Artikkel
  • Kuula
    Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

    Logistika. Kuidas minna üle e-arvetele?

    Elektroonilistele arvetele üleminek võib ettevõttes tekitada esialgu küll mõningast segadust ja tuua alguses tööd juurde, kuid säästab lõpuks tublisti aega ning aitab suurendada ettevõtte efektiivsust.

    ASi ABB finantsjuhi Signe Nurmsi sõnul on nende ettevõttes ostuarvete elektroonilise haldamise programm kasutusel alates 2013. aasta aprillist. Eesti, Läti ja Leedu raamatupidamisüksused tsentraliseeriti Eestis asuvasse raamatupidamiskeskusesse ning ostuarvete elektroonilise haldamise programmi juurutamine oli üks selle loomise eeltingimusi. Uuele korrale üleminek võttis ligi pool aastat.
    Tulemused jäid ootustele alla. “Kasutusele võtsime programmi BasWare ning selleks, et kõik kolm Balti riiki ja äriüksused süsteemi kaasata, kulus viis kuud,” selgitab Nurms. Ta räägib, et nad lootsid saada e-arvetena 50 protsenti kõikidest ostuarvetest. “Praegu on meie ostuarvete maht Eestis üle 50 000 aastas, millest e-arveid on 10 protsenti, nendest enamik ABB Grupi ettevõtetelt,” tõdeb ta.
    ABB ASis käsitletakse e-arvetena xml-formaadis arveid. “Oleme võimelised e-arveid vastu võtma, kuid ettevõttest neid välja saata veel ei saa,” märgib Nurms. “Eesmärk ongi suurendada laekuvate e-arvete osakaalu. Otsime partnereid, kellel on võimalik neid meile saata.” Samas on suurema osakaalu saavutamine Nurmsi hinnangul raske, sest Eestis ei ole veel palju firmasid, mis e-arveid väljastada saaksid.
    ABB edasine eesmärk on hakata ka ise e-arveid väljastama. “Plaanis on teha seda kolmeetapilisena: esmalt ettevõttesisesed, seejärel ABB klientide ja lõpuks kolmanda osapoole klientide müügiarved,” selgitas Nurms. Kuludest rääkides märgib ta, et arvete elektroonilise haldamise programmi kasutuselevõtuga kaasnesid konsultatsiooniteenuse kulud, samuti projektiga seotud töötajate ajakulu.
    Arve makstakse automaatselt. ASi Tallinna Vesi kommunikatsioonijuht Mariliis Topp ütleb, et e-arveid saadab firma juba aastaid ning seda teenust vahendab neile uue nimega OpusCapita, endine Itella. “E-arve püsimakseteenus on aga uuendus, mis tuleneb Euroopa Liidu direktiivist ning mis asendas otsekorralduse teenuse,” selgitab Topp. “Selle eeldus on, et klient tellib e-arve otse panka ja see tasutakse automaatselt.” Ta lisab, et kui kliendil oli pangas juba sõlmitud otsekorraldusleping, muutus teenus automaatselt ning kliendile see lisasekeldusi kaasa ei toonud.
    Üleminek e-arve püsimakselepingutele sujus – kliente teavitati mullu oktoobris ja novembris ning pärast üleminekut mullu detsembris ei saadetud kundedele enam pdf- või paberarveid, vaid e-arve otse panka.
    Ehkki IT-arendusi ettevõte tegema ei pidanud, töökoormus uue korraldusega kasvas. “Kliendisuhtluste arv suurenes, mis näitab, et täies mahus e-arve püsimakseteenus praegu siiski veel ei toimi,” tõdeb Topp. “Samas teeme koostööd pankadega, et neid probleeme lahendada, ning näeme pigem positiivseid väljundeid paberarvete mahu vähenemises ning kiiremas ja mugavamas arveldamises.”
    Raamatupidaja vastutus kasvab. Tallinna Kaubamaja Grupi finantsdirektori Marit Vooremäe sõnul alustas Tallinna Kaubamaja Grupp e-arvete vastuvõtmist juba ligi 10 aastat tagasi. “Praeguseks on enamik meile saabuvaid arveid e-arved, paber­arveid esitab veel mõni väiksem partner, kellele arvete digitaliseerimine selle kulukuse tõttu üle jõu käib,” selgitab Vooremäe. Digitaliseerimise kulu jääb aga arve esitajale.
    Ta märgib, et arvete vastuvõtjana on neil andmesisestajate töö ära kadumas ja seetõttu on mõnede ametikohtade arv ka vähenenud, alles jääb kontrollfunktsioon – kas kaup või teenus arvel vastab tellitule, on saadud ning süsteemi jõudnud. “Digitaliseerimine võimaldab pöörata tähelepanu tehingute registreerimiselt rohkem nende sisule, mis loob oluliselt rohkem majanduslikku väärtust,” leiab Vooremäe.
    Ta räägib ka, et neil on toimunud muudatused ametirollides, näiteks on raamatupidaja töö muutunud sisulisemaks ja nõuab rohkem infosüsteemide tundmist. “Raamatupidajad ei tööta enam üksikute tehingutega, vaid suurte andmemassidega, mõnest raamatupidajast on saanud süsteemide peakasutaja,” toob ta näiteid.
     
