Virtuaalne assistent võtab tüütud tööd enda kanda

Artikkel

- Uudised
- Mariliis Pinn
- 7. jaanuar 2016 kell 4:00
Kuula
Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.
Virtuaalne assistent võtab tüütud tööd enda kanda
Virtuaalassistent aitab interneti abil ettevõtjal tüütud ülesanded ise ära teha. Foto: Erik Prozes
Kui väikeettevõtjal tekib tunne, et lihtsamad ja tüütumad asjad võiks tema eest keegi teine ära teha, siis selleks võib sobida virtuaalne assistent.
Virtuaalne assistent on juriidiline isik, kes pakub sekretäri, raamatupidaja, turundaja või andmete sisestaja teenuseid firmadele ja eraisikutele. “See on just see ekstrapaar töökäsi, mis kuumal ajal puudu jääb," räägib ekontor.ee virtuaalne assistent Nadežda Šmakova 8. jaanuari Äripäeva mikroettevõtluse rubriigis.
Kui firmal on töid, mida tavaline sekretär ei jõua või ei oska teha, võib tekkida vajadus mõne out-of-box lahenduse järele. "Selles on abiks virtuaalne assistent,” märkis Šmakova.
Virtuaalne assistent pakub oma teenust tavaliselt internetipõhiselt. “Tegemist on asukoha mõttes vaba teenusega, seega ei istu virtuaalassistendi teenust pakkuv inimene füüsiliselt kliendi kontoris,” lisas www.assistendid.com-i veebi vahendusel teenust pakkuva OÜ Krisity projektijuht Kristi Purik.
Merike Jesaar OÜst Büroohaldus tõi välja, et ettevõtte asutamine on Eestis imelihtne, see on vaid paari hiirekliki kaugusel. Samuti ei vaja mikro- ja väikeettevõtted sageli kontorit või kindlat tegutsemiskohta. “Ühesõnaga on suhteliselt väikeste kuludega võimalik alustada oma äriga ja siinkohal on abiks ka virtuaalse assistendi teenus,” lisas Jesaar.
Kui traditsioonilises ettevõttes on firma visiitkaardiks sekretär, kes korraldab suhtlust klientide ning külalistega ja abistab juhtkonda, siissee ametikoht on osaliselt kolimas ka virtuaalmaailma. "Ärijuhid tegelevad põhitegevusega ja ostavad teenuse sisse. Puuduvad lisakulud töökoha loomise, töövahendite ostmise ja palgamaksete näol. Makstakse reaalselt vajatava ja tehtud töö eest,” kirjeldas Jesaar. "Olgu see vajatav teenus siis andmete sisestamine, dokumentide koostamine, tekstide redigeerimine, personalitöö, asjaajamine või raamatupidamine."
Virtuaalset assistenti tasub eelistada juhul kui:
töö ei nõua füüsilist kohalolekut kontoris.
alles alustada tegevust ja vajada abikäsi, kuid ei ole veel võimalust inimest palgata.
ettevõttel on töö, mida oleks vaja projektipõhiselt ära teha.
ettevõttes on vaja asendada töötajat, kes on puhkusel.
Virtuaalassistendi eelised
Hoiab kokku ettevõtja aega ja raha – tasutakse vaid kulutatud aja ja teenuse eest, mitte tühjade tundide eest.
Ettevõtja ei pea kulutama aega ega raha töökoha loomisele või töövahendite ostmisele, tal puudub maksukulu töötasult.
Jääb ära aja- ja rahakulu spetsialisti otsimiseks, pole vaja tegeleda katseajaga, et välja selgitada, kas töötajal ikka on piisavalt kogemusi ja oskusi.
Assistent algajale
Teenus on suunatud väikeettevõtjatele ja ühemehefirmadele. “Miks mitte ka eraisikutele, kes oma tiheda ajagraafiku kõrvalt vajavad abi näiteks lapse sünnipäevapeo korraldamisel," kirjeldas Purik. Assistent saab sel juhul näiteks otsida välja teenusepakkujad ja küsida neilt hinnapakkumised, nii et kliendil jääb üle vaid lõplik valik teha.
