Logistika. Kõnekulusid ei limiteerita

DB Schenkeri tegevjuht Janek Saareoks märkis, et ettevõte optimeerib kulutusi uute ja moodsate lahenduste juurutamise kaudu. “Tänapäevased tarkvaralahendused koos saadetiste ja vedude jälgimise süsteemiga,” selgitas ta. “Liigume iseteeninduse poole, kasutame kõnedeks internetti ja andmesidet. Palju kasutame suhtluseks ka Skype’i tüüpi lahendusi nii helistamiseks kui ka videokoosolekuteks,” lisas ta.

Saareoksa hinnangul pole müügiorganisatsioonil, mida DB Schenker on, kõnekulude kokkuhoidmine iseenesest mõistlik. “Küll aga lähtume terve mõistuse printsiibist. Helistame, kui on vaja ja teenindus seda nõuab,” lausus ta.

Telefoni kasutamise juures peab Saareoks oluliseks nüansiks ka sõnumite täpsust ja kokkulepetest kinnipidamist – kui süsteem töötab laitmatult ning kokkulepetest peetakse kinni, on protsessi vältel tarvis vähem uuesti suhelda ning asju üle seletada. Lisaks kõnekulude kokkuhoiule säästab see oluliselt ka aega.

Ka Alpi Eesti OÜ juhataja Tiit Roosve mainis kokkuhoiu võimalusena uudsete lahenduste kasutamise, lisaks sellele märkis ta ära kontakti teenusepakkujaga, kellega koos vaadatakse igal aastal teenuste hinnakiri üle ning püütakse leida parim võimalik pakkumine.

Kõnesid ei piirata, kuid suunatakse suhtumist. Kui võiks arvata, et suurtes ettevõtetes on telefonikõnedele seatud ka piirangud, siis pigem püütakse pikki telefonikõnesid ning suuri arveid “ravida” suhtumise muutmisega.

Laura Kuusik, kes on OÜ Bestway Grupp tegevjuht, märkis, et ka nende ettevõttel on igakuised telefoniarved väikesed. “Pandud on küll limiit, milleks on 60 eurot, aga keegi seda iga kuu täis ei räägi. Limiteerimiseks vajadust tegelikult ei ole,” sõnas ta. “Oleme kujundanud sellise töökeskkonna ja mentaliteedi, et keegi meie töötajatest ei tule selle pealegi, et telefone kuidagi nii-öelda enda kasuks ära kasutada,” lisas Kuusik.

Peamised kanalid suhtlemiseks ettevõttes on Kuusiku sõnul e-kiri ja telefon. Firmasiseselt ja teiste transpordifirmadega suhtlemiseks kasutatakse päris palju ka Skype’i-vestlust. “Klientide puhul seda siiski vähem,” lisas Kuusik. “Internetipõhist tellimiskeskkonda me oma klientidele praegu veel ei paku, kuid see on kindlasti aktuaalne teema, mille juurutamist kaalume. Ikka tuleb hoida end kursis uute lahendustega ning enda jaoks läbi analüüsida, kas midagi muuta,” selgitas ta.

Ka Saareoks märkis, et kokkuvõttes on otstarbekam investeerida uudsetesse lahendustesse, mitte “pigistada ja pressida inimesi, et kuulge, ärge helistage”. “Säästu saab luua mõistlikult ikka lahenduste kaudu,” lisas ta.

Lihtsad reeglid odavamalt kõnelemiseks. Mõistlikkuse printsiipi mainis ka ASi Balti Logistika Baltimaade juht Joel Timm. Nii Kuusik kui ka Roosve mainisid veel, et sageli tasub üle vaadata ka helistamisviis, sest ka see võimaldab kokku hoida. Näiteks lausus Kuusik, et välismaa kõnede puhul on otstarbekam helistada lauatelefonilt, sest see on odavam. Roosve märkis, et välisriiki helistamise puhul on mõttekas kasutada tagasihelistamisteenust ehk siis Eestis olija helistab välismaal olijale tagasi, mis on odavam kui vastupidi.

Ettevõtete juhid mainisid ära ka asjaolu, et firmasisesed kõned on alati tasuta. Kontori­siseseks suhtluseks kasutatakse ettevõtetes tavaliselt Skype’i, mis võimaldab suhelda nii lühisõnumite kui ka häälsõnumite teel. Samuti vahetatakse ettevõtte sees e-kirju, mille saatmine nõuab küll ­aega, ent mitte raha.

Koostöös teenusepakkujaga töötajale parim pakett. Ferroline Grupp OÜ büroojuhi Eneli Nuuma sõnul on erinevatest kuludest rääkides alati mõistlik hindu vaadata. “Hindu on alati mõistlik jälgida. Hoiame ennast turul toimuvaga kursis, kontrollime vähemalt kaks korda aastas, kas meie  teenusepakkuja hinnad on konkurentsis, ja valime vastavalt vajadusele töötajale parima paketi,” selgitas ta. “Kahtlemata on tegemist olulise detailiga ettevõtte kuluportfellis,” lisas ta. Kõnedele limiiti ettevõttes kehtestatud ei ole.

Info jagamiseks ja suhtlemiseks kasutatakse firmas nii telefone, Skype’i kui ka SMSe autojuhtidele aadresside edastamisel. Lisaks on töös autojuhtidele mõeldud navisüsteem. “Suhtlemist saab automatiseerida ainult andmete liigutamisega andmebaaside vahel,” rääkis Nuuma, kelle sõnul on ettevõtte eesmärk olla oma klientidele partner, kelle puhul õige inimene on ka telefoni  teel kättesaadav.

“Hoiame ennast ka uute tehnoloogiliste lahendustega kursis,” lisas Nuuma, “sest meie jaoks on oluline infot kiiresti ja täpselt edastada.”