     
    Samm-sammult
    Kuidas e-arvetele üle minna
    1. Esmalt tuleb investeerida tarkvaraarendusse.
    2. E-arvete saatmise operaatoreid on erinevaid ning kõik süsteemid ei “loe” kõiki võimalikke e-arve formaate.
    3. Eestis ei ole veel väga palju ettevõtteid, kes saavad tehniliselt e-arveid väljastada.
    4. Programmi kasutuselevõtmisega võib kaasneda ka väiksemaid tehnilisi probleeme, puudub ühtne standard andmetele, mis e-arvel kajastatud.
    5. Päris automaatseks e-arved raamatupidamist siiski ei muuda, tuleb veenduda, et info oleks korrektne.
    6. Informatsioon liigub kiiremini – suur pluss ettevõtte jaoks.
    7. Võimaldab pöörata senisest rohkem tähelepanu tehingute sisule.
    8. Kulude kokkuhoid toimub ka paberarvete saatmiseks kulunud aja arvel.
    Allikas: ABB, Tallinna Vesi, Tallinna Kaubamaja
     
     
     
     
    Tasub teada
    Mis muutus e-arvega paremaks?
    Info hakkas kiiremini liikuma. Arvete käsitlemiseks või heakskiitmiseks ei pea olema enam kontoris, seda saab teha ka kodus või komandeeringus olles. Samuti on puhkuste ­perioodil võimalik määrata endale asendaja, kellele süsteem kõik arved automaatselt edasi suunab. ABB töötajad on avaldanud soovi ka arvete kinnitamiseks mobiiltelefonis, kuid sellist võimalust veel ei ole.
    Alles jäi raha ja aeg. Kulude kokkuhoid on märgatav ka paberarvete laialijaotamiseks kulunud aja arvel. Otsene mõju on raamatupidamiskeskuse töö efektiivsuse suurenemisele ja töötajate töökoormuse vähenemisele, kuna arvete käsitlemine on mugav ning kiire. Kergelt saab kätte arve ajaloo, kus on näha, mis on arvega toimunud ja kes on selle kinnitanud.
    Mis ei suju lepase reega?
    Klienti tuleb õpetada. E-arvetele üleminek tekitas Tallinna Vee klientides mõningat segadust. Mitte kõik ei saanud aru, miks neile enam vanal viisil arveid ei saadeta. Eriti puudutas see kliente, kes kasutasid haldusfirma teenust või arvete tasumisega tegeles raamatupidaja. Veefirma saatis soovijaile dubleerivad arved – lisaks ­automaatselt panka saadetavatele arvetele ka PDFina e-posti teel või paberarvena.
    Uus kord vajab selgitamist. Samuti esines veefirmal probleeme uute e-arve püsimakse­lepingute sõlmimisel. Nimelt peab klient lisaks lepingu sõlmimisele tellima kindlasti panka ka e-arve. Kui klient sõlmib ainult lepingu, aga e-arvet panka ei telli, puudub firmal alus arve panka saatmiseks ja teenus ei toimi. E-arve tellimus on ettevõtte hinnangul osa püsimakseteenusest, mida pangad peaksid kliendile selgitama ja püsimakselepingu sõlmimisel alati pakkuma.
    Igaühel pole e-arvelduse ­õigust. Teine probleem oli kolmandad isikud, kes soovisid arveid tasuda. Veefirma saab lepingu sõlmida vaid kinnistu omanikuga, tihti aga on lepingupartneriks näiteks kaasomanikud, kes pole üks füüsiline isik isikliku internetipangaga. Eesti Pangaliidu juhendi kohaselt saab täismahus e-arve panka tellida vaid teenusepakkuja lepingupartner ehk lepingu sõlminud klient.  Täismahus e-arve tähendab, et klient näeb füüsiliselt arvet oma internetipangas. Kui arvet soovib tasuda kolmas isik, on võimalik talle saata vaid piiratud e- arve ning sisuliselt näeb ta vaid maksekorraldust. Näiteks, kui needsamad kaasomanikud soovivad kasutada e-arve püsimakseteenust, saab nende seast valitud isik tellida vaid piiratud e-arve.
    Eri firmad kasutavad eri lahendusi. E-arvete kitsaskoht on Prisma Peremarketi hinnangul ühtse standardi puudumine andmetele, mis e-arve peal kajastatud. E-arveid saatvaid ja vastuvõtvaid ettevõtteid on mitu ning igaüks on välja töötanud endale sobivaima formaadi. Ka kasutatavatel raamatupidamis- ja müügiprogrammidel on omad nõuded, mis tingivad erisused arve formaadis ja kasutusel olevates infoväljades.
    Andmete tase kõigub. Teine kitsaskoht on e-arvete kvaliteedi probleem – näiteks arvete mõni vajalik väli on täitmata või vigadega. Päris automaatseks raamatupidamist e-arvete abil muuta ei saa. Raamatupidajate tööks on veenduda, et elektrooniliselt liikuv info on korrektne.
    Allikas: ABB, Tallinna Vesi, Prisma Peremarket
     
