Logistika. Tõstukimehe mälu asemel IT-programm

Rautakirja Estonia ASi alla koondunud nelja ettevõtte ühinemisel ei võimaldanud senised lahendused logistilisi protsesse enam efektiivselt juhtida, mistõttu alustati 2010. aasta kevadel logistiliste süsteemide ühildamist. Selle tulemusel asutati logistikaettevõte Logistics Plus OÜ, mis osutab logistikateenust R-Kioskile, Lehepunktile ja Apollole.

Kaalukaim ümberkorraldus oli ühtse laojuhtimissüsteemi loomine, mis aitas teha vajalikke muudatusi ettevõtete logistilistes protsessides, aidates vähendada märkimisväärselt tööjõukulu ning parandada teenuste kvaliteeti.

OÜ Estonian Logistics Plus ladude juht Tarmo Saremat ütles, et ettevalmistused ühtsele laojuhtimistarkvarale üleminekuks algasid ligi üheksa kuud enne tarkvara kasutuselevõttu. “Liitumis­otsusest alates selginesid erinevad vajadused ning oli võimalik paika panna selge tegevusplaan ja protsesside kirjeldused,” lausus Saremat.

“Kokku vähenesid personalikulud pea kolmandiku võrra. See on tulemus, mis mõjutas ettevõtte tegevust suures ulatuses, väga palju eraldi töölõike automatiseeriti. Toimetame nüüd kuluefektiivsemalt,” selgitas Saremat.

Laojuhtimisprogrammi tasuks kaaluda, kui töös hakkab tekkima vigu. Laojuhtimissüsteemi aitas välja töötada arenduspartner OÜ R.I.S.. Ettevõtte juhi Raino Einroosi sõnul on neil kliente, kellel on kasutuses üks käsiterminal, samas on  suurematel firmadel neid koguni mitukümmend. “Seega inimeste või näiteks alusekohtade arvust sõltuvalt ei saa otseselt arvutada, millal on õige IT-süsteemi juurutamise koht,” rääkis Einroos.

Tema sõnul tasuks laos tööde ja kaupade juhtimisel infotehnoloogia appivõtmisele mõelda siis, kui  tõstukimehe mälust ja paberist-pliiatsist enam ei piisa. “IT-lahendus ei lase laos teha lollusi, jälgib kuupäevi ja partiisid, kauba saajatega sõlmitud erikokkuleppeid ja vähendab tunduvalt sõltuvust inimeste mälust,” selgitas ta. Kuna laos töötamiseks vajalike inimeste väljaõpetamise osatähtsus väheneb, on tema sõnul ka lihtsam palgata kõrghooajaks lisatööjõudu.

Einroosi sõnul saadakse eraldi programmi vajalikkusest aru eriti siis, kui tekivad vead, raskused õige kauba või õige partii laost ülesleidmisega, tööde jaotamisega tegijate vahel ning operatiivse info saamisega laos toimuva kohta. “Kui juba selliseid momente tekib, oleks õige aeg spetsialistidega nõu pidada,” ütles ta.

Õnnestunud programm arendaja ja kliendi koostöös. Kui mõte on hakanud liikuma laoprogrammi muutmise poole, tasuks kokku leppida kohtumine tarkvaraarendajaga. “Alustada tasuks kohtumisest, kus klient kirjeldab oma soove ja mõtteid ning meie räägime oma kogemusest ja juurutatud lahendustest. Paljudeks tööprotsessideks saame pakkuda standardseid, valmis lahendusi ning niiviisi jäävad arendustööks vaid kliendi erisoovid. Samuti püüame koos vaatama minna juba mõnda töötavat süsteemi,” rääkis Einroos.

Kui esimeste kokkusaamiste tulemus on positiivne, arutatakse vajadused juba detailsemalt läbi ning seejärel täpsustatakse eelarve. “Alati tähtsustame eelkõige kliendi äriprotsessist arusaamist ja R.I.S.-i lahenduse sobivust, seejärel tulevad seadmetega seotud detailid,” täpsustas Einroos.

