Logistika. E-arve säästab, aga vajab kannatust

“Koostööpartneritega üleminek e-arvetele oli aeglane. Kuigi protsess kiireneb, postikulu väheneb ja kokkuhoid tööajas võiksid olla piisavaks argumendiks oma igapäevast rutiini muuta, on harjumuse jõud suur ning inimene ei ole valmis muutustega kaasa minema,” ütles ON24 ASi juhataja Astrid Bachmann. Praeguseks on ettevõtte arvetest 95% elektroonilised ning kogu protsess on kiire ja arvetega seotud küsimusi saab operatiivselt lahendada.

Paberarveldus võib kliendist ilma jätta. Ettevõte kasutab tema sõnul e-arveid juba aastaid nii suhtlemisel klientide kui ka koostööpartneritega. “Kliendisuhtlust ei kujutaks praeguse müügimahu juures teisiti enam ettegi,” tõdes ta. Tavapostiga saadab firma arve, kui klient selleks soovi avaldab ning seda esineb vaid mõni kord aastas.

Samas pikeneb sellega Bachmanni sõnul ostuprotsess vähemalt kolm päeva ning risk, et ost jääb tegemata – näiteks klient mõtleb ümber, otsustab teise toote kasuks –, on väga suur.

Partnerite harjumused muutuvad visalt. Bachmann rääkis, et praegu on neil päevakorral üleminek digiarvetele, mis lihtsustab oluliselt raamatupidamise tööd. “Siin näeme kokkuhoidu eelkõige arve käsitlemisele kuluvas ajas,” märkis ta. “Kindlasti kujuneb üleminek oluliselt raskemaks, kuna koostööpartnerite süsteemid arvete koostamisel on väga erinevad.”

Ta lisas, et ettevõte saab endiselt veel arveid, mis on käsitsi kirjutatud.

Paberi hulka logistikas on vähendanud ka kaubakett Prisma Peremarket. Ettevõtte finantsjuht

Aili Nopri ütles, et peale arve liigub suure osa kaubaga alati kaasa ka saateleht, mis on vajalik nii ­autojuhile kui ka kauba vastuvõtjale ja nii ei ole päris paberivabaks kauba liikumist veel muudetud. “Küll väheneb koopiate arv, mida tarneahela osalised vajavad,” kinnitas Nopri. “Mis aga puudutab puhtalt arveid kauba eest, siis Prismas oleme kasutanud e-arvete süsteemi nüüdseks juba kuus aastat.”

Iga viies arve paberil. Nopri sõnul on nad püüdnud järk-järgult suurendada e-arvete osakaalu ning praeguseks on juba pea 80% sisse tulnud kaubaarvetest elektroonilisel kujul. “Samas tuleb teha vahet ka e-arvel ja pdf-dokumendil,” täpsustas ta.

Ta lisas, et e-arve suurim eelis on efektiivsus raamatupidamisprotsessis, mida e-arve võimaldab. “Arvete liikumine on kergelt jälgitav, nad liiguvad kiiremini ning eksimusi, mida inimesed ikka paratamatult teinekord teevad, on vähem,” on ­Nopri veendunud. Lisaks on elektrooniline arve loodussäästlikum.

Eesti Energia pressiesindaja Eliis Vennik  ütles, et nemad saavad ettevõttena arved valdavalt e-­posti teel, sest sel moel edastatud arved liiguvad kiiremini ning asjaajamine on lihtsam, sest arveid ei ole vaja skaneerida.

E-arve on masinloetaval kujul, XML-formaadis andmefail. Sellega toimetamine käib algusest lõpuni elektrooniliselt. E-kirja manusena saadetavat arvet, näiteks PDF-formaadis dokument, võib nimetada digiarveks, sest see pole täielikult masintöödeldav.

Varrak: kliendid ei nõua e-arveid

Mitte kõik ettevõtted pole elektroonilist andmevahetust rakendama hakanud. Näiteks ASi Varrak pearaamatupidaja Karin Pello sõnul nende ettevõte e-arvet ei kasuta.

“Ei ole vajadust olnud toimivat süsteemi muuta, kuna meil puudub ka vastav klientuur,” selgitas ta.

Varraku Raamatuklubi liikmete näol on tema sõnul tegu erineva kontingendiga, kes ostavad ebakorrapäraselt ning ka ei ole paljudel vanematel inimestel arvutit.

Kuna Varraku hankijate hulgas on mõni  üksik e-arve esitaja, kellega on sõlmitud otsekorraldusleping, on praegu veel mugavam kasutada olemasolevat raamatupidamistarkvara.

 

Kuidas e-arvetele üle minna?

Punktid, mida peaks väikefirma tegema1. Tee selgeks, mis on päris e-arve ja mis digiarve. Kui digiarvete hulka kuuluvad ka e-posti teel saadetavad Wordi, pdf- vm formaadis dokumendid, siis “päris” e-arved on masinalt masinale saadetavad ja automaatselt töödeldavad.