     
     
     
    Kommentaar
    Efektiivsus kasvas märgatavalt
    Aili Nopri, Prisma Peremarketi finantsjuhtPrisma raamatupidamine töötleb praegu iga kuu üle 40 000 arve, millest pea 80% liigub juba elektrooniliselt. ­E-arve on pakkunud head võimalust seda protsessi automatiseerida ning vähendada arvete vastuvõtu, kontrollimise ja sisestamisega seotud kulusid. Samuti aitab elektrooniline arve säästa loodust ja usun, et nii mõnigi puu jääb maha võtmata, kui need lugematud paberilehed on asendatud millegi mittefüüsilisega.Esimene samm e-arvete kasutusele võtmiseks on investeering tarkvaraarendusse. Meile tähendas see e-arve formaadi väljatöötamist, e-arvete kinnitamise keskkonna loomist ning e-arvete süsteemi juurutamist oma raamatupidamisprogrammis ja kauba vastuvõtu protsessis.Nagu iga uuendus, oli ka ­e-arvete süsteemi kasutuselevõtt alguses segadust ning lisatööd tekitav nii meile kui ka meie koostööpartneritele. Kui esmalt olid vähesed tarnijaid valmis e-arveid saatma, siis nüüdseks on e-arve Eestis väga levinud ning väljatöötatud lahendus on pikas perspektiivis efektiivne ja kasulik kõigile osapooltele. Oleme endale võtnud eesmärgiks saavutada e-arvete osakaal üle 90%.
  • Hetkel kuum
Karl Märka: piirame põhiseadusega riigikapitalismi „Kuidas mitte investeerida: 1001 näidet avalikust sektorist“
Piirame põhiseadusega ära, kui suure osa SKTst võib avalik sektor moodustada, kirjutab Karl Märka arvamuskonkursile Edukas Eesti saadetud artiklis.
Piirame põhiseadusega ära, kui suure osa SKTst võib avalik sektor moodustada, kirjutab Karl Märka arvamuskonkursile Edukas Eesti saadetud artiklis.
Ülevõtupakkumine pani suure tankerifirma aktsia taanduma
Ühe maailma suurima tankerifirma Euronavi aktsia kukkus Brüsseli börsil pärast suuromaniku ülevõtupakkumise lõppu 9,1%.
Ühe maailma suurima tankerifirma Euronavi aktsia kukkus Brüsseli börsil pärast suuromaniku ülevõtupakkumise lõppu 9,1%.
Articles republished from the Financial Times
Reaalajas börsiinfo
Myraka ettevõtlusblogi: nonii, tibulilled, kas tulete taas? Äripidaja intervjuu oma töötajatega
Äripäeva toitlustusettevõtjast kolumnist Üllar „Myrakas“ Priks tuletas vahelduseks meelde ajakirjaniku ametit pidades omandatud intervjueerimisoskused ning usutles oma sõpru, kellega koos ta on osaühingut Suur M jooksutanud. On’s tal uuel hooajal putkas üldse kedagi peale tema enda?