"Kuid oleme pakkunud teenust ka Eesti mõistes suurtele ettevõtetele, kellel on aeg-ajalt vaja ühekordset teenust, kuid kes ei saa töötajaid üle koormata, kuna siis kannataks nende töötulemused ja motivatsioon,” lisas Purik.
Teenuse sihtgrupiks on ka firmad, kes alles alustavad oma tegevust ja kellel ei ole veel kontorit ega ka suurt töömahtu, ning firmad, kes vajavad abi näiteks info kogumise, tõlkimise või turunduse eksperimentidega.
"Suvisel ajal aitame vastu pidada firmadel, kelle sekretärid on puhkusel,” tõi Šmakova lisaks näite. Eraldiseisvaks kliendirühmaks on ettevõtted, kes uuendavad või loovad päris uut firma kodulehte. “Info sisestamine võib olla väga tüütu, aga meie spetsialistid teevad seda kiiresti ja korrektselt,” selgitas ta.
Eestlane umbusaldab kaugtöötajaid
Teenuse populaarsus tasapisi kasvab, kuna see on soodsam variant kui põhikohaga töötaja palkamine. Samas kasvab kaugtöötajate vastu ka usaldus. “Kui firmajuhil on tähtis, et töö tehtud saaks, siis mis vahet on, kas ta näeb, kuidas seda tehakse, või mitte,” ütles Šmakova.
“Arvuti tagant lahkumata on võimalik tellida ja saada teenus reaalajas, olenemata asukohast või kellaajast. Vastused kiiretele küsimustele on vaid telefonikõne kaugusel,” täiendas Jesaar. Eriti meeldib see teenus tema sõnul inimestele, kes ise asjaajamist eriti ei armasta, aga oma erialal on seevastu tugevad tegijad.
Eestis teenus siiski veel väga populaarne ei ole. “See on väga tihedalt seotud usaldusega," märkis Purik. "Eestlane on pigem umbusklik ja harjunud kõik asjad ise ära tegema. Niimoodi koormavad väikeettevõtjad tihti ennast meeletult tööde ja tegemistega üle ja ettevõtte juhtimine ja arendamine jääb tagaplaanile. See tekitab stressi," kirjeldas ta. "Vaja on õppida ülesannete delegeerimist ja seda, et on väga palju pisiasju, millega saavad edukalt hakkama ka teised inimesed ning tänu sellele jääb üle aega tegelemaks ettevõtte arendamisega.”
Kuidas minust sai virtuaalne assitent?
Anna-Liisa Lukas, OÜ Assistent
Töötasin kunagi juhibina ja see oli üks mu parimaid kogemusi – ma ei talu rutiini ning see, et pidevalt tuli täita erinevaid ülesandeid, sobis mulle ideaalselt. Kui kolisin Haapsallu ja läksin õppima raamatupidamist, aitasin samal ajal ühte kohalikku väikeettevõtjat erinevate asjadega, millega ta ise tegeleda ei jõudnud. Näiteks võtsin hinnapakkumisi, jälgisin arvete laekumist jne.
Nägin palju 24/7 töötavaid ühemehefirmasid avastasin, et see, mida mulle teha meeldib, oleks abiks just sellistele ettevõtetele.
Igal ettevõttel on oma tegevusala ja sellest tulenevalt ka assisteeritavad teenused vahelduvad. Uusi ülesandeid täites saab areneda ja õppida. Mida rohkem olen ettevõtjatega suhelnud, seda selgem on, et nad vajavad assistenti, aga selle palgafond on liiga suur kulu. Samuti pole enamikul selleks vajalikku kontorit.
Aasta tagasi alustasin äriplaani kirjutamist, et pakkuda personaalassistendi teenust. Julguse kogumiseks, et omapäi alustada, kulus siiski aasta. Praegu on ettevõte veel beebipapudes, aga tulevikus on soov suuremaks kasvada ja luua n-ö assistentide tiim ehk võtta tööle inimesi ja pakkuda teenust üle Eesti.
