme. Selles süsteemis on iga võtme jaoks olemas valmis kontroll-lehed (check-listid). Nende põhjal tehakse regulaarselt siseauditeid. Tulemused kantakse spetsiaalsetesse vormidesse Excelis, kus toimuvad arvutused ning iga teema (võtme) tasandi (0-5) määramine valemite järgi. Saadud tulemuste põhjal on võimalik kindlaks määrata ning omavahel võrrelda Lean-metoodikate juurutamise/arendamise edukust ettevõttes. Siinsamas on olemas ka nõrkade kohtade kõrvaldamisele suunatud tööeesmärkide planeerimisvormid, mida arutatakse läbi kogu meeskonnaga pärast iga auditi läbiviimist. Selline lähenemine lihtsustab Lean'i arendamist ning soodustab personali kaasamist, sest see tööriist on spetsiaalselt väljatöötatud "20 võtit" kasutatavate töötajate jaoks.

Siiski on kõikidel Excelil/Wordil põhinevatel lahendustel ka üks negatiivne külg, s.o tsentraliseeritud andmebaasi puudumine. Erinevate vahetuste/osakondade/tehaste tulemuste või plaanide jälgimine, võrdlemine ning teatavaks tegemine on ebamugav. On vaja palju aega ja oskusi vajalike KPI (põhinäitajate) saamiseks erinevate sissekannete põhjal. Lisaks sellele ei ole andmed alati hõlpsasti kättesaadavad, dokumente hoitakse erinevates kaustades, arvutites, failides. Failid võivad kustuda või unustatakse need salvestada. Selle tulemusena tekivad vead. 5-20 faili hoidmine ning kasutamine ei ole efektiivne.

Uus tase. On teada, et infotehnoloogia võib märgatavalt suurendada nii protsesside efektiivsust kui ka sotsiaalset kaasatust, samuti on teada, et näiteks Toyota investeerib suuri rahalisi vahendeid oma juhtimise IT-süsteemide arendamisesse. Paljud ettevõtted on huvitatud lihtsate ja tõhusate IT-lahenduste abil eelise saamisest efektiivsete juhtimissüsteemide (Lean ja ISO) juurutamisel ning arendamisel. Need IT-lahendused aitavad ületada Lean/ISO juurutamise ja arendamisega seotud probleeme ja tõkkeid.

Uue põlvkonna juhtimissüsteemid on mõeldud ettevõtte kõikidele tasanditele (eriline rõhk on tootmistasandil). Need on kogu süsteemi vardaks ning soodustavad kulusäästlikku tootmist. Sellisele vardale või selgroole on võimalik kasvatada palju lihaseid ning olla kindel, et see peab vastu.

Uus süsteemide klass lahendab esmajärjekorras operatiivsed eesmärgid ning aitab tootmistasandit, täiendades ERP-süsteemi. Nende eesmärkide hulka kuuluvad ratsionaliseerimise ettepanekute haldamine, tööeesmärkide registreerimine, eesmärkide planeerimine ja meeskondade, osakondade, tehaste tulemuste monitooring, siseauditite tulemuste fikseerimine jne.

Autor: Anton Ovsjankin