Artikkel
    Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

    Kuidas koosolek efektiivsemaks muuta?

    Koosolekul osalejatel peaks nende roll teada olema, muidu võib asi käest ära minna.Foto: Meeli Küttim

    Koosolek on igapäevane tööriist projektide juhtimisel ja ettevõtte eesmärkide saavutamisel. Et see ei kujuneks töötajate aja raiskamiseks, vaid annaks oodatud tulemuse, soovitatakse enamasti koostada detailne päevakord ja ajast rangelt kinni pidada.

    See loob petliku illusiooni, et kui me vaid tublimad oleks, siis läheks kõik paremini. Soovitan koosolekute efektiivsuse kasvatamisele teisiti läheneda ning kolme olulist põhimõtet silmas pidada. Kui jõudu üle jääb, ei tee paha ka taktikalised detailid üle vaadata.
    Enne järgmist koosolekut veendu, et allpool toodud kolm punkti on tehtud. Kui need on paigas, jääb aega peenhäälestada ka elementaarseid asju, nagu koosoleku juhataja rolli teadvustamine, keskne koht otsuste hoidmiseks jpm.
    1. Lõpptulemused on läbi mõeldud
    Mis on need tulemused, mille saavutamiseks on tarvis inimeste samaaegset näost näkku suhtlemist? Mis peaks olema teisiti, kui koosolek lõpeb? Vastuse leidmine nendele küsimustele on iga eduka koosoleku korraldamise võti.
    Pahatihti on koosolekute päevakorrapunktid ainult üldised teemakirjeldused ilma lõpptulemuse sõnastamiseta. Nii saabki pikale venivat jutupuhumist katkestada ainult suvaliselt valitud kellapiiranguga: näiteks 10 minutit teemale X ja 15 minutit teemale Y.

    Kuidas sõnastada päevakorrapunkte kui lõppeesmärke?

    arutleme, otsus

    diskussioon, kokkulepe

    vaatame üle, plaan

    selgitame, lahendus

    esitleme, definitsioon

    müügi kasvatamine, ideed

    Kuidas sõnastada etappe?

    Lõppeesmärk nt hankel osalemise plaani kokkuleppe saavutamine.

    1. Otsuse teatavaks tegemine. Oleme otsustanud hankel osaleda.

    2. Küsimustele vastamine. Soovi korral seletatakse töötajatele otsuse loogikat ning sellest tulenevaid kohustusi.

    3. Järgmised sammud. Räägime läbi, mida tehakse enne pakkumise allkirjastamist.

    4. Vastutajad ja kokkulepped. Kes millise etapi eest vastutab, olulised kuupäevad ja kellaajad.

    Kuidas jaotada rolle?

    Elluviija: inimene, kes ülesande tegelikult ära teeb.

    Vastutaja: vastutab, et töö tehtud saab.

    Konsulteeritav: enne otsuse langetamist küsitakse tema arvamust.

    Informeeritav: pärast otsuse tegemist antakse talle teada.