Laojuhtimisprogrammi saab katsetamiseks ka rentida. Et tarkvara on R.I.S.-is välja töötatud, saab ettevõte pakkuda programmi rentimise võimalust, seda n-ö katseajana. “Seadmete ja juurutustööde kohta peame siis eraldi kokkuleppe tegema. Kogu lahendus sisaldab meie üle kümne aasta pikkust kogemust, saame pakkuda ka läti- ja leedukeelset versiooni,” sõnas Einroos.

R.I.S. alustas koostööd Estonian Logistics Plusiga märtsis 2010. “Kliendil oli selge ettekujutus tulevasest tööst laos. Samuti olid valmis tööprotsesside kirjeldused. Kuna tegemist oli väga eripärase äriga, siis meie standardne laojuhtimissüsteem vajas suuremaid täiendusi,” märkis Einroos ja jätkas, et projekt oli nende jaoks üks keerulisemaid ja huvitavamaid. “Tavapärasemate vajadustega kliendile on nüüd alati hea selgitada, kui keeruliseks ja paindlikuks saab laojuhtimise IT-lahendusega teha,” rääkis ta.

Kuna Estonian Logistics Plus otsustas võtta kasutusele iseseisva laojuhtimissüsteemi, tõi hiljuti toimunud majandustarkvara vahetus tööd peamiselt IT-spetsialistidele. “Laos oli võimalik sama lahendusega oma igapäevaseid töid edasi teha,” tõdes Einroos.

Saremati sõnul ei olnud  muudatuste esialgne ja esmane eesmärk mitte personalikulude vähendamine. Pigem oli siht luua eri komponentidest koosnev, kuid tervikuna toimiv logistiline süsteem. Personalikulude kokkuhoid oli muudatuste loomulik osa,” rääkis Saremat, kelle sõnul oli esimene samm protsesside kaardistus. “Teisisõnu – oli vaja aru saada, millistele nõuetele peab logistika vastama ning seejärel toimus uute laoprotsesside kujundamine,” selgitas ta.

Suuremad muudatused toimusid kaupade vastuvõtu, komplekteerimise, markeerimise ja väljastamise juures. “Vajame inimesi endiselt ja kahtlemata ei ole meie soov inimtööjõudu täielikult ­automaatikaga asendada. Oluline oli lihtsalt töö efektiivsus ja mõistlik tööjõu kasutus – lõime keskkonna, kus töötegija saab toetuda programmile, mis aitab tal vältida vigu ning kasutada tööaega ökonoomsemalt,” märkis ta.

Tehisintellekt asendab inimtööjõudu. Suureks abiks oli Saremati sõnul uue laotarkvara (WMS) kasutuselevõtt koos paberivaba lahendusega. “Tarkvara jagab töökäske ja informatsiooni käsiterminali kaudu. Kõige suurema efekti andis lao loogiline adresseerimine,” selgitas Saremat.

WMS määrab saabunud kaubakoguse alusel sellele kõige sobilikuma aadressi, lisaks on pärast kauba siirete tegemist kaubad ja laoaadressid kohe seotud ning eraldi andmesisestamist ei toimu. Komplekteerimisel kuvatakse noppijale tooted loogilises järjestuses, samal ajal arvestades, et laoaadressid saaksid tühjendatud mõistlikult. Sarmeti sõnul nähti seni kauba markeerimisel palju vaeva, et hinnapüstolil õige hinnanumber ette kerida. Nüüd on aga tellimusepõhiselt teada info, mis hinnaga soovib klient neid tooteid lõpptarbijale müüa. Samal ajal ei pea markeerija hinnasildi numbreid otsima, vaid toote joonkoodi alusel väljastatakse talle õige hinnasilt.