2. Loobu paberist. Kui alustad digiarvetest, siis hakka müügiarveid saatma klientidele paber­arvete asemel e-postiga. Kõik raamatupidamistarkvarad suudavad trükkida arve e-posti teel edastatavasse formaati (nt pdf). Kasutada võib ka pdf-iks trükkimise tasuta abitarkvara. Ostuarvete puhul aga teavita oma tarnijaid, et soovid arved saada edaspidi e-postiga.

3. Uuri, kas tarkvara tuleb toime? Päris e-arvete jaoks pead kindlustama oma tehnilise võimekuse majandustarkvaras nii sissetulevate arvete töötlemiseks kui ka väljaminevate edastamiseks. Kuigi paljud majandustarkvarad suudavad importida ja eksportida arveid jm dokumente, tuleb see funktsionaalsus tihti juurde osta või paremal juhul sisse lülitada.

4. Lepi partneritega kokku. Partneritega tuleb leida lahendus dokumendivahetuseks. See võib olla keerukas – igal partneril on erinevad nõuded, failiformaadid ja kanalid. Ka nendel peab olema tahe e-arveid kasutada ning nad peavad olema kindlustanud endale ­e-arve võimekuse ning valinud e-arve operaatori.

5. Vali arvete vahendaja. E-arve (ka EDI) operaator vastutab selle eest, et saad dokumente võtta vastu ja saata kõigile oma partneritele. EDI operaator konverteerib dokumente, autoriseerib saatjaid ja saajaid, transpordib dokumente, seob äripartnereid ja hoiab üleval kanalid.

6. Võta üks samm korraga. Äripartnerite erineva taseme tõttu planeeri üleminek etapiliselt. Ostuarveid suudab osa tarnijaid kohe saata e-­arvena, osa saadab mõnda aega veel digiarveid, osa jääb saatma paberarveid. Viimased kaks liiki tasub suunata teenusepakkujatele, kes arved enne edastamist elektrooniliseks teisendavad. Nii saab ettevõtte sees hakkama ühe arvekäsitlusprotsessiga. Ka müügiarvete puhul võid kasutada teenusepakkujaid, kes saadavad arveid vastavalt klientide e-arve võimekusele.

7. Ära jää poolele teele.­ Kasu saad üleminekust siis, kui 100% või vähemalt enamik arvetest on e-arved. Vastasel juhul on firmas kaks paralleelset arvekäsitlus­protsessi ning loodetud säästu asemel tekib hoopis lisakulu. Arvesta, et täielikult “päris” e-arvetele üleminek võtab aastaid.

 

Digitaalne arve säästab aega ja raha

Kaur Lohk, Eesti Posti infologistika divisjoni juhtEesti ühiskond võiks tervikuna paber- ja pdf-arvetelt e-­arvetele üleminekuga võita sadu miljoneid eurosid aastas. See teeb iga elaniku kohta mitukümmend eurot kuus.Liiga ilus, et olla tõsi? Euroopas tehtud uuringu tulemusi arvestades on see isegi tagasi­hoidlik arvutus. Meie andmetel liigub Eestis aastas ligikaudu 60 miljonit arvet. Saksa arveldusfirma Billentis uuringu kohaselt säästab ettevõte e-arvetele üleminekul iga sissetuleva paber- või pdf-arve pealt 11 eurot.Ettevõttelt ettevõttele liikuvatest arvetest on praegu pdf-arveid ca 80%, paberkujul ca 5% ja e-arveid ca 15%. E-arveid võiks olla oluliselt rohkem, kuna ettevõttele tähendab e-­arvete kasutamine aja ning raha kokkuhoidu.Selle asemel, et ettevõttesse tulnud arveid välja printida, pikkadele kinnitusringidele saata, registreerida ja käsitsi infosüsteemi sisestada, on meil tarvis, et arvel olevad andmed jõuaks saatja raamatupidamissüsteemist saaja raamatupidamissüsteemi. Kogu protsess (saatmine, kinnitusring, hilisem arhiveerimine) võiks sealjuures toimuda elektroonselt. Ajaga, mis kulub töötajal näiteks maja pealt õigete inimeste allkirjade püüdmiseks, saaks teha midagi mõistlikumat.E-arvete kasutamine on vastuvõtjale vähemalt sama suur kui mitte suuremgi kokkuhoid kui saatjale. Seda just varjatud kulu tõttu, mis tekib arve saajal paberarvet käsitledes ning käsitsi infot süsteemidesse sisestades. Arvete saajad peaks saatma signaali, et paber- ning pdf-­arved on ebamugavad ja kulukad käsitleda.Mitu ettevõtet on otsustanud jätta kaks süsteemi paralleelselt – paberarved ja e-arved. Sel juhul tekib ajalise kokkuhoiu asemel pigem topeltkulu.