    Ainuüksi ajapiirangu ja tegevuse kirjelduse abil ei saa aga olla kindel, et arutelu on eesmärgipärane. Saame ainult olla veendunud, et koosoleku kestvus on “õige”.
    Mida teha korduvate koosolekutega? Koosolek on vahend millegi saavutamiseks, kus inimeste samaaegne koos viibimine on kõige otstarbekam. Nii arutatakse iganädalastel müügikoosolekutel tihti olemasolevate klientide probleemide ning uute ja vanade klientide lisamüügi üle. Sobilik lõpptulemus võiks olla näiteks kokkulepe plaanitud tegevustest olemasolevate ning uute klientide juures.
    Kindlasti ei tasu alustada ühtki uut ega korduvat koosolekut ilma, et on kokku lepitud soovitud tulemustes.
    2. Tegevuskava koosneb vaheetappidest
    Kuidas aitab see koosolek sinu lõppeesmärke paremini saavutada, ning kui kaugel me sellest oleme? Arusaadavalt on lõppeesmärgini jõudmiseks tarvis läbida mitu vaheetappi. Soovitav on needki eelnevalt valmis mõelda ja kirja panna. Kui seda ei ole võimalik ilma osalejate panuseta teha, leppige koosoleku alguses vaheetappides ühiselt kokku ning pange need kirja.
    Kui osalejatel pole selget ülevaadet, kui kaugel protsess parajasti on, siis on väga kerge raisata väärtuslikku aega erinevate punktide vahel pendeldades. Kui kõikidel on aga ülevaade protsessist, hoiab see oluliselt kokku nii aega kui ka energiat.
    3. Rollid on osalejatega kokku lepitud
    Kas meil on selge pilt omavahelistest vastutusaladest ja kokkulepetest? Rolle võib jaotada mitmeti ja enda ettevõtte vajadusest lähtuvalt. Kui iga osaleja teab, mida ja miks temalt oodatakse, oskab ta vastavalt panustada ning tänu sellele saab vältida ka koosolekul osalejate hulga paisumist.
    Mõnikord on pärast koosolekut mulje, et teine osakond on meie ettepanekutega nõus ning valmis oma ressurssidega järgmisel nädalal panustama, kuna Pille teisest osakonnast osales ja ta ei vaielnud vastu. Pille ei olnud aga teadlik, et ta esindas tervet osakonda ning et sellest mingeid tagajärgi tekib. Rollide paikapanemine ­aitab selletaolisi segadusi vältida.
    Tean ettevõtet, kus koosolekud paisusid väga suureks ja lohisevaks, sest osalejaid puudutavad teemad võisid juhuslikult arutlusele tulla. Pärast selgete piiride seadmist eesmärgile, protsessile ja osalejate rollile olukord muutus.
    Autor: Hanno Järvet, Järvet Consultingu juht
  • Hetkel kuum
Kairit Kall: kvantiteedimajandusest kvaliteedimajanduseks
Eesti võiks muutuda kvaliteetsete toodete ja teenuste keskuseks, kuhu tullakse õppima, kuidas paremini teha, kirjutab Kairit Kall arvamuskonkursile Edukas Eesti saadetud artiklis.
Eesti võiks muutuda kvaliteetsete toodete ja teenuste keskuseks, kuhu tullakse õppima, kuidas paremini teha, kirjutab Kairit Kall arvamuskonkursile Edukas Eesti saadetud artiklis.
Vaikne börsipäev viis S&P 500 indeksi uue rekordini
Suurele reedele eelnev kvartali viimane börsipäev kergitas S&P 500 indeksi vaikselt tänavu juba 22. rekordini.
Suurele reedele eelnev kvartali viimane börsipäev kergitas S&P 500 indeksi vaikselt tänavu juba 22. rekordini.
Articles republished from the Financial Times
Reaalajas börsiinfo
Myraka ettevõtlusblogi: viie milli eest vaba aega, palun! “Ükskõik kui pees vahepeal asjad on, kõik läheb mööda.“
Suure Mi toitlustusäri tänavuse hooaja kalender on koos, retseptid on koos, kaarik on stardi- ja mina laskevalmis, kirjutab Äripäeva toitlustusettevõtjast kolumnist Üllar „Myrakas“ Priks, kes seekordses postituses pajatab ajast, rahast ja elutööst.
Suure Mi toitlustusäri tänavuse hooaja kalender on koos, retseptid on koos, kaarik on stardi- ja mina laskevalmis, kirjutab Äripäeva toitlustusettevõtjast kolumnist Üllar „Myrakas“ Priks, kes seekordses postituses pajatab ajast, rahast ja elutööst.
Gasellid
Kiiresti kasvavate firmade liikumist toetavad:
Gaselli KongressAJ TootedFinora BankGBC Team | Salesforce
Genka ettevõtlusest: valin vähem raha ja rohkem vabadust
Henry Kõrvitsa ehk artistinimega Genka sõnul pole raha tema jaoks kõige olulisem. Tähtsam on oma aeg ja võimalus seda meelepäraselt veeta.
Henry Kõrvitsa ehk artistinimega Genka sõnul pole raha tema jaoks kõige olulisem. Tähtsam on oma aeg ja võimalus seda meelepäraselt veeta.
Tippjuhi nipid: mida teha, kui töötaja tuleb palka juurde küsima, aga …
Kui töötaja, kes pole teistega võrreldes olnud nii silmapaistev, tuleb palka juurde küsima, siis oled sa juhina juba õige hetke probleemidest rääkimiseks mööda lasknud, rääkis Prisma Peremarketi Eesti maajuht Teemu Kilpiä.
Kui töötaja, kes pole teistega võrreldes olnud nii silmapaistev, tuleb palka juurde küsima, siis oled sa juhina juba õige hetke probleemidest rääkimiseks mööda lasknud, rääkis Prisma Peremarketi Eesti maajuht Teemu Kilpiä.
Jaanika Altraja: rohepöördes õnnestumiseks tuleb vähendada ebavõrdsust
Ühetaoline tulumaks ja madalad varamaksud mõjuvad tänapäeval dogmaatiliste jäänukitena, mis suurendavad ebavõrdsust ja pidurdavad rohepööret, kirjutab Jaanika Altraja arvamuskonkursile Edukas Eesti saadetud artiklis
Ühetaoline tulumaks ja madalad varamaksud mõjuvad tänapäeval dogmaatiliste jäänukitena, mis suurendavad ebavõrdsust ja pidurdavad rohepööret, kirjutab Jaanika Altraja arvamuskonkursile Edukas Eesti saadetud artiklis
Ameerika RAM – üks auto kõikideks sõitudeks
Igapäevaselt tööle, naisega ostlema, pojaga trenni, nädalavahetusel sõpradega erinevaid hobisid harrastama, sekka suvilaehitusega seotud sõidud – kõik need saab edukalt tehtud aasta pikapi tiitliga pärjatud suure ja jõulise RAMiga USCAR – Ameerika Autost.
Igapäevaselt tööle, naisega ostlema, pojaga trenni, nädalavahetusel sõpradega erinevaid hobisid harrastama, sekka suvilaehitusega seotud sõidud – kõik need saab edukalt tehtud aasta pikapi tiitliga pärjatud suure ja jõulise RAMiga USCAR – Ameerika Autost.
Suur reede raadios: Jüri Ratas Keskerakonna võimust pealinnas
Tallinnas on toimunud revolutsioon: üle kahe kümnendi püsinud Keskerakonna võim on otsas. Aga kas uus võimuliit leiab neljakesi ka ühisosa?
Tallinnas on toimunud revolutsioon: üle kahe kümnendi püsinud Keskerakonna võim on otsas. Aga kas uus võimuliit leiab neljakesi ka ühisosa?
Iisrael vastas ÜRO vaherahu nõudmisele värske pommitamisega
Vastusena ÜRO julgeolekunõukogu resolutsioonile, mis nõudis kahenädalast vaherahu Gaza lahingutegevuses, pommitas Iisrael viimase 24 tunni jooksul Gaza sektori kõiki piirkondi.
Vastusena ÜRO julgeolekunõukogu resolutsioonile, mis nõudis kahenädalast vaherahu Gaza lahingutegevuses, pommitas Iisrael viimase 24 tunni jooksul Gaza sektori kõiki piirkondi.