Kuidas edastada töötajatele infot?

Kõige olulisema panuse annavad sisekommunikatsiooni toimimisel keskastmejuhid, kes edastavad juhtkonna ja ettevõtte info töötajatele: tõlgendavad, selgitavad ning toovad välja igapäevaseks tööks vajalikud aspektid.

Tallinna Kaubamajas toimunud kaubanduse klubis “Kuidas tulemuslikult informeerida kaubandustöötajaid?” rääkis turundusdirektor Anne-Liis Ostov, et Kaubamajas töötab 784 inimest, kellest 705 on naised. “See teeb ühtpidi kommunikatsiooni kergeks ja samas ka raskeks – vahel liigub info väga kiiresti, vahel kipub “koridorikoosolekutes” muutuma või hoopis kaduma,” rääkis Ostov.

Töötajad esinevad reklaamides. Turundusdirektori sõnul tuleb info liigutamisel alati läbi mõelda, milline kanal on sõnumi töötajateni viimisel kõige efektiivsem. Võimalusi on mitu: sütitav kõnekoosolek, informatsioon intranetti, siselehte, memo puhketoa seinale, ühised ettevõtmised jms.

“Praktilise info edastamise teeb kergemaks, kui töötajad on ise kampaaniasse kaasatud ja saavad selle õnnestumiseks kaasa lüüa rohkem, kui nende roll teenindajana igapäevaselt nõuaks,” ütles Ostov. Näitena tõi ta Kaubamaja kampaaniate raames toimuvad kostüümivõistlused, töötajate osalemise Kaubamaja Facebooki galeriides, TV-reklaamides jms. Ostov kinnitas, et ühe kampaania raames planeeritakse sama tõsidusega alati nii sise- ja kui ka väliskommunikatsiooni.

Kaubamajas on infovool väga suur, millest tulenevalt tuleb hoolikalt läbi mõelda, mis on töötajatele edastatava kampaaniasõnumi kõige tähtsam iva, mis peab kindlasti kohale jõudma. “Info vastuvõtmine on lihtsam, kui töötaja saab täpselt aru oma panusest. Ise kampaanias kaasa lüües saab kohustusest fun ja lihtsam on omandada ka praktilist infot,” rääkis Ostov. 

Kõik ei saa koosolekul osaleda. Kaubamaja korraldab töötajatele neli korda aastas suure infokoosoleku, kus räägitakse tulemustest ja muudest olulistest teemadest. Seal tutvustatakse ka imagokampaaniate põhifookuseid, mida iga klienditeenindaja peab algavast kampaaniast teadma. Koosolekutest võtab alati osa ka juhtkond ning kuna see toimub hommikuti enne kaubamaja avamist, osaleb nendel umbes kolmandik personalist. Ülejäänuteni peab info jõudma teiste toetavate kanalite kaudu – siselehest ja intranetist kuni seinaleheni. Osakondades toimuvad hiljem tiimikoosolekud, kus sama info samuti üle räägitakse.

Kaubamaja personali- ja teenindusdirektori Piret Suitsu sõnul on sisekommunikatsiooni eesmärk tagada täpne, ajakohane, kõigile mõistev infovahetus ja toetada sisekultuuri arengut ja töötajate pühendumist.

Kaubamajas on moodustatud kompetentsikeskused, kus meeskonnad vastutavad oma valdkonna eest. “Et struktuur toimiks, peavad kõik omavahel koostööd tegema. Kõik osakonnad peavad olema kursis kõige kuumema infoga,” rääkis Suitsu.

Töötajat tuleb teada nimepidi. Suitsu ütles, et Kaubamajas on kommunikatsioon juhtimise tööriist – uksed on avatud, juhid käivad pidevalt müügisaalis. “Tahame tunda oma inimesi ning teada neid nimepidi. Mida rohkem inimesed on kaasatud, seda kergem on neile infot edastada,” ütles ta.

“Kõige parem on ise kohale minna ja kontrollida, kas informatsioon on kohale jõudnud,” rääkis Suitsu ja lisas, et nii saab teada põhjused, miks info ei liigu.

Suitsu sõnul annavad kõige olulisema panuse sisekommunikatsiooni toimimisel keskastmejuhid, kes edastavad juhtkonna ja ettevõtte info töötajatele: tõlgendavad, selgitavad ning toovad välja igapäevaseks tööks vajalikud aspektid.

Autor: Kadri Põlendik, Maarit Eerme