Teenuse sihtgrupina näen kuni kümne töötajaga ettevõtteid, mille juhiks on alla 40aastane mees. Mitte, et mul naiste vastu midagi oleks, aga paberimajandus on miski, mille kohta iga teine meessoost ettevõtte juht ütleb, sellega ta parema meelega ise ei tegeleks, sest paberid ajavad nad hulluks.
Alguses koostasin pika põhjaliku hinnakirja iga teenuse kohta, mida suutsin välja mõelda ja võiks vaja minna, aga siiani on kõigile sobinud tunnihind – teenuse baashind on 20 eurot tunnis.
Vajaduspõhine teenus
Teenus toimib vastavalt tellija vajadusele reaalajas. “Andmevahetus ja konsulteerimine toimub e-posti ja telefoni teel, vajadusel tuleb virtuaalne assistent ka kontorisse assisteerima,” kirjeldas Jesaar. “Näiteks on ettevõttel vaja protokollijat koosolekule või on assistenti paaril päeval kuus, et oleks korraldatud ettevõtte dokumendihaldus kohapeal,” lisas ta.
Teenus toimib kahes suunas – ühelt poolt on olemas pakutavate teenuste nimekiri, teisalt pakuvad kliendid omapoolse nägemust oma vajadustest. “Läbirääkimistel leiame optimaalse lahenduse või soovitame, kuhu võiks veel pöörduda. Kui kõik sobib, sõlmime lepingu ja alustame töödega,” selgitas Šmakova, kuidas teenus toimib. Pakutavate teenuste valik on üsna lai sõltuvalt sellest, mida teenusepakkujad oskavad ja suudavad kõige paremini teha.
On ettevõtjaid, kes kasutavad erinevaid teenusepakkujaid. “Näiteks võivad kinnisvaramaaklerid kasutada virtuaalse assistendi teenust kuulutuste uuendamisel, sisestamisel või veebist maha võtmisel ning ka lepingute üldandmete täitmisel. Või siis näiteks uuenenud logode väljavahetamiseks tootepiltidel,” loetles Purik võimalusi. Abistatakse nii tabelite täitmise ja üldmeilidele vastamise kui ka keerukama sisuga meilide edastamisega ettevõtte juhile. Raamatupidajate jaoks saab assistent sisestada andmebaasidesse ette antud andmeid, võimalik on kontori- ja kantseleitarvete tellimine jne.
Head assistenti on keeruline leida
Liisi Toom, ettevõtja, Persoonibrändi Agentuuri asutaja
Olen olnud ettevõtja pea neli aastat. Alguses ei olnud mul plaanis muud teha, kui ise oma ettevõtet pidada, kuid aja jooksul sai selgeks, et potentsiaal on suurem.
Algul oli mõistmaks, mida on vaja teha ja kui palju see aega võtab, mõistlik kõike ise teha. Mulle oli lisaks ülioluline klienditeenindus ja tekitas kahtlusi, kas assistent oskaks ikka kirjale nii hästi vastata, kui vaja.
Neli aastat tegutsenuna pole klientuur enam probleem, vaid kriitilise tähtsusega ressursiks on muutunud aeg. Kui ma kulutan kolm tundi kirjadele vastamiseks, trükimaterjalide tellimiseks või info otsimiseks, siis see on madalamalt tasustatud töö kui võrrelda coach'imisega või brändimise loovküsimustega ning koolitamisega.
Seetõttu oleks vaja assistenti, kes suudaks sama hästi kui mina või pareminigi tegeleda väikeste igapäevaste asjadega, et mina saaksin tegeleda oma ekspertvaldkonnaga, mis on unikaalsem.
Assistenti pole ma aga veel võtnud, kuna kõik süsteemid ei ole veel nii paigas, et saaksin need üle anda. Ma ei ole leidnud ka assistenti, kes vastaks nõuetele. Ja keda ma usaldaks.