Äripäeva toitlustusettevõtjast kolumnist Üllar „Myrakas“ Priks tuletas vahelduseks meelde ajakirjaniku ametit pidades omandatud intervjueerimisoskused ning usutles oma sõpru, kellega koos ta on osaühingut Suur M jooksutanud. On’s tal uuel hooajal putkas üldse kedagi peale tema enda?
Gasellid
Kiiresti kasvavate firmade liikumist toetavad:
Gaselli KongressAJ TootedFinora BankGBC Team | Salesforce
Kogemuslugu: kui minu ettevõtte väärtused enam minuga ei ühti
Kuidas edasi, kui ettevõtjana avastad, et õhinaga loodud firma sinuga enam samu tõekspidamisi ei jaga?
Kuidas edasi, kui ettevõtjana avastad, et õhinaga loodud firma sinuga enam samu tõekspidamisi ei jaga?
Parima juhi konkursile esitati rekordiliselt üle 100 tippjuhi Vaata täisnimekirja
Konkursile "Parim juht 2024" esitati 110 tippjuhti, kelle seast selgub võitja mais Pärnu juhtimiskonverentsil.
Konkursile "Parim juht 2024" esitati 110 tippjuhti, kelle seast selgub võitja mais Pärnu juhtimiskonverentsil.
Uutele sõidukitele hakatakse väljastama keskkonnapasse
Sel kolmapäeval kiitis Euroopa parlament heaks uued ELi eeskirjad, mille eesmärk on vähendada sõiduautode, kaubikute, busside, veoautode ja haagiste heitkoguseid. Ühe uue meetmena nähakse ette uutele sõidukitele keskkonnapasside väljastamist, kirjutavad Logistikauudised.
Sel kolmapäeval kiitis Euroopa parlament heaks uued ELi eeskirjad, mille eesmärk on vähendada sõiduautode, kaubikute, busside, veoautode ja haagiste heitkoguseid. Ühe uue meetmena nähakse ette uutele sõidukitele keskkonnapasside väljastamist, kirjutavad Logistikauudised.
Hullumeelne seiklus: autoga läbi Euroopa ja Aafrika
Ühel päeval tekkis sõpradel hullumeelne idee osaleda rallil, mis viib nad läbi Euroopa ja Aafrika, kirjutavad Lääne-Virumaa Uudised.
Ühel päeval tekkis sõpradel hullumeelne idee osaleda rallil, mis viib nad läbi Euroopa ja Aafrika, kirjutavad Lääne-Virumaa Uudised.
Järgmine Soome ehitusfirma andis pankrotiavalduse sisse
Soome ehitusfirma Puukoti viis reedel kohtusse pankrotiavalduse, ettevõtte käive ulatus alles hiljuti 45 miljoni euroni, kirjutas Kauppalehti.
Soome ehitusfirma Puukoti viis reedel kohtusse pankrotiavalduse, ettevõtte käive ulatus alles hiljuti 45 miljoni euroni, kirjutas Kauppalehti.
Nädala lood. Eestlased hulluvad Hispaania kinnisvaraäri järele, kutsehaigus tõi firmale ootamatu nõude, suur tehas läks Lätti
Äripäeva selle nädala populaarsemad lood ja teemad puudutasid Hispaanias kinnisvaraäri ajamist.
Äripäeva selle nädala populaarsemad lood ja teemad puudutasid Hispaanias kinnisvaraäri ajamist.