Helmes: logistika valdkonnas saab väga suure osa suhtlusest automatiseerida

AS Helmes on üks juhtivaid tarkvarateenuste eksportijaid Eestis ja Baltimaades. Helmese logistikavaldkonna juht ­Deniss Ojastu nentis, et väga suure osa suhtlusest logistika valdkonnas saaks automatiseerida. See puudutab tema hinnangul eeskätt sellist suhtlust, mis koosneb standardsetest korduvatest sõnumitest.

“Näiteks kui keegi võtab toru ja helistab kellelegi kaks korda nädalas, öeldes, et “kaup on saadetud”, siis võiks kriitiliselt mõelda sellele, kas seda sõnumit ei saaks automatiseerida,” rääkis Ojastu, kelle sõnul sama põhimõte puudutab tegelikult ka e-posti kasutamist.

“Kui keegi näiteks peab igal hommikul saatma laiali e-kirja sõnumiga “eelmise päeva lõpu laoseis on XYZ”, siis on see väga hea kandidaat automatiseerimiseks,” selgitas Ojastu.

Töötaja sekkub vaid probleemi korral. Selliste sõnumite puhul on Ojastu sõnul mõistlik ­automatiseerida niimoodi, et töötajate sekkumine oleks vajalik vaid siis, kui logistikaahelas on probleeme või uudseid olukordi, mida pole veel automatiseeritud. Ideaalne süsteem ongi Ojastu sõnul selline, mis ise saadab regulaarseid raporteid, staatuseid ja muid sõnumeid e-posti või

SMSi teel konkreetsetele isikutele, kuid informeerib samu inimesi, kui miski on protsessis valesti.

Ojastu rääkis, et kui vaadata muid võimalikke suhtlusviise, siis üks tuntumatest on kindlasti Eestis ilmavalgust näinud ­Skype, mida enamik ettevõtteid kasutab ühe ettevõttesisese suhtluse variandina ning millel on ka logistikaahela juhtimises oma koht.

Mõnikord tuleb helistada. Ojastu hinnangul on selline suhtlus parim, kui infotehnoloogiast abi parasjagu pole – näiteks uudsete olukordade või väga kiirete küsimuste lahendamisel, samuti sügavamaks analüüsiks. Ta tõi selgitava näite: “Näiteks miks päeval X saadeti 15 pakki, kuigi tarnelubadus oli 18 ning infosüsteemis on numbriks 18”.

Tema hinnangul ei saa unustada ka seda, et automatiseeritud süsteem on täpselt sama hea või halb kui seda arendanud ja juurutanud inimeste kompetens ja omavaheline läbisaamine.

“Nii et mõnikord on välispartnerile tehtud kõne puhul, kus arutatakse olemasolevaid probleeme, aga ka seda, mida on tehtud perega nädalavahetusel, oluline eeldus, et nende isikute hallatav logistiline infosüsteem vastaks kõikide osapoolte soovidele ja nõuetele,” sõnas Ojastu.

 

Kokkuhoiu annab tehnoloogia, pluss töötaja suhtumine

Tänapäevased tarkvara­lahendused võimaldavad saadetisi ja vedusid jälgida automaatselt.Suhtlemise hulka vähendab iseteeninduse olmasolu.Nii helistamiseks kui ka ­videokoosolekuteks on võimalik kasutada Skype’i tüüpi tasuta lahendusi.Mitu rakendust, nagu Whats­App, võimaldavad saata tasuta sõnumeid.Paar korda aastas tasub ­suhelda teenusepakkujaga, et vaadata üle teenuste hinnakiri ning leida parim võimalik pakkumine.Optimeerida saab helistamisviisiga: välismaale helistades võib lauatelefon olla odavam kui mobiil ja kõne vastuvõtmine odavam kui ise helistamine.Ettevõttes toimiv täpsust toetav süsteem vähendab kõnekulusid, sest mida laitmatumalt kokkulepetest kinni peetakse, seda vähem on kogu protsessi vältel tarvis suhelda.Pikki telefonikõnesid ning suuri arveid saab “ravida” töötajate mentaliteedi muutmisega.E-kirjasuhtlus nõuab küll aega, ent mitte raha.

 

Arvestama peab ka klientide tavadega

Harri Rästas, CF&S Estonia ASi tegevjuhtKasutame tavalisi telefonikõnesid mobiiliga ja tasuta Skype’i. Suure osa vajalikust suhtlusest katame ära ka e-kirjadega. Praegu on tänu Skype’i võrgulahendusele ja rakendustele nagu WhatsApp kõnekulud ettevõttes marginaalse tähtsusega.Ka uuel tehnoloogial hoiame silma peal, aga väga palju erinevat ei katseta. Kui turule peaks kunagi jõudma uus revolutsiooniline tehnoloogia, mis on soodne ja väga mugav, siis oleme muidugi valmis kasutamist proovima. Aga peame praegu arvesse võtma mitte ­ainult enda eelistusi, vaid ka oma klientide tavasid. Ei saa kasutada ainult seda, mis meile meeldib, vaid peame kasutama seda, mis on laialt levinud ja mida kasutab ka klient. Nii et erinevaid lahendusi me väga ei katseta ega juuruta, Skype on õnneks olemas ja igal pool kasutusel.Ka lauatelefonide arved ei ole suured, hinna pärast ei jää küll ükski kõne tegmata. Samas ega telefoniga niisama pikalt ei lobiseta. Keskmine arve lauatelefonil on ehk 20 eurot. Oleme kaalunud ka näiteks VOIP-telefonide kasutuselevõttu, aga see investeering hakkaks ennast ära tasuma alles mitme aasta pärast.