Kõige suurem küsimus on, et kõik minu töötajad suudaksid edasi anda ja tagada ettevõtte brändilubaduse hoidmist, kvaliteeti, stiili ja sõnumit. Selleks on vaja leida õige inimene, kes peaks olema ilmselt mõtetelugeja ja väga usaldusväärne. Märksõnadeks on ka kiirus, täpsus ja korrektsus.
Assistent peab olema hea strateeg, ajaplaneerija, laia vaatega, tundma dokumendihaldust, keelt, kliendisuhtlust, suutma mõelda kaugemale kui etteantud ülesanne. Ta peab suutma end kurssi viia väga paljude asjadega.
Pikem koostöö tähendab soodsamat hinda
Teenuse hind sõltub paketist – mida pikkaajalisem on koostöö, seda soodsam on teenus. Hinnakujunduses lähtutakse töö spetsiifikast ja keerukusest ning ajakulust. “On olemas ka väga kitsa valdkonnaga pakkumised. Näiteks firma Facebooki-lehe haldamine maksab 30 eurot kuus," märkis ekontor.ee virtuaalne assistent Nadežda Šmakova.
Üks suur ja aktiivne teenusrühm oli aasta lõpus jõulukingituste ja kaartide ostmine või kujundamine ja väljasaatmine. "Tavaliselt on see sekretäri töö, aga kui assistendil on niigi jõulueelsel ajal palju tööd, langeb see juhi õlgadele. Kujutage ette spetsialisti, kellele te maksate spetsialisti palka koos kõigi maksude ja preemiatega selle eest, et ta pakib kingitusi, trükib sadu aadresse jõulukaartidele või saadab jõulumeile. Miks mitte delegeerida see töö virtuaalsele assistendile, makstes ainult teenustasu?” viskas Šmakova küsimuse õhku.
Puriku sõnul kujuneb teenuse hind sellest lähtuvalt, et kliendile peab see olema soodsam täiskohaga assistendi või sekretäri palkamisest. Nii arvestatakse turu keskmise töötasuga antud valdkonnas. "Üldine põhimõte on, et hulgi on soodsam. Kasutame üldiselt tunnihindu, kuid alati on sõltuvalt töö iseloomust võimalikud ka erikokkulepped," märkis ta. "Seega on kliendil mõistlik enne läbi mõelda ja seejärel meiega arutada, kui mitu tundi ta kuus meie abi vajaks,” lisas ta.
Kui tegu on ühekordse tööga, piisab paarist tunnist kuus. "Nii et igal juhul tuleb see soodsam kui värvata endale tööle inimene," märkis Purik. "Palgates tööle assistendi, kelle netotasuks on 600 eurot kuus, läheb see ettevõttele maksma ligi 988 eurot kuus," tõi ta näiteks. Lisades, et samas võib juhtuda, et tegelikult ei ole juhil võimalik kogu tema tööaega sisustada. "Aga palgatud töötajale tuleb töötasu ja riigile ka makse tasuda sellegipoolest."
Jesaare sõnul peab tellija endale selgeks tegema, millist teenust ta vajab ja kui palju sellele reaalselt aega ja raha kulub. "Kas on mõistlikum luua vastav ametikoht või osta teenus väljast? Kas on vaja mitut erinevat teenust? Ja kas konkreetne teenusepakkuja vastab nõudmistele-vajadustele?" loetles ta.
Olemas on nii tunnitasupõhine kui ka paketipõhine teenus. "Viimane on reeglina odavam, sest siis on tellija ja teenuse pakkuja koostöö regulaarse iseloomuga. Tunnitasupõhist teenust on mõistlik osta siis, kui teenust on vaja harva ja lühiajaliselt, näiteks paar korda aastas mõned tunnid,” märkis Jesaar.
Minu Äripäeva kasutamiseks logi sisse või loo konto.
Hetkel kuum