Muudatus puudutas kõiki. Saremati sõnul puudutasid muudatused kõikide tasandite töötajaid, alates logistika- ja laojuhtidest kuni kaubakäsitlejani. “Osa inimesi suunati ettevõttes mõnele teisele ametikohale. Osa otsustas aga ise lahkuda, sest töö asukoht muutus. Veel üks osa ei suutnud muudatustega harjuda ning lahkus ise ning osa olime sunnitud ka koondama,” lausus Saremat. “See ei juhtunud aga mitte muudatuste esimeses faasis, vaid märksa hiljem, mil olid näha inimeste töö efektiivsus ja kohanemise tulemused.”

Kõigile, kellele uues struktuuris kohta ei leitud, pakuti tööd teistes osakondades. “Minu mäletamist mööda oli neli inimest, kes võtsid vastu pakkumise mõnes muus osakonnas,” sõnas Saremat.

Saremati sõnul ei tohiks ümberkorraldusi või struktuurimuutusi karta – lähtuda tasuks ettevõtte vajadustest ja tulevikuperspektiivist. “Eriti oluline on leida igale inimesele sobiv koht. Juhul kui edasine koostöö ei ole mõistlik, tuleks alati otse ja ­ausalt otsuste tagamaad selgitada,” oli tema soovitus.

Küsimusele, kas nii suurte muudatuste käigus ka vigu tehti, vastas Saremat, et väga suuri vigu õnnestus vältida. Suurima õnnestumisena nimetas Saremat asjaolu, et inimesed, kes neil praegu töötavad, teevad seda tõepoolest rõõmuga.

 

Estonian Logistics Plusi efektiivsust tõstsid näiteks:

Toodete lattu paigutamisel ei loeta toodete aadresse enam käsitsi, vaid tehnoloogia abil;Saatedokumente ei koostata vastuvõtu või komplekteerimise koguste alusel käsitsi, vaid tehnoloogia abil;Sobiv ja vaba laoaadress leitakse tehnoloogiat kasutades, mitte laos ringi vaadates.

 

Õnnestumiseks on vaja arendaja ja kliendi koostööd:

1. Kui ettevõttel on soov muuta laoprogrammi, tasuks kokku leppida esmane kohtumine tark­vara arendajaga. Esimesel kohtumisel tasuks kliendil kirjeldada oma soove ja mõtteid.

2. Paljude tööprotsesside puhul saab kasutada standardseid, valmis lahendusi, arendustööks jäävad kliendi erisoovid.

3. Kui esimese kokkusaamise tulemus on positiivne, arutatakse vajadused detailsemalt läbi ning täpsustatakse eelarve.

 

Vead võivad kalliks maksma minna

Kristjan Karmo, ASA Quality Services OÜ tegevjuhtTarkvaraarendust tellides loodame enamasti tootja usaldusväärsusele ega mõtle, et midagi võiks valesti minna. Samas on tegemist väga kalli teenusega ning tarkvara testimine nii protsessi vahepeal kui ka lõpus võib vähendada oluliselt arendamise kulusid.Rääkides välismaailmast, on lähiajaloos enim kõmu tekitanud New Yorgi börsil tarkvaraveast tulnud “segadus” 140 aktsiaga, mis tähendas ­Knight Capitalile 440 miljoni dollari suurust kahjumit. Eestis tark­varavigadest tekkinud kahjusid veel väga ei arvutata – ebaõnnestunud projekt neelatakse alla või lükatakse lihtsalt kõrvale. Meil peetakse IT-arenduse läbikukkumist enamasti mainekahjuks, kuid tegelikult on see eskaleeruv kaotus: öeldakse, et kui vea leidmine ja kõrvaldamine enne arenduse kasutusele­võttu maksab ühe ühiku, siis hilisem “remont” läheb maksma juba 100–1000 ühikut.Alati tuleb arvutada, mida mingi väike apsakas võiks tulevikus ettevõttele